Jak zorganizować pliki biurowe
Organizacja plików biurowych może być trudnym zadaniem, zwłaszcza jeśli masz dużą liczbę plików i dokumentów. Ale nie powinien być bolesnym procesem. Planowanie perspektywy i podejmowanie decyzji w systemie plików mogą pomóc w organizacji plików do spełnienia wymagań biznesowych i upewnić się, że szukasz ważnych dokumentów bardziej efektywniej. Oto kilka kroków, które pomogą Ci zacząć organizować pliki biurowe.
Kroki
Część 1 z 3:
Podświetl czas do sortowaniajeden. Wyróżnij wystarczającą ilość czasu, aby zorganizować pliki, aby nie musieli zaczynają się i nie zatrzymać kilka razy. Upewnij się, że masz wystarczającą ilość folderów i skrótów, aby utworzyć nowe pliki przed rozpoczęciem.
Część 2 z 3:
Sortuj dokumenty i plikijeden. Podziel Masę dokumentów i plików, które chcesz zorganizować, mniejsze, bardziej zarządzalne pakiety.
- Przyjdź indywidualnie i wyrzuć lub przeglądaj dowolne dokumenty i pliki, od których można pozbyć się skrócenia przestrzeni plików i minimalizować bałagan.
- Podziel dokumenty i pliki, które chcesz zapisać, 2 różne stosy: 1 - dla plików, jak radzić sobie z nadchodzącymi miesiącami, a 1 - dla plików, które można zarchiwizować i nie potrzebować dostępu w najbliższej przyszłości.
![Obraz zatytułowany Organizuj pliki biurowe Krok 3](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-organizovat-ofisnye-fajly_3.jpg)
2. Sklepuj foldery w kolejności alfabetycznej, jeśli masz pliki klienta. Na przykład, jeśli każdy folder jest osobą lub nazwą firmy, możesz rozważyć możliwość systematyzacji w kolejności alfabetycznej przez nazwiska osób. Jeśli tak, upewnij się, że każda karta Plik jest oznaczona wyraźnie nazwiskiem osoby, a następnie nazwa. Przechowuj foldery alfabetycznie, a następnie zaznacz pola pliku karty, aby wiedzieć, które pudełko zawiera nazwiska, na którym liście.
![Obraz zatytułowany Organizuj pliki Office Krok 4](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-organizovat-ofisnye-fajly_4.jpg)
3. Zachowaj informacje według kategorii Jeśli masz pliki dla różnych części swojej firmy. Możesz mieć kilka plików na konta, konserwację lub umowy, w tym przypadku musisz organizować je w różnych kategoriach dla systematyzacji. Wyczyść zaznacza każdy plik z właściwą kategorią i umieść wszystkie istotne dokumenty. Być może będziesz musiał stworzyć podkategorię, więc użyj folderu pamięci Fałszywe, aby wyznaczyć kategorię i foldery plików dla podkategorii.
Część 3 z 3:
Tworzenie miesięcznych plikówjeden. Oprócz korzystania z powyższych metod, dodaj zestaw folderów oznaczonych przez miesiące (i lat ----). Kiedy nie masz czasu, aby to zrobić natychmiast, przynajmniej umieść dokumenty w miesięczny plik, dzięki czemu możesz pracować z informacjami złożonymi w porządku chronologicznym. Gwarantuje również, że będziesz miał wskazówki od gdzie zacząć patrzeć, gdy czegoś potrzebujesz.
- Miesięczne pliki są również dobrym miejscem do przechowywania dokumentów, które w rzeczywistości nie są zgodne z innymi kategoriami.
2. Pod koniec roku, zobacz, co pozostaje w folderach miesięcznych i możesz znaleźć regularność - i nowa grupa plików (nazwa kategorii), która jest odpowiednia w systemie. Utwórz plik na nowy rok.
3. Przewyższyć resztę informacji miesięcznie. Przechowuj w jednym pliku Miscellea (Rok ----).
Rada
- Po zorganizowaniu ich plików biurowych pozostań zorganizowany. Bądź spójny podczas pracy z systemem zarządzania plikami i umieść wszystko, gdzie musi być.
- Wyrzuć, przeróbki lub przeglądaj krochdocument, których nie musisz unikać zamieszania w nowym systemie zarządzania plikami.
Czego potrzebujesz
- Szafka do plików
- Zawieszone pliki
- Lornetka składana
- Etykiety (etykiety)
- Markery