Jak napisać notatkę biurową (z ilustracjami)

Uwaga Usługi to sposób na przesyłanie informacji wewnątrz firmy. Uwagi serwisowe mogą być również stosowane w korespondencji między dwoma firmami. Uwaga Usługi musi być profesjonalna i wyraźnie przesyłana. Nie martw się, jeśli nigdy nie napisałeś notatek serwisowych - ten artykuł cię to nauczy.

Kroki

Część 1 z 3:

Wybierz styl i język języka

jeden. Nie używaj języka nieformalnego. Nuty językowe powinny być proste, ale urzędnik.

Nie piszą takiej uwagi: "Cześć! Nareszcie piątek! Chcę ci powiedzieć o jednym ważnym przypadku ".
Zamiast tego pisz tak: "Ta notatka poinformuje Cię o postępie projektu 319".

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową Krok 6

2. W UWAGA UWAGA przylegają do neutralnego tonu - nie powinieneś być zbyt emocjonalny i subiektywny. Jak najlepiej polegać na faktach i dowodach, gdy mówiąc skargi.

Na przykład nie jest konieczne pisanie tego: "Myślę, że wszyscy będziemy szczęśliwi, jeśli aplikiści przychodzą do pracy, w których chcą".

Zamiast tego spędzaj badanie, czy wszyscy pracownicy chcą się ubierać w piątki w ubraniach i jak wpłynie na etykę korporacyjną.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę Business Etap 7

3. Użyj fraz sygnałowych. Kiedy zamierzasz przynieść dowody lub odnosić się do źródła, nie zapomnij używać odpowiednich fraz.

Na przykład: "Zgodnie z naszymi danymi, ..."Lub" badania świadczą o tym ...".

Obraz zatytułowany Napisz notatkę Business Etap 8

cztery. Wybierz odpowiednią czcionkę i jej rozmiar. Uwaga Usługi musi być łatwo czytelna, więc unikaj używania zbyt drobnej czcionki- 11 lub 12 - jest to standardowy rozmiar czcionki.

Musisz także wybrać prosty styl czcionki, takich jak Times New Roman. Nie napisz notatki ze śmieszną lub czcionką, na przykład, komiksem sans (śmiejmy się, jeśli to zrobisz!).

Obraz zatytułowany Napisz notatkę Business Etap 9

pięć. Użyj standardowych pól. Pole 2,5 cm jest standardem dla notatek serwisowych, chociaż niektórych redaktorów tekstowych mogą zawierać szablony nut serwisowych z dużymi polami (na przykład, 3 cm).

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową Krok 10

6. Uwagi serwisowe są napisane za pomocą jednego przedziału losowego. Między akapitami a sekcjami zostaw pusty ciąg.

W akapitach, aby wcisnąć.

Część 2 z 3:

Przygotowanie do pisania notatki biurowej

jeden. Jeśli musisz powiedzieć wielu ludziom o czymś ważnym (w pracy), wyślij im nutę usług. Możesz nawet wysłać go do jednej osoby, jeśli informacje zostaną przeniesione do informacji, które musisz być udokumentowane.

Jednak w niektórych przypadkach lepiej po prostu porozmawiać z potrzebnymi ludźmi.
Ponadto niektóre informacje nie mogą zostać przeniesione na piśmie.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę Business Etap 2

2. W zależności od przesyłanych informacji, treść i format nutowej mogą się różnić. Większość banknotów zawiera następujące informacje:

Nowy pomysł lub problem rozwiązania. Na przykład, jeśli wiesz, jak rozwiązać problem z wydatkami planowania na nadgodziny, pisz o tym w nutę usług i wyślij go do swojego szefa.

Zamówienie. Na przykład wysyłanie uwagi usług jest skutecznym sposobem na rozpowszechnianie obowiązków na nadchodzącej konferencji, która jest przechowywana przez Twój Departament.

Raport. Można również wysłać notatkę, aby poinformować kolegów o ostatnim wydarzeniu lub poinformować je z nowymi informacjami o projekcie lub złożyć raport na temat wyników badania.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową krok 3

3. Możesz pracować na wielu projektach i chcesz opowiedzieć o nich w nutę usług. Nie powinien tego robić. Narzędzia zawierają informacje na temat jednego konkretnego problemu (temat, projekt itd.

Nota serwisowa musi być krótka, informacyjna i łatwa do odczytania. W ten sposób skupiając się tylko na jednym temacie, gwarantujesz, że informacje zostały przeczytane i odnotowane.

cztery. Notatki treści i stylu zależą od grupy docelowej, więc pomyśl o tym, kto przeczyta twoją notatkę.

Na przykład styl notatki dla swoich kolegów na temat planowania obchodów niektórych ważnych daty i stylu notatki dla twojego szefa z raportem w sprawie pracy będzie bardzo inna.

Część 3 z 3:

Pisanie notatki biurowej

jeden. Osłona uwaga. Ogólnie przyjęta praktyka w korespondencji biznesowej - uprawnia dokumentów.

Na przykład na górze strony napisz "Uwaga" lub "Usługa Uwaga".
Nazwa może być umieszczona w środku lub naciśnij je do lewej krawędzi strony. Najlepiej obejrzeć notatki serwisowe, które otrzymałeś wcześniej i skopiuj swój format.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową krok 12

2. Napisz nagłówek nut. Musi zawierać następujące informacje:

Do: Wpisz nazwiska i pozycje osób, które wysyłasz notatkę.

Od: Napisz swoje imię i pozycję.

dаta: Napisz dokładną datę, w tym rok.

Temat: Daj krótki, ale dokładny opis tego, co zostanie omówione w notatce.

Należy pamiętać, że zamiast "motywu" możesz napisać "w zakresie".

Obraz zatytułowany napisz firmę Business Memo Krok 13

3. Na liście Uwagi odbiorców należy określić wszystkie osoby, które je wyślesz. Ograniczyć wspinacze odbiorców z ludźmi, którzy są w nim.

Nie wysyłaj notatki dla wszystkich pracowników swojego działu lub firmy, jeśli pytanie określone w nim dotyczy tylko kilku osób.

Jeśli wysyłasz notatki do wszystkich pracowników firmy, zostaną one pokryte notatkami, a albo przeczytają je nieuważnie, albo w ogóle nie przeczytają.

Obraz zatytułowany napisz firmę Business Etap 14

cztery. Na liście Uwagi odbiorców określ pełne nazwy i pozycje. Nawet jeśli jesteś na krótkiej nodze ze swoim szefem, w korespondencji biznesowej lepiej jest przestrzegać formalnego tonu. Na przykład, możesz nazwać to "Vladimir", gdy pójdziesz do biura, ale w nudzieniu usługi, skontaktuj się z nim jako "Pan Dmitriev" lub "Vladimir Nikolaevich".

Pamiętaj o tym, gdy wykonasz listę Uwagi odbiorców - wskazać pełną nazwę i pozycję.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową Krok 15

pięć. Jeśli wyślesz notatkę do osoby z innej firmy, bardzo ważne jest określenie prawidłowej formy odwołania do niego. Spędź czas na znalezienie informacji o tej osobie - najprawdopodobniej można to zrobić na stronie internetowej swojej firmy.

Na przykład, jeśli osoba ma stopień doktora, upewnij się, że go określ.

Pamiętaj również, aby znaleźć pozycję tej osoby i określić go w swojej notatce.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową krok 16

6. Pomyśl o temacie swojej nuty. Powinien być krótki i zrozumiały.

Na przykład "nowi klienci" to dość rozmyty temat, a jeśli ktoś chce znaleźć swoją notatkę za kilka dni lub tygodni, zrobi to z trudem.

Najlepszym tematem jest: "Raport z ekspansji bazy klienta".

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową krok 17

7. W nutach, z reguły pozdrowienia nie są pisane. Ale jeśli chcesz, możesz rozpocząć tekst notatki z "Drogi Pan Dmitriev" lub "Drodzych kolegach".

Uwaga musi być krótka i informacyjna, więc powitanie można pominąć.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową krok 18

osiem. Napisz obudowę. Wyraźnie przedstawia cel pisania i wysyłania uwagi usług.

Na przykład "piszę do...". Wstępna część notatki powinna zawierać krótki przegląd informacji przedstawionych w nim.

Obraz zatytułowany Napisz Business Memo Krok 19

dziewięć. Sekcja wprowadzająca powinna być krótka. Nie ma potrzeby wyrażania szczegółów w nim i innych szczegółach.

Sekcja wprowadzająca składa się z kilku krótkich ofert (krótki akapit).

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową krok 20

10. Zdecyduj się z stylem prezentacji podstawowych informacji. Musi być zamknięty w ustępach 2-4. Styl prezentacji zależy od samej informacji.

Na przykład możesz przesłać informacje w celu jego znaczenia lub zgodnie z procesami, które mają być podzielone na projekt.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę Business Etap 21

jedenaście. Uwaga Usługi należy podzielić na sekcje (akapity), tak aby jego czytelnicy mogli łatwo wchłaniać informacje - ponadto sekcje pomogą im określić ważne punkty w notatce.

Obraz zatytułowany Napisz branżowy krok 22

12. Twierdzę, że każda sekcja - nazwa akapitu powinna wyraźnie wskazać informacje zawarte w nim.

Na przykład można złamać notatkę na temat nadchodzącego punktu biura do następujących sekcji: "Nowa lokalizacja biura", "Wytyczne dotyczące sprzętu do pakowania i dokumentów", "Ruchomy harmonogram".

Obraz zatytułowany Napisz notatkę Business Etap 23

13. Pierwsze zdanie każdej sekcji powinno powiedzieć czytelnikom, co zostanie omówione w tym akapicie.

Oddzielne akapity lub partycje notatek muszą koncentrować się na określonym momencie rozważanego tematu.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową 24

czternaście. Aby przydzielić ważne punkty, utwórz ich listę lub listę. Pomoże to czytelnikom skupić się na kluczowych momentach i przeczytać szybciej i asymilować informacje.

Obraz zatytułowany Napisz Business Memo Krok 25

piętnaście. Rozmiar usługi serwisowej nie powinien przekraczać 1-2 stron.

Jest to standardowa wielkość uwagi usługi z pojedynczym przedziałem losowym i pustym łańcuchem między akapitami.

Obraz zatytułowany Napisz notatkę Business Etap 26

szesnaście. Pomyśl o włączeniu akapitu, podsumowując powyższe informacje. W większości przypadków nie jest to konieczne, zwłaszcza jeśli napisałeś krótką notatkę.

Ale jeśli obecne informacje są bardzo złożone lub jeśli rozmiar widoku usługi jest bardziej standardowy, lepiej jest dołączyć mały akapit, podsumowując powyższe informacje (mianowicie kilka momentów).

Obraz zatytułowany Napisz branżowy krok 27

17. Pamiętaj, aby uwzględnić wniosek akapitowy, nawet jeśli wydaje ci się, że nie jest potrzebny. Pomyśl o następujących:

Jakie obiekty prowadzą uwagę na usługę? Zachęcaj czytelników do zrobienia czegoś? Czy pracownicy zgłaszają się w określonym okresie? Jeśli tak, wyraźnie określ go w końcowym akapicie.

Jeśli nie jest wymagane żadne dalsze działania, napisz następujący wniosek: "Z przyjemnością omówię to pytanie" lub "Jeśli masz pytania lub komentarze na ten temat, odpowiem im z przyjemnością".

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową krok 28

osiemnaście. Jeśli chcesz, na końcu notatki, umieść swoje imię lub podpis (ale nie trzeba to zrobić). W tym przypadku spójrz na usługi, które otrzymałeś od innych pracowników.

Jeśli podpisują notatki (na przykład "z szacunkiem, Ivanov A.ALE.), zrobić to samo.

Jeśli nie chcesz podpisać notatki, możesz umieścić swoje inicjały na końcu dokumentu.

Obraz zatytułowany napisz firmę Business Etap 29

dziewiętnaście. Zrób przypomnienie dowolnych aplikacji, jeśli tabele, wykresy lub raporty są dołączone do notatki. Aby to zrobić na końcu dokumentu, napisz na przykład "Dodatek: Tabela 1".

Wnioski należy wymienić w głównym tekście notatki.

Na przykład, jeśli piszesz o nadchodzącym przeprowadzce do nowego biura, możesz napisać coś takiego: "Zamierzamy ukończyć ruch na koniec kwartału. Zobacz załączony Tabela 1, ze szczegółowym harmonogramem przekraczania ".

Obraz zatytułowany Napisz notatkę biznesową Krok 30

dwadzieścia. Przed wysłaniem notatek nie zapomnij jej sprawdzić. Upewnij się, że propozycje są prawidłowo podejmowane gramatycznie, że nie ma błędów pisowni ani błędów składniowych w notatce i że przedstawione informacje mają sens.

Nie wysyłaj notatki po pierwszym czeku (jeśli oczywiście nie jest to pilna uwaga). Postuluj dokument i sprawdź go ponownie za godzinę. Możesz znaleźć nowe błędy i niedokładności, które przegapiłeś wcześniej.

Jeżeli uwaga zawiera informacje poufne, sprawdź politykę swojej firmy w sprawie wymiany informacji poufnych i dowiedzieć się nazwę pracownika, który przejmie twoją notatkę i przekazać swój wniosek o zgodność z ustalonymi zasadami.