Jak zorganizować elektroniczny system zarządzania dokumentami

Dokumenty papierowe są przechowywane w folderach i szafkach oraz pliki cyfrowe, w tym zdjęcia i dokumenty, mogą być kontrolowane za pomocą elektronicznego systemu zarządzania dokumentami.

Kroki

Metoda 1 z 2:

W oknach

jeden. Wybierz, które pliki muszą być zorganizowane. Aby wybrać wiele plików w oknie Eksploratora, kliknij pierwszy potrzebny, przytrzymaj ⇧ Przesuń i kliknij najnowszy plik.

Obraz zatytułowany zorganizowanie elektronicznego systemu składania kroku 2

2. Wybierz folder, w którym zostanie zapisany folder główny. Domyślnie są foldery utworzone w systemie Windows, na przykład "Moje dokumenty", "Moje zdjęcia" i "Moja Muzyka", ale możesz wybrać inny folder.

Obraz zatytułowany zorganizować elektroniczny system składania kroku 3

3. Utwórz podstawowy folder. Zapisuje podfoldery z dokumentami.

W oknie przewodnika kliknij prawym przyciskiem myszy, gdzie zostanie utworzony nowy folder;

Kliknij "Utwórz";

Kliknij "Folder". Domyślnie utworzony folder zostanie nazwany "nowym folderem";

Wprowadź nazwę folderu;

Kliknij ↵ Enter.

Obraz zatytułowany Organizuj elektroniczny system filmu Krok 4

cztery. Utwórz podfoldery w folderze głównym. Kliknij dwukrotnie nazwę głównego folderu, aby go otworzyć. Teraz tworzy podfoldery (zrób to, gdy utworzyłeś główny folder).

Obraz zatytułowany Organizuj elektroniczny system składania kroku 5

pięć. Skopiuj pliki do utworzonych folderów. Otwórz dwa okna przewodzące, umieść je obok siebie, a następnie przeciągnij pliki do utworzonych folderów.

Obraz zatytułowany zorganizuj elektroniczny system składania kroku 6

6. Utwórz pliki kopii zapasowych. Użyj funkcji "Archiving and Recovery", aby regularnie kopiować pliki na zewnętrzny dysk twardy lub przechowywanie w chmurze. Jeśli dysk twardy komputera nie powiedzie się, użyj kopii zapasowej, aby przywrócić pliki na nowy dysk twardy.

Kliknij "Start";

W barze wyszukiwania wpisz "archiwizacja";

Kliknij "Archiwizacja i przywracanie";

Kliknij "Skonfiguruj kopię zapasową" i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na ekranie.

Metoda 2 z 2:

W Mac OS X

jeden. Wybierz, które pliki muszą być zorganizowane. Aby wybrać wiele plików w oknie Finder, kliknij pierwszą potrzebną, przytrzymaj ⇧ Przesuń i kliknij najnowszy plik.

Kliknij sterowanie, kliknij jeden z plików, a następnie kliknij "Nowy folder wybrany";
Wprowadź nazwę nowego folderu;
Kliknij ⏎ Wróć.

Obraz zatytułowany Organizuj elektroniczny system filmu Krok 8

2. Utwórz podfoldery w folderze głównym. Aby otworzyć główny folder, naciśnij i przytrzymaj ⌘ polecenie, a następnie kliknij dwukrotnie folder główny. Teraz tworzy podfoldery (zrób to, gdy utworzyłeś główny folder).

Obraz zorganizowany zorganizować elektroniczny system składania

3. Utwórz pliki kopii zapasowych. Używanie maszyny czasu, kopiuj pliki na zewnętrzny dysk twardy, w urządzeniu z kapsułki czasowej lub na serwerze MacOS w sieci. Jeśli dysk twardy komputera nie powiedzie się, użyj kopii zapasowej, aby przywrócić pliki na nowy dysk twardy.

W menu NIME Machine kliknij "Ustawienia";

Kliknij "Wybierz Rezerwuj dysk";

Wybierz, gdzie chcesz skopiować pliki kopii zapasowej. Może to być zewnętrzny dysk twardy lub urządzenie Capsule Capsule. Wybierz Media i kliknij "Użyj";

Jeśli chcesz skopiować kopię zapasową do kilku urządzeń, wybierz "Dodaj lub usuń dysk kopii zapasowej", a następnie dodaj kolejne urządzenie zapasowe. Zwiększy to bezpieczeństwo plików.

Rada

W nazwach plików można dodać daty ich tworzenia, aby łatwiej znaleźć pliki. Po zmianie nazwy plików dodaj datę w formacie CC.Mm.YYYG, na przykład 29.09.2018 lub uproszczone 290918.
Aby usprawnić pliki według nazwy w oknie Eksploratora Windows, kliknij nagłówek "Nazwa".
Po podłączeniu zewnętrznego dysku twardego do komputera, system zapytał, czy chcesz użyć dysku kopii zapasowej - w tym przypadku wybierz kopię zapasową i odzyskiwanie (w systemie Windows) lub "Time Machine" (w Mac OS X).