Jak nauczyć się pisać zrozumiałe instrukcje

Jeśli jesteś nauczycielem lub autorem dokumentacji technicznej, prawdopodobnie musisz regularnie napisać instrukcje. Dla innych osób, takie zadanie może być dość skomplikowane. Zdarza się, że autor instrukcji tęskni za ważnym krokiem, ponieważ wydaje się oczywiste, lub myli czytelników z dużą liczbą działań w jednym punkcie. Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak pisać dokładne instrukcje, musisz najpierw zrozumieć, jak wykonać zadanie. Następnie spróbuj dosłownie postępować zgodnie z instrukcjami i upewnij się, że zdecydowanie wyjaśniają, jak sobie poradzić w przypadku.

Kroki

Część 1 z 3:

Jak poradzić sobie z zadaniem

jeden. Zbierz niezbędne materiały. Najpierw musisz zapoznać się z zadaniem, aby napisać dostępną instrukcję. Zbieraj wszystkie niezbędne narzędzia i rzeczy, po czym rozpowszechniają je w przybliżeniu w kolejności, w której zamierzasz użyć ich do rozwiązania problemu.

Zapisz wszystko, czego potrzebujesz. Możesz dołączyć listę niezbędnych narzędzi lub materiałów do instrukcji.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 2

2. Wykonaj zadanie samemu. Nawet jeśli wielokrotnie pomyślnie rozwiązałeś takie zadanie, zaleca się powtórzenie wszystkich działań ponownie, aby nie zapomnieć o ważnym etapie w instrukcji.

Jeśli zadanie jest dla ciebie znajome, na pewno będę chciał iść do najkrótszego sposobu. Spróbuj wykonać wszystkie niezbędne działania i określić ważne informacje, które mogą być nieznane czytelnikowi.

Obraz zatytułowany Pisze instrukcje Krok 3

3. Dokonać szczegółowego planu. Po każdym kroku napisz swoje działania. Łatwiej będzie zachować procedurę logiczną w instrukcji. Alternatywnie, postępuj zgodnie z zadaniem i zaznacz działania, aby nie zostać zdezorientowane.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 4

cztery. Określ odbiorców docelowej. Instrukcje dotyczące tego samego zadania mogą być zapisane w różnych językach w zależności od grupy docelowej. Twoje instrukcje dla dorosłych prawdopodobnie nie będą takie jak instrukcje dla nastolatków.

Wziąć pod uwagę motywację. Instrukcje dla dzieci, które muszą wykonać projekt, różni się od instrukcji dla rodziców, którzy pomagają dzieciom radzić sobie z projektem.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 5

pięć. Napisz szorstką wersję krótkiego wprowadzenia. W wprowadzeniu, powiedz czytelnikom, jakiego rodzaju zadania mogą wykonać przy pomocy instrukcji, a który wynik można uzyskać, jeśli chcesz przestrzegać instrukcji. Należy wiedzieć, że większość czytelników będzie przegapić wprowadzenie lub po prostu nie będzie płacić właściwej uwagi, więc nie określić kluczowych informacji i ważnych ostrzeżeń we wstępie.

Jeśli wprowadzenie zawiera ważne ostrzeżenie, musi również być powielane w działaniach krok po kroku, jeśli czytelnik będzie przegapić wprowadzenie.

Na przykład, jeśli wyjaśnisz, jak gotować kanapkę z pastą orzecha włoskiego i dżemu, a następnie we wstępie wspomnieć, że taka kanapka jest prostą i przydatną danie na śniadanie lub lunch dla każdego dziecka.

Część 2 z 3:

Jak pisać instrukcje

jeden. Podziel zadanie dla prostych kroków. Każdy krok powinien składać się tylko z jednej akcji, a nie dwa lub więcej. Jeśli element zawiera więcej niż dwa zdania, można go podzielić na dwa proste przedmioty.

Na przykład zamiast tego "Zablokuj kołnierz wokół szyi zwierzęcia i przymocuj smycz" Pokazane "Napraw kołnierz wokół szyi zwierzęcia" i "Przymocuj smycz do kołnierza".
W ten sposób, "Napraw kołnierz wokół szyi zwierzęcia" będzie pierwszy krok i "Przymocuj smycz do kołnierza" - Druga.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 7

2. Uruchom każdy element z aktywnego czasownika. Każdy krok powinien dokonać działania. Konieczne jest użycie czasowników, które pokażą czytelnika, które działanie trzeba wykonać, aby zakończyć ten krok.

Napisz o tym, co musisz zrobić, i nie wiem ani nie myśl.

Na przykład, jeśli wyjaśnisz, jak chodzić PSA "Upewnij się, że kołnierz jest szczelnie siedzi na psie szyi" jest bardziej wydajną frazą niż "Dowiedz się odpowiedniego rozmiaru kołnierza".

Obraz zatytułowany Pisze instrukcje Krok 8

3. Obserwuj logiczną sekwencję działań. Wyobraź sobie, że czytelnik rozpocznie działanie, gdy tylko przeczytaj pierwszy przedmiot. Z reguły nikt nie brzmi instrukcji natychmiast od początku do końca. Jeśli czytelnik musi wiedzieć coś, aby wykonać akcję z tego elementu, określ informacje w akapicie.

Jeśli działania z tego elementu mogą być niebezpieczne, określ ostrzeżenie w tym ustępie, a nie w wprowadzeniu lub na końcu instrukcji, gdy jest za późno.

Użyj wskazówek, które pomogą czytelnikowi określić, co poprawnie ukończył ten krok. Na przykład pisz: "Kołnierz jest poprawnie naprawiony, jeśli dwa palce są umieszczone między szyją PSA a kołnierzem".

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 9

cztery. Starannie odebrać słowa. Używaj prostych słów, które będą rozumiane wszystkim. W większości przypadków lepiej jest robić bez żargonu i specjalnych terminów. Jeśli termin jest konieczny, daj krótką i prostą definicję.

Na przykład, jeśli wyjaśnisz, jak złożyć wniosek, a następnie bez warunków prawnych nie jest. W takim przypadku najpierw podaj prostą definicję, a następnie określ termin używany w sądzie.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 10

pięć. Opisać pozytywne działania. Z reguły lepiej poinformować czytelnika, który powinien zrobić, a nie tego, czego nie musisz robić. Jeśli osoba odczytuje instrukcje, skonfigurował do wykonania zadania. Nie mów, czego nie musisz robić, w przeciwnym razie może się zdezorientować i nadal wykonać tę akcję.

Tak więc w przypadku kołnierza lepiej określić "Upewnij się, że kołnierz jest szczelnie siedzi" Zamiast frazy "Nie używaj zbyt małego kołnierza".

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 11

6. Napisz w drugiej osobie. Zaimek "ty" Umożliwia skontaktowanie się bezpośrednio z czytnikiem i uniknięcie zamieszania. Czytelnik na pewno zrozumiemy, co należy zrobić, aby poradzić sobie z zadaniem i nie zacznie wątpić.

Na przykład, jeśli piszesz "Dźwignia musi być w dolnej pozycji", Wtedy czytelnik zacznie odgadnąć, który musi obniżyć dźwignię. "Musisz obniżyć dźwignię" lub nawet "Opuść dźwignię" po prostu nie opuszczę w wątpliwości, czy powinien wykonać tę akcję.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 12

7. Określ inne opcje. Niektóre działania mogą być wykonywane na kilka sposobów. W takim przypadku określa metody alternatywne, aby czytelnik mógł wybrać preferowaną opcję.

Na przykład, jeśli wyjaśnisz, jak gotować kanapkę z olejem orzechowym i dżemem, możesz dodać: "Używaj oleju z orzechów migdałowych w przypadku alergii do orzeszków ziemnych".

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 13

osiem. Użyj wizualnych obrazów. Z pewnością jesteś znaną frazą "Lepiej widzieć raz niż usłyszeć sto razy". W przypadku instrukcji, obraz lub schemat może być bardziej dostępny do wyjaśnienia istoty działania niż szczegółowy opis.

W przypadku instrukcji technicznych upewnij się, że czytelnik będzie mógł rozważyć działania na obrazie. Narzędzia lub ręce nie powinny obwiniać głównego procesu.

Część 3 z 3:

Jak sprawdzić instrukcje

jeden. Organizuj instrukcje w postaci bloków działania. Niektóre złożone zadania mogą składać się z kilku bloków. Jeśli zadanie przestrzenne zawiera kilka bloków, rozłóż je na kilka sekcji.

Jeśli masz ponumerowane kroki, numeracja powinna rozpocząć się najpierw w każdej sekcji. Więc czytelnik doświadczy radości ukończonego zadania po każdej sekcji.
Podziel zadanie do bloków, nawet jeśli nie składa się z częściowo niezależnych działań. Zbyt wiele kroków może zniechęcać do czytnika.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 15

2. Wykonaj zadanie dotyczące swoich instrukcji. Jeśli nie poradzisz sobie z zadaniem instrukcji, które napisałeś, a następnie dla innych będą również bezużyteczne. Poproś znajomych o przestrzeganie swoich instrukcji i dowiedzieć się, jakie trudności napotykają.

Czasami musisz sprawdzić instrukcje kilka razy, zwłaszcza z dużą liczbą kroków lub złożonych działań.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 16

3. Dokonać niezbędnych zmian. Typs i błędy gramatyczne mogą zniszczyć dostępne instrukcje, w wyniku której czytelnik nie będzie w stanie użyć swoich instrukcji. Przeczytaj tekst z powrotem z góry iw zwykłej sekwencji, aby wykryć wszystkie błędy.

Jeśli wątpisz w swoje umiejętności redakcyjne, poproś znajomego, aby przeczytał instrukcje.

Obraz zatytułowany Napisz Clear Instrukcje Krok 17

cztery. Określ listę niezbędnych narzędzi i materiałów. Taka lista będzie bardzo przydatna, jeśli zadanie nie zostanie wykonane bez określonych narzędzi. Umieść listę bliżej początku tekstu, aby czytelnik natychmiast przygotował materiały i tylko wtedy zaczął pracować.

Wyobraź sobie, co musisz napisać przepis na książkę kucharską. Na początku przepisu znajduje się lista produktów i naczyń kuchennych, bez których nie można przygotować dania.

Obraz zatytułowany Napisz Wyczyść instrukcje Krok 18

pięć. Określ niezbędne ostrzeżenia. Po sprawdzeniu instrukcji mogą okazać się, że zadanie jest w sobie ukryte niebezpieczeństwa, które nie są odzwierciedlone w tekście. Umieść czytelnika, aby wiedzieć, że dokonuje środków ostrożności.

Na przykład, w instrukcjach, w jaki sposób gotować wodę, należy zgłosić, że czajnik będzie gorący, zanim woda zacznie się uruchamiać.