Jak bezbłędnie systematyzować informacje na komputerze

Z tego artykułu dowiesz się, jak organizować pliki na komputerze za pomocą systemu folderów.

Kroki

Część 1 z 3:

Przygotowanie

jeden. Pamiętaj o terminologii. Przed rozpoczęciem tworzenia systemu folderów pamiętaj o następujących terminach:

Plik - Oddzielny element, taki jak obraz lub dokument.
Teczka - Pojemnik, w którym przechowywane są pliki lub inne foldery.
Podpaque - Folder wewnątrz folderu.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system plików na etapie komputera 2

2. Określ, które pliki muszą być zorganizowane. Komputery mają wbudowane menedżerów plików (Windows i Findera dyrygent w Mac OS X), które rozpowszechniają pliki z różnych folderów, więc system folderów musi być przeznaczony do często używanych plików dla elementów do przechowywania oddzielnie od innych plików oraz do tymczasowych zasobów Każdy projekt.

Jeśli przesyłysz wszystkie pliki z katalogu systemowego do systemu folderu, komputer lub niektóre programy przestaną działać prawidłowo.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system składania na komputerze Krok 3

3. Wybierz lokalizację systemu folderów. Zalecamy tworzenie systemu folderów na pulpicie (a nie w innym folderze), aby uprościć i przyspieszyć dostęp do plików.

Jeśli zdecydujesz się utworzyć system folderu w innym folderze (na przykład w folderze "Dokumenty"), pamiętaj, że będziesz musiał otworzyć ten folder, gdy potrzebujesz plików.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na etapie komputera 4

cztery. Nie używaj systemu folderów do instalowania programów. W systemie Windows podczas instalowania programów można wybrać folder docelowy. Jeśli nie instalujesz programu przenośnego (na przykład program, który możesz uruchomić z dowolnego folderu komputera lub z dysku flash), nie zmieniaj folderu docelowego, który jest wyświetlany w oknie instalatora programu.

Jeśli ustawisz program do nieprawidłowego folderu, program może współpracować z awarią (lub nie działa w ogóle).

Na komputerach Mac podczas instalowania programów wybierz folder docelowy.

Część 2 z 3:

Tworzenie systemu folderów

jeden. Pamiętaj, jak tworzyć foldery na swoim komputerze. Aby utworzyć nowy pusty folder i przypisać go dowolną nazwę:

Windows - Kliknij prawym przyciskiem myszy puste miejsce, wybierz "Utwórz"> "Folder" w menu, wprowadź nazwę folderu i kliknij ↵ Enter.
PROCHOWIEC - Przejdź do folderu, w którym chcesz utworzyć nowy folder, kliknij "Plik"> Nowy folder, wprowadź nazwę folderu i kliknij ↵ Enter.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 6

2. Foldery nazwy Odpowiednie nazwy. Nie używaj skrótów ani slangowych słów, lepiej przypisać nazwy, które charakteryzują zawartość folderów.

Na przykład folder z dokumentami lepiej zadzwonić "Dokumenty", a nie "doki".

Zalecamy foldery dzwoniące jak gdyby utworzyłeś system folderu dla innej osoby, to znaczy ich nazwy, które należy rozumieć bez żadnych dekodowania.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system plików na etapie komputera 7

3. Idź do folderu, w którym chcesz utworzyć swój system folderu. Jeśli utworzysz swój system folderu na pulpicie, przejdź do niego.

W systemie Windows niemożliwe jest utworzenie systemu folderów w oknie "Komputer" lub "Komputer".

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 8

cztery. Utwórz podstawowy folder. Jest to folder, w którym zostaną zapisane foldery systemu folderu, więc nazywasz go "System folderów" lub "My Folder System".

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 9

pięć. Otwórz podstawowy folder. Aby to zrobić, kliknij dwukrotnie.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 10

6. Utwórz folder "tymczasowy". W tym folderze pojawią się pliki, którego okres przechowywania nie przekracza kilku dni (na przykład pliki dla projektu, na którym pracujesz).

Folder tymczasowy musi być bezpośrednio w folderze bazowym, aby zapewnić łatwy dostęp.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system plików na etapie komputera

7. Utwórz folder dla każdej kategorii plików, którą chcesz zorganizować. Pomyśl o folderach kategorii jako pudełka na szafki. Ten krok zależy od Twoich potrzeb, ale zalecamy tworzenie niektórych lub wszystkich następujących folderów:

"Dokumentacja"

"Muzyka"

"Zdjęcie"

"Wideo"

"Praca"

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 12

osiem. Utwórz podfoldery w folderach kategorii. Otwórz folder kategorii, a następnie wnętrze Utwórz folder, aby służyć jako folder podkategorii. Więc możesz zorganizować pliki bardziej zadbane.

Na przykład, jeśli folder kategorii nazywa się "Dokumentami", możesz utworzyć trzy podfoldery: "Word Dokumenty", "Dokumenty PDF" i "Tabele".

Ten proces można zastosować do podfolderów: Otwórz podfolder, a następnie utwórz folder w niej.

Pomyśl o podfolderach jako koperty w skrzynkach szafkowych (gdzie folder kategorii jest szufladą).

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 13

dziewięć. Przenieś pliki do systemu folderów. Teraz, gdy utworzyłeś system folderów, przenieś dokumenty, obrazy, muzykę, wideo i tak dalej do odpowiednich folderów. Aby to zrobić, po prostu przeciągnij pliki do żądanych folderów.

Na komputerze z systemem Windows wybierz żądane pliki, kliknij Ctrl+X, Aby skopiować i usunąć je z bieżącego folderu, a następnie przejdź do odpowiedniego folderu i kliknij Ctrl+V, Aby wstawić pliki.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 14

Utwórz ukryty folder (Jeśli to konieczne). Jeśli masz poufne pliki, prześlij je do ukrytego folderu, a następnie odłącz wyświetlanie ukrytych folderów na komputerze. W tym przypadku osoby objątkowe nie otrzymają dostępu do informacji poufnych.

Pamiętaj, że niektóre programy indeksowania wyświetlają ukryte foldery.

Część 3 z 3:

Utrzymanie systemu folderów

jeden. Utwórz kopie zapasowe systemu folderów. W takim przypadku można przywrócić utracone lub usunięte pliki. Aby utworzyć kopię zapasową systemu folderów, wybierz go, kliknij Ctrl+DO (Windows) lub ⌘ polecenie+DO (Mac), aby skopiować, otworzyć zewnętrzny dysk twardy lub dysk flash, a następnie kliknij Ctrl+V (Windows) lub ⌘ polecenie+V (Mac) Aby wstawić system folderu. Teraz w nazwie folderu podstawowego systemu, dodaj datę kopii zapasowej.

Ponadto system folderów można pobrać do przechowywania w chmurze, takich jak Google Disc, ICloud Drive, OneDrive lub Dropbox.
Zachowaj kopie zapasowe systemu folderów przez co najmniej rok. W takim przypadku możesz przywrócić niezbędne pliki, jeśli przypadkowo je usuniesz lub komputer.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 16

2. Przestrzegaj pewnych zasad. System folderów pomoże zorganizować pliki, ale jak najlepiej wykorzystać swój system, postępuj zgodnie z zasadami, kiedy lubisz je. Oto kilka dobrych zasad:

Nigdy nie przechowuj pojedynczych plików w folderze zawierającym podfoldery.

Wyczyść folder "tymczasowy" przynajmniej raz w tygodniu.

Nie usuwaj dokumentów, wpływów ani innych niezbędnych plików, nawet jeśli uważasz, że już nie potrzebują.

Nie przechowuj bezużytecznych plików.

Utwórz kopię zapasową systemu folderów raz w tygodniu.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system plików na etapie komputera 17

3. Usuń niepotrzebne pliki z systemu folderów. Z czasem niektóre pliki są przenoszone lub zamieniają się w niepotrzebne. Takie pliki lepiej usuwać niż przechowywać "na razie".

Zalecamy usuwanie niepotrzebnych plików po utworzeniu kopii zapasowej systemu folderów.

Jeśli usuniesz pliki z systemu folderów, aby usunąć pliki, które znajdują się w kopii zapasowej systemu folderów, usunięte pliki można przywrócić w razie potrzeby (pod warunkiem, że sam system folderu pozostaje taki sam).

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 18

cztery. Kopiuj, Pobierz lub Utwórz nowe pliki bezpośrednio w systemie folderu. Po utworzeniu dokumentu lub pobierz plik, masz możliwość wybrania żądanego folderu. Jeśli tego nie zrobisz, niektóre folder zostanie użyty na komputerze. Dlatego zalecamy kliknięcie "Zapisz" lub "Review", a następnie przejdź do żądanego folderu w systemie folderu.

Aby utrzymać otwarty dokument w określonym folderze w programie (na przykład w programie Word), kliknij "Zapisz jako", i do pobrania pliku do określonego folderu, w oknie przeglądarki kliknij "Przegląd".

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system składania na etapie komputera 19

pięć. Zmień nazwę plików, aby zmniejszyć wizualny bałagan. Domyślnie większość pobranych plików nie ma żadnych istotnych nazw. Dlatego lepiej zmieniać nazwę takich plików za pomocą własnego systemu przypisania nazwy - więc zmniejszasz wizualny bałagan w systemie folderu:

Windows - Kliknij prawym przyciskiem myszy plik, w menu wybierz "Zmień nazwę", wprowadź nową nazwę i kliknij ↵ Enter.

PROCHOWIEC - Kliknij plik, naciśnij klawisz ⏎ Powrót, wprowadź nową nazwę i kliknij ⏎ Wróć.

Obraz zatytułowany Utwórz bezbłędny system filmu na komputerze Krok 20

6. Naucz się używać i utrzymywać pracę systemu folderów. Wymaga to praktyk i sekwencji działań. Jeśli korzystasz z systemu folderu każdego dnia, dowiedz się, jak wyszukać i pracować z plikami przechowywanymi w systemie, a także regularnie go wyczyść, szybko organizujesz pliki na komputerze.