Jak zachować rachunkowość wydatków w programie Microsoft Excel: 13 kroków

Wiele firm korzystających z Microsoft Excel do utrzymania kosztów księgowych Departamentu lub całej firmy. Obecnie program Excel może być używany na wszystkich komputerach, na których zainstalowany jest system operacyjny Windows. Z tego powodu można zarejestrować własne wydatki, jeśli ten program jest zainstalowany na PC. Istnieje duża liczba szablonów do utrzymywania księgowości dla witryn Microsoft i innych witryn, najnowsze wersje Excel obejmują wbudowany szablon jako wstępnie zainstalowany. Również w programie Excel możesz utworzyć własną dynamiczną tabelę do przechowywania wydatków. W obu przypadkach postępuj zgodnie z poniższymi instrukcjami.

Kroki

Metoda 1 z 2:

Praca z szablonem Excel

jeden. Wybierz zaprogramowany szablon. Najnowsze wersje programu obejmują szablon do prowadzenia wydatków osobistych, a także szablonów do prowadzenia rachunkowości. Możesz uzyskać dostęp do tych szablonów i konta na wydatki za pomocą ich pomocy.

W programie Excel 2003 wybierz "Utwórz" w menu "Plik". W pasku zadań "na moim komputerze" wybierz "Nowa książka", aby zobaczyć szablony w nowym oknie dialogowym.
W programie Excel 2007 w menu "Plik" wybierz "Utwórz". Po tym pojawia się okno dialogowe Nowa książka. Wybierz "Ustaw szablony" z menu "Szablony" w lewym menu. Wybierz "Budżet osobisty przez miesiąc" z "Zainstalowane szablony" w menu Centralnym i kliknij "Utwórz".
W programie Excel 2010 w menu Plik wybierz "Utwórz". Wybierz "Przykłady wzoru" na górze panelu "Dostępne szablony", a następnie wśród wszystkich przykładów szablonów, wybierz "Budżet osobisty na miesiąc" i kliknij "Utwórz".

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 2

2. Wybierz szablon przez Internet. Jeśli wstępnie zainstalowane wzory nie nadają się do utrzymania wydatków, możesz wybrać szablon przez Internet. Możesz go pobrać z dowolnej witryny lub połączenia przez Excel do Microsoft Office Online.

W przypadku programu Excel 2003 można wybrać odpowiedni szablon z biblioteki Microsoft Office Internet HTTPS: // Szablony.Gabinet.Com / ru-ru. (Tam też możesz znaleźć szablony przeznaczone do późniejszych wersji Excel).

W programie Excel 2007 wybierz zakładkę "Budżety" w sekcji internetowej, która znajduje się w oknie dialogowym Nowa książka. Aby połączyć się z szablonami biblioteki internetowej do biura, musisz mieć Internet.

W programie Excel 2010 wybierz "Budżety" z sekcji Biura.Com na panelu Dostępne szablony. Aby połączyć, należy umieścić w Internecie.

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 3

3. Wprowadź niezbędne informacje do odpowiednich pól. Informacje zależy od konkretnego zastosowanego szablonu tabeli dynamicznego.

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 4

cztery. Zapisz dynamiczny tabelę. Możesz użyć proponowanej nazwy dynamicznej tabeli lub zmienić nazwę. Wystarczy określić swoje imię i bieżący rok w nazwie pliku.

Metoda 2 z 2:

Tworzenie własnej dynamicznej tabeli księgowej kosztów

jeden. Otwórz Excel.

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 6

2. Wprowadź nazwę tabeli dynamicznej w komórce A1. Nazwa musi być znacząca, na przykład, "budżet osobisty", "Rachunkowość wydatków osobistych" lub coś podobnego (nie ma potrzeby korzystania z cytatów, tutaj są wyłącznie pokazać przykład).

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 7

3. Wpisz nagłówki kolumn. Domniemane nazwy i porządek: "Data", "kategoria wydatków", "Uwaga", "konsumpcja", "dochód" i "równowaga". Wypełnij te nagłówki z komórki A2 do G2. Może być konieczne, aby kolumny były szersze, aby nazwa lub wartość była zamontowana.

Po przygotowaniu dynamicznego tabeli i nagłówków kolumnowych można użyć funkcji "Zamocuj obszar", aby stale wyświetlać nagłówki, podczas gdy przewijasz w dół. Funkcja "Zabezpiecz obszar" znajduje się w menu "Widok" w programie Excel 2003 i wczesnych wersji oraz w menu Widok, karta okna w Excel 2007 i 2010.

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 8

cztery. Wprowadź informacje o pierwszej formie wydatków w komórce trzeciego rzędu.

Obraz zatytułowany śledzić swoje rachunki w Microsoft Excel Krok 9

pięć. Wprowadź formułę salda w komórce G3. Ze względu na fakt, że najpierw wpisujesz saldo, zostanie zdefiniowany jako różnica między wydatkami a dochodem. Jak piszesz, zależy od tego, co chcesz wyświetlić - koszty lub dostępne narzędzia.

Jeśli chcesz przedstawić arkusz kalkulacyjny przed wszelkimi kosztami, formuła bilansowa powinna być = E3-F3, gdzie E3 pokazuje koszty i przychody F3. Dzięki takiej konfiguracji formuła pokaże koszty jako numer pozytywny, koszt wydatków będzie łatwiej zrozumieć.

Jeśli chcesz utworzyć tabelę, aby wyświetlić dostępne narzędzia, formuła wagi musi być = F3-E3. Dzięki temu ustawieniu tabela będzie wyświetlać równowagę pozytywną, jeśli dochód będzie wyższy niż wydatki i równowaga ujemna w sytuacji odwrotnej.

Obraz tytułowy śledzenie rachunki w Microsoft Excel Krok 10

6. Wprowadź informacje o drugiej formie wydatków w komórce czwartego rzędu.

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 11

7. Wprowadź formułę wagi w komórce G4. Drugie i kolejne wartości będą nadal wyświetlać saldo, więc musisz dodać różnicę między wydatkami a dochodami do bilansu salda poprzedniego rekordu.

Jeśli najpierw spojrzysz na koszty, formuła salda będzie = G3 + (E4-F4), gdzie G3 jest komórką, która pokazuje poprzednie saldo, E4 przedstawia koszty, a F4 wyświetla dochód.

Jeśli poprowadzisz tabelę, aby wyświetlić gotówkę, formuła wagi będzie = G3 + (F4-E4).

Nawiasy wokół komórek wyświetlających różnicę między wydatkami a dochodami nie są wymagane. Są używane tylko w celu uzyskania wyraźniejszego formuły.

Jeśli chcesz, aby saldo pozostać pusty, dopóki wpis zostanie wprowadzony, można użyć wartości, jeśli w formule, więc jeśli data nie zostanie wprowadzona, komórka nie wyświetli wartość. Formuła takiego rekordu będzie następująca = jeśli (A4 ="","",G3 + (E4-F4)) Jeśli tabela jest potrzebna do wydawania, a = jeśli (A4 ="","", G3 + (F4-E4)) Jeśli tabela jest potrzebna do wyświetlania gotówki (nie można używać wsporników wokół komórki, które pokazują koszty i dochody, ale zewnętrzne wsporniki muszą korzystać).

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 12

osiem. Skopiuj saldo o wzorze do innych komórek w kolumnie G (kolumna równowagi). Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę G3, wybierz "Kopiuj". Następnie wybierz komórki poniżej w kolumnie. Kliknij wybrane elementy za pomocą prawego przycisku myszy i wybierz "Wklej", aby włożyć formułę do wybranych komórek (w programie Excel 2010 wybierz "Wklej" lub "Wklej formułę" w menu). Formuła automatycznie zaktualizuje komórki do wyświetlania wydatków, dochodów i dat (jeśli jest stosowany) z bieżącej serii i saldo z rzędu, który jest powyżej numeru bieżącego.

Obraz tytułowy śledzenie rachunków w Microsoft Excel Krok 13

dziewięć. Zapisz dynamiczny tabelę. Daj jej znaczącą nazwę, na przykład "księgowość.XLS "lub" PersonalBudget.XLS.". Podobnie jak w przypadku nazwy szablonów, możesz zawierać nazwę i nazwę i nazwisko w nazwie pliku, a cytaty są używane tylko w celu pokazania przykładu, nie należy ich używać w nazwie. Rozszerzenie pliku również nie musi określić, sprawi, że sam Excel).

Excel 2003 i starsze wersje oszczędzają dynamiczne stoły w starym formacie ".XLS", Jednocześnie Excel 2007 i 2010 zachowują stoły w nowsze, założone na XML, Format ".XLSX ", ale możesz przeczytać i oszczędzać tabele dynamiczne i stare".XLS również. Jeśli masz kilka komputerów, i chcesz zapisać stół na każdym z nich, użyj starszego formatu, jeśli którykolwiek z komputerów ma program Excel 2003 lub więcej starej wersji lub nowego formatu, jeśli wszystkie komputery mają minimum Excel 2007.

Rada

Użyj "AutoCoping" w kategoriach kosztów i dochodach, aby wpisać informacje, które pokrywają.
Aby odróżnić płatne konta z tych wydatków, które są planowane tylko, wykonaj tłuszcz czcionki, podświetl tekst lub komórki.
Aby uniknąć przypadkowych zmian w nagłówku o wzorze lub kolumnie, komórki mogą być chronione przed zmianą. Wybierz komórki, które mogą być konieczne zmiany (data, kategoria, zużycie, dochód, uwaga) i odblokować je. Następnie możesz zablokować resztę stołu.