Jak napisać standardową instrukcję: 15 kroków

Standardowa typowa instrukcja (STI) to dokument zawierający informacje o krok po kroku, jak do zadania. Mogą być potrzebne do zmiany lub aktualizacji lub możesz być w sytuacji, w której będziesz musiał go napisać, zaczynając od zarysowania. Brzmi przerażająco, ale w rzeczywistości jest bardzo, bardzo, wysoko Ostrożna lista. Wyświetl krok 1, aby rozpocząć.

Kroki

Część 1 z 3:

Rejestracja twojego kota

jeden. Wybierz format. Nie ma wierny ani niewłaściwy sposób pisać. W każdym razie Twoja firma może mieć zestaw kotów, do których możesz szukać wskazówek formatowania, działa ogólnie, jak najlepiej wygląda. W takim przypadku użyj istniejącego CTI jako szablonu. Jeśli tak nie jest, masz kilka opcji:

Prosty format krok po kroku. Nadaje się do rutynowej krótkiej procedury, która ma możliwe wyniki i dość dokładne. Oprócz niezbędnej dokumentacji i instrukcji bezpieczeństwa, w rzeczywistości jest to po prostu zaznaczona lista składająca się z prostych zdań wskazujących czytelnik, co robić.
Hierarchiczny format krok po kroku. Zwykle stosowany do procedur objętościowych - więcej niż 10 kroków, w tym kilka rozwiązań do wykonania, wyrafinowania i terminologii. Zwykle jest to lista z listą głównych punktów i akapitów w określonej kolejności.
Formatunkowy. Jeśli procedura jest bardziej jak karta z praktycznie nieskończoną liczbą możliwych wyników, użycie schematu blokowego staje się najlepszym wyborem. Ten wariant formatu należy wybrać, gdy wyniki nie zawsze są przewidywane.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 2

2. Rozważ swoją publiczność. Istnieją trzy główne czynniki, które należy wziąć pod uwagę przed stworzeniem własnego:

Wstępna wiedza o twojej publiczności. Czy są zaznajomieni z Twoją firmą i jego procedurami? Czy znają terminologię? Styl prezentacji musi być zgodny z wiedzą i udziałem uczestnictwa czytelnika.

Zdolność twojego języka publiczności. Czy jest jedna szansa, że "czytanie" będzie tym, który nie mówi w twoim języku? Jeśli takie prawdopodobieństwo jest, lepiej dołączyć dużą liczbę podpisanych obrazów i diagramów.

Rozmiar publiczności. Jeśli wielu ludzi będzie jednocześnie przeczytać swoje STI (które są zajęte w różnych rólach), wówczas powinieneś sformatować dokument tak, że jest bardziej jak konwersacja w grze: Użytkownik 1 kończy akcję, podąża za użytkownikiem 2, i tak dalej i wkrótce. W ten sposób każdy czytelnik będzie mógł zobaczyć, jak on lub staje się ważnym szczegółem dobrze smarowanego mechanizmu.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 3

3. Rozważać ich wiedza, umiejętności. Wszystko sprowadza się do tego: czy jesteś najlepszy, aby go napisać? Wiesz, co pociąga za sobą ten proces? Jak on może pójść źle? Jak to zrobić bezpiecznie? Jeśli nie, lepiej przekonaj go komuś innemu. Węśniejszy napisany, a co jeszcze jest jeszcze gorsze, nieprawidłowo napisane, może nie tylko zmniejszyć wydajność i spowodować awarię organizacji, ale może być również niebezpieczne i mają negatywny wpływ na polecenie lub środowisko. Krótko mówiąc, nie powinieneś ryzykować.

Jeśli zostałeś przydzielony do tego projektu, lub masz zamiar ukończyć go (lub zobowiązany), a następnie wstydzę się poprosić o pomoc ludziom, którzy codziennie spełniają tę procedurę. Wywiad jest zwykłą częścią jakiegokolwiek procesu tworzenia.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 4

cztery. Wybierz między krótką lub długą formą. Jeśli piszesz lub zaktualizujesz go dla grupy osób, które znają protokół, terminologię i t.P., Przyniesie korzyści na krótkie i szybkie, bardziej jak lista i napisana w krótkiej formie.

Oprócz głównych celów i powiązanych informacji (data, autor, numer identyfikacyjny itp.RE.), jest właściwie dokładna lista kroków. W tym przypadku nie ma potrzeby szczegółowych danych ani wyjaśnień.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 5

pięć. Pamiętaj o swoim celu swojego kota. Oczywiście masz procedurę w organizacji, która nadal powtarza się i ponownie. Ale czy istnieje szczególny powód, dla którego ten szczególny sposób przydatny? Czy jest to konieczne, aby skupić się na bezpieczeństwie? Środki zgodności? Jest używany do nauki lub do codziennej aktywności? Oto kilka powodów, dla których twój kot jest potrzebny do pomyślnego działania zespołu:

Wszelkie przestrzegane standardy

W celu zmaksymalizowania wymagań produkcyjnych

Tak, że nie ma niekorzystnych wpływów na środowisko

Zapewnić bezpieczeństwo

Więc wszystko przechodzi zgodnie z harmonogramem

Zapobiegać awariom

Używać go jako dokumentu edukacyjnego

Jeśli wiesz, co dokładnie powinno podkreślać twój kot, będziesz łatwiejszy do struktury wszystkiego napisanego wokół tych chwil. Będzie to również łatwiejsze zobaczyć, jak twój kot jest ważny.

Część 2 z 3:

Pisanie św

jeden. Wybierz żądany materiał. Ogólnie rzecz biorąc, stawka techniczna będzie składać się z 4 elementów, Oprócz Sama procedura:

Pierwsza strona. Zawiera 1) Nazwa procedury, 2) Numer identyfikacyjny, 3) Data zwolnienia lub wersji, 4) Nazwa Agencji / Dywizji / Oddział, do którego należy i 5) podpisy tych, którzy przygotowali i zatwierdzono. Może być urządzony, jak chcesz, pod warunkiem, że informacje są wyraźnie przedstawione.
Zawartość. Jest to konieczne tylko wtedy, gdy wystarczająco dużo, aby zapewnić łatwą nawigację. Tutaj znajdziesz prosty standardowy schemat.
Jakość gwarancji / kontrola jakości. Instrukcja nie może być uważana za dobra, jeśli nie można go sprawdzić. Dołącz niezbędne materiały i szczegóły, aby czytelnik był przekonany o uzyskaniu pożądanych wyników. Może to zawierać inne dokumenty, takie jak przykłady oceny testów.
Spinki do mankietów. Upewnij się, że wymieniłeś wszystkie powyższe i znaczące linki. Jeśli odwożisz się do innych rzeczy, upewnij się, że aplikacja ma wszystkie niezbędne informacje.

Twoja organizacja może mieć inny protokół, różni się od tego. Jeśli możesz odnosić się do istniejących rzeczy, zrezygnuj z tej struktury i trzymaj się, co już tam jest.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 7

2. Upewnij się, że następny niezbędny do samej instrukcji jest dostępny:

Cel i zakres. Innymi słowy, opisz cel procesu, jego ograniczeń i jak jest używany. Dołącz standardy, wymogi regulacyjne, role i obowiązki, wejście i wyjście.

Metodologia i procedury. Istotą pytania jest wymienienie wszystkich kroków z niezbędnymi szczegółami, w tym niezbędnym sprzętem. Wprowadź spójne procedury i czynniki decyzyjne. Zwróć uwagę na wszystkie "co, jeśli" i możliwe przeszkody lub środki bezpieczeństwa.

Wyjaśnienie terminologii. Wskazać skróty, skróty i wszystkie frazy, które nie są używane w zaskoczeniu.

OSTRZEŻENIA bezpieczeństwa i zdrowia. Musi być wymieniony w oddzielnej części i Również oprócz kroków, do których się odnoszą. Nie upiększaj tej sekcji.

Sprzęt i materiały. Pełna lista tego, co jest potrzebne, a kiedy można znaleźć, standardy sprzętu i t.RE.

Środki ostrożności i przeszkody. Zasadniczo sekcja rozwiązywania problemów. Określ, że może pójść źle, co zwrócić uwagę, a co uniemożliwi ostateczny produkt doskonały.

Każdy z tych tematów w niezależnej sekcji (zazwyczaj są oznaczone literami lub liczbami), aby twoje sita nie stały się gadane i mylące, a także łatwo nawigować.

Nie oznacza to, że lista jest wszechstronna - to tylko szczyt procesu góry lodowej. Twoja organizacja może wyróżnić inne punkty, które wymagają uwagi.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 8

3. Upewnij się, że teksty krótkie napisane przez ciebie i łatwo czytelne. Różnica polega na tym, że Twoja publiczność nie wybiera ich czytania jako rozrywki. Wskazane jest, aby było to krótkie i jasne - w przeciwnym razie uwaga zostanie rozproszona lub rozważy to dokument przez archhasslements i trudne do postrzegania. Ogólnie staraj się skrócić propozycje jak najwięcej.

Tutaj zły przykład: Upewnij się, że sprzątałeś cały pył z kopalni wentylacyjnych przed rozpoczęciem ich używania.

Tutaj dobrze przykład: Przed użyciem pyłu snu z górników wentylacyjnych.

Ogólnie rzecz biorąc, nie używaj "ty". To powinno oznaczać. Mów w aktywnym zastawie i rozpocznij zdania z czasownikami zespołu.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 9

cztery. W razie potrzeby zapytaj personel, który uczestniczy w tym procesie, jak wykonują to zadanie. Najbardziej niepożądana rzecz, którą musisz zrobić, to napisać niepoprawne. Jesteś zagrożony bezpieczeństwem twojego zespołu, ich skuteczności, ich czasu i mylić ustalonego procesu, nie umieszczaj w nim żadnej duszy - to właśnie twoi koledzy z drużyny mogą znaleźć trochę ofensywy. Jeśli potrzebujesz, zadaj pytania! Musisz mieć rację.

Oczywiście, jeśli nie wiesz, odnoszą się do kilku źródeł obejmujących wszystkie role i obowiązki. Jednym z członek zespołu może nie przestrzegać standardowego STI lub innego uczestnika, może być zaangażowany tylko w proces.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 10

pięć. Spice duże kawałki wykresów tekstowych i schematory. Jeśli masz krok lub dwa, szczególnie przerażające, a następnie ułatwić percepcję przez czytelnika przez jakiś diagram lub schemat. Sprawi, że tekst będzie łatwy do przeczytania i dać mózg trochę przerwy, aby to zrozumieć we wszystkim. Więc tekst będzie wyglądał bardziej kompletny i dobrze napisany, co jest dla Ciebie lepsze.

Nie uwzględniaj ich tylko w celu napełnienia naszej objętości - odbywa się to tylko w razie potrzeby, lub w przypadku prób wyeliminowania bariery językowej.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną krok 11

6. Upewnij się, że każda strona dokumentu ma notację kontrolną. Twoje sita może jeden z wielu - dlatego mamy nadzieję, że Twoja organizacja ma szeroki katalog bazy danych z określonym systemem łącza. Twój STI jest częścią tego systemu odniesienia, a tym samym potrzebuje pewnego rodzaju kodu, aby go znaleźć w porządku. Dlatego przydatne są oznaczenia.

Każda strona musi mieć krótką nazwę lub numer identyfikacyjny (ID), numer wersji dokumentu, daty i "numer numeru strony" w prawym górnym rogu (dla większości formatów). Może potrzebować lub nie trzeba przypisywać (lub trzymaj je w przypisach), w zależności od preferencji Twojej organizacji.

Część 3 z 3:

Sukces i dokładność gwarancji

jeden. Instrukcje testowe. Jeśli nie chcesz tego przetestować, możliwe jest, że nie jest wystarczająco dobrze napisany. Znajdź kogoś Ograniczona wiedza proces (lub osoba, która reprezentuje zwykły czytelnik), aby skorzystało z twoich kroków jako przewodnika do działania. Jakie problemy napotkali? Jeśli tak, zapoznaj się z nimi i przeprowadzaj niezbędne modyfikacje.

Najlepiej, gdy jest grupa ludzi do testowania. Różni ludzie będą miały różne pytania, umożliwiające rozszerzenie numeru (nadzieja na przydatne) odpowiedzi.
Pamiętaj, aby przetestować instrukcje dotyczące tego, który nigdy wcześniej tego nie zrobił. Człowiek z wstępną wiedzą będzie polegać na ich Wiedza, aby osiągnąć cel, a nie na twojej pracy, a to zostanie pokonane.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 13

2. Pokaż tych, którzy naprawdę wykonują procedurę. Pod koniec dnia naprawdę Nie ma znaczenia, co myśli o twoim przewodniku. Ma znaczenie tego, co myślą o tych, którzy tak właściwie Pracuje. Zanim wyślesz swoją pracę do zatwierdzenia, pokaż go tym, którzy to wykonają (lub wykonują). Co myślisz oni są?

Pozwalając im zaangażować się w proces i pozwolić ci poczuć część tego procesu, spowoduje ich lokalizację do zabiegu. I nieuchronnie fakt, że będą mieli doskonałe pomysły!

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 14

3. Pokaż swoje konsultantów i zespół zapewnienia jakości zespołu. Gdy tylko zespół daje dobry iść dalej, wyślij go do swoich doradców. Być może mają mniej dostępu do miejscowego treści, ale powiadomi Ci znać, jeśli spełnia wymagania dotyczące rejestracji, jeśli czegoś brakuje i skonfiguruj to do przyjęcia oficjalnie i do wprowadzenia do systemu.

Wyślij go do zatwierdzenia za pomocą systemów zarządzania dokumentami, aby zapewnić trasę audytu wyrównania. To zależy od organizacji do organizacji. Ogólnie rzecz biorąc, potrzebujesz wszystkiego, aby spełnić wymagania i wytyczne.

Będą potrzebne sygnatury, a większość organizacji nie ma problemów z użyciem podpisów elektronicznych.

Obraz zatytułowany Napisz standardową procedurę operacyjną Krok 15

cztery. Jak tylko zostanie zatwierdzony, zacznij go wdrażać. Może to obejmować realizację formalnego szkolenia personelu (w tym szkolenia publiczności, uczenia się komputerowego i t.RE.) lub może oznaczać, że twój papier może zawiesić w łazience. Tak, że to działa! Próbowałeś tego. Czas na rozpoznawanie!

Upewnij się, że twoje sita pozostają istotne. Jeśli kiedykolwiek staje się przestarzały, zaktualizuj, zatwierdź i udokumaj swoją aktualizację i redystrybuuj, jak to jest konieczne. Bezpieczeństwo, wydajność i sukces zespołu zależy od tego.

Rada

Sprawdź wyjaśnień. Upewnij się, że nie ma różnych interpretacji. Pokaż instrukcje komuś, kto nie jest zaznajomiony z procesem i poproś go, aby opowiedział ci swoją opinię - możesz być zaskoczony.
Nie zapomnij podłączyć interesariuszy, w miarę możliwości, więc udokumentowany proces jest rzeczywistym procesem.
Użyj diagramów bloków i wizualnych obrazów, aby czytelnik sam proces.
Dbać o dokument, aby zobaczyć ludzi, zanim zostaną zatwierdzone.
Użyj prostego języka, aby wyjaśnić kroki.
Upewnij się, że historia dokumentu jest zarejestrowana w każdej wersji zmodyfikowanej.

Przed napisaniem należy sprawdzić dostępność wersji gotowej. Może po prostu musisz zrobić kilka szybkich edycji. Niemniej jednak upewnij się, że nadal możesz!