Jak zorganizować pliki biurowe: 7 kroków

Organizacja plików biurowych może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli masz dużą liczbę plików i dokumentów. Ale nie powinien być bolesnym procesem. Planowanie perspektywy i podejmowanie decyzji w systemie plików mogą pomóc w organizacji plików do spełnienia wymagań biznesowych i upewnić się, że szukasz ważnych dokumentów bardziej efektywniej. Oto kilka kroków, które pomogą Ci zacząć organizować pliki biurowe.

Kroki

Część 1 z 3:

Podświetl czas do sortowania

jeden. Wyróżnij wystarczającą ilość czasu, aby zorganizować pliki, aby nie musieli zaczynają się i nie zatrzymać kilka razy. Upewnij się, że masz wystarczającą ilość folderów i skrótów, aby utworzyć nowe pliki przed rozpoczęciem.

Część 2 z 3:

Sortuj dokumenty i pliki

jeden. Podziel Masę dokumentów i plików, które chcesz zorganizować, mniejsze, bardziej zarządzalne pakiety.

Przyjdź indywidualnie i wyrzuć lub przeglądaj dowolne dokumenty i pliki, od których można pozbyć się skrócenia przestrzeni plików i minimalizować bałagan.
Podziel dokumenty i pliki, które chcesz zapisać, 2 różne stosy: 1 - dla plików, jak radzić sobie z nadchodzącymi miesiącami, a 1 - dla plików, które można zarchiwizować i nie potrzebować dostępu w najbliższej przyszłości.

Obraz zatytułowany Organizuj pliki biurowe Krok 3

2. Sklepuj foldery w kolejności alfabetycznej, jeśli masz pliki klienta. Na przykład, jeśli każdy folder jest osobą lub nazwą firmy, możesz rozważyć możliwość systematyzacji w kolejności alfabetycznej przez nazwiska osób. Jeśli tak, upewnij się, że każda karta Plik jest oznaczona wyraźnie nazwiskiem osoby, a następnie nazwa. Przechowuj foldery alfabetycznie, a następnie zaznacz pola pliku karty, aby wiedzieć, które pudełko zawiera nazwiska, na którym liście.

Obraz zatytułowany Organizuj pliki Office Krok 4

3. Zachowaj informacje według kategorii Jeśli masz pliki dla różnych części swojej firmy. Możesz mieć kilka plików na konta, konserwację lub umowy, w tym przypadku musisz organizować je w różnych kategoriach dla systematyzacji. Wyczyść zaznacza każdy plik z właściwą kategorią i umieść wszystkie istotne dokumenty. Być może będziesz musiał stworzyć podkategorię, więc użyj folderu pamięci Fałszywe, aby wyznaczyć kategorię i foldery plików dla podkategorii.

Utwórz plik dla dokumentów, z którymi musisz poradzić sobie z pilnością, abyś wiedział, gdzie szybko znaleźć ważne dokumenty.

Umieść pliki w szafce, aby pliki tymczasowe były przed zarchiwizowanymi plikami - tył. W ten sposób pliki, z którymi masz DELEGAL, często będą w bezpośrednim zasięgu zasięgu.

Część 3 z 3:

Tworzenie miesięcznych plików

jeden. Oprócz korzystania z powyższych metod, dodaj zestaw folderów oznaczonych przez miesiące (i lat ----). Kiedy nie masz czasu, aby to zrobić natychmiast, przynajmniej umieść dokumenty w miesięczny plik, dzięki czemu możesz pracować z informacjami złożonymi w porządku chronologicznym. Gwarantuje również, że będziesz miał wskazówki od gdzie zacząć patrzeć, gdy czegoś potrzebujesz.

Miesięczne pliki są również dobrym miejscem do przechowywania dokumentów, które w rzeczywistości nie są zgodne z innymi kategoriami.

2. Pod koniec roku, zobacz, co pozostaje w folderach miesięcznych i możesz znaleźć regularność - i nowa grupa plików (nazwa kategorii), która jest odpowiednia w systemie. Utwórz plik na nowy rok.

3. Przewyższyć resztę informacji miesięcznie. Przechowuj w jednym pliku Miscellea (Rok ----).

Rada

Po zorganizowaniu ich plików biurowych pozostań zorganizowany. Bądź spójny podczas pracy z systemem zarządzania plikami i umieść wszystko, gdzie musi być.
Wyrzuć, przeróbki lub przeglądaj krochdocument, których nie musisz unikać zamieszania w nowym systemie zarządzania plikami.

Czego potrzebujesz

Szafka do plików
Zawieszone pliki
Lornetka składana
Etykiety (etykiety)
Markery