Jak przechowywać i przechowywać rekordy z Microsoft Access

Przechowywanie dokumentacji na komputerze pozwala łatwo uzyskać dostęp do niego. Istnieje wiele zautomatyzowanych programów księgowych na świecie (które są zwykle nazywane aplikacjami DBMS), ale jeśli system Windows stoi na komputerze, Microsoft Access jest uważany za dość zrozumiałe, dzięki czemu nawet użytkownik komputera może użyć indywidualnie skonfigurowanej bazy danych Utwórz, edytuj i przechowywanie rekordów osobistych. Dostęp nie jest dostępny w biurze Mac, ale własny popularny Filemaker Pro DBMS, utworzony w spółce zależnej Apple, ma podobne funkcje jako dostęp.

Kroki

Część 1 z 2:

Instalowanie Microsoft Access

jeden. Oddziel Microsoft Access. Dostęp rozciąga się na pakiety Office Microsoft dla Windows. Sama aplikacja jest dostępna w różnych publikacjach, w tym Office 365, która może być "wynajęta" w mniej niż 650 rubli miesięcznie, Microsoft Office, który można kupić na dysku w sklepie detalicznym lub w Internecie, a także Aplikacja dostępu sprzedawana jako oddzielna aplikacja w Microsoft Online Store. Dostęp jest dostępny tylko w systemie operacyjnym Windows.

Wszystkie najnowsze informacje o pakiecie Office Software można znaleźć na stronie internetowej Office.Com.
Jeśli chcesz zainstalować wersję Windows of Office na Mac, zdobądź kompatybilną kopię Windows i uruchom go wraz z OS X za pomocą programu Boot Camp.

Obraz zatytułowany Zachowaj i kontroluj rekordy za pomocą Microsoft Access Krok 2

2. Określ miejsce, w którym pliki bazy danych będą przechowywane. Użyj magazynu danych w chmurze, takich jak Microsoft OneDrive lub Dropbox, aby Twoje pliki były dostępne z dowolnego miejsca na świecie, w którym dostęp do Internetu, przechowywać pliki na lokalnym komputerze lub w innej sieci lub zabezpieczyć się przed utratą, oszczędzającym kopie Pliki w różnych miejscach.

Obraz zatytułowany Zachowaj i kontroluj rekordy za pomocą Microsoft Access Krok 3

3. Zainstaluj pakiet Office. Jeśli nie masz płyty CD, będziesz musiał pobrać i uruchomić (klikając dwukrotnie) plik instalacyjny, po czym zainstalujesz program przez Internet. Określ, które aplikacje musisz zainstalować. Jeśli celowo nie zostanie anulowany, biuro zainstaluje domyślny dostęp. Podczas procesu instalacji komputer może ponownie uruchomić ponownie.

Część 2 z 2:

Tworzenie prostej bazy danych

jeden. Uruchom dostęp Microsoft Access. Aby to zrobić, otwórz menu "Start", rozwiń zakładkę "Wszystkie aplikacje", znajdź listę etykiet "Access" i kliknij go. W głównym oknie możesz wybrać typ projektu, którego potrzebujesz. Korzystając z pustej bazy danych, możesz przechowywać listy ludzi, którzy zawdzięczają pieniądze, lub te, które potrzebują pieniędzy, a także listy napowietrznych, dużych sklepów adresów pocztowych lub e-mail oraz innych tablic danych objętościowych.

Dostęp to znacznie mocniejsze narzędzie do wykonywania podobnych przypadków niż Microsoft Excel. Możesz łatwo połączyć dostęp i działać programem Excel przez import lub eksport danych za pomocą odpowiednich przycisków na karcie "Dane zewnętrzne".
Aby uprościć uruchomienie programu w przyszłości, możesz kliknąć kliknięcie prawym przyciskiem myszy etykiety i wybierz element "Bezpieczny pasek zadań".

Obraz zatytułowany Zachowaj i kontroluj rekordy za pomocą Microsoft Access Krok 5

2. Wybierz "Pusta baza danych Desktop", a następnie kliknij "Utwórz". Będziesz mógł eksperymentować z innymi opcjami, gdy opanujemy fundamenty. Po pierwszym uruchomieniu program utworzy nowy plik z domyślną nazwą "bazy danych1" i czystym stołem "Tabela1".

Bazy danych przechowują dane w postaci tabel, które zgłaszają dostęp, w których należy umieścić dane, które wprowadzasz do komórek tabeli, na dysku twardym.

Kliknij strzałki lub klawisz Tab, aby przejść do następnego pola.

Obraz zatytułowany Zachowaj i kontroluj rekordy za pomocą Microsoft Access Krok 6

3. Kliknij żółtą komórkę za pomocą napisu: "Kliknij, aby dodać". Z menu rozwijanego, które pojawi się wybierz typ danych dla pola. Lista zawiera następujące elementy: "Krótki tekst" dla małego wpisu tekstowego, jak nazwa lub adres pocztowy, "numeryczny", "monetarny", "data i godzina" i inne.

Obraz zatytułowany Zachowaj i kontroluj rekordy za pomocą Microsoft Access Krok 7

cztery. Nazwij nową kolumnę. Należy pamiętać, że tak, jak jest dodawany do wiersza, a kolumny po prawej stronie, pierwsze pole tabeli jest automatycznie wypełnione identyfikatorem, stąd jego nazwa - możesz zmienić go, gdy lepiej opanowujesz program.

Obraz zatytułowany Zachowaj i kontroluj rekordy za pomocą Microsoft Access Krok 8

pięć. Wprowadź więcej danych. Dodaj nowe kolumny, wykonaj nowe dane, po którym zmień nazwę ich, jak chcesz.

Obraz zatytułowany Zachowaj i kontroluj rekordy za pomocą Microsoft Access Krok 9

6. Zapisz tabelę. Aby to zrobić, otwórz kartę Plik i kliknij przycisk "Zapisz jako". Nie zmieniaj niczego w ustawieniach domyślnych i ponownie naciśnij przycisk "Zapisz jako". Kliknij przycisk "Tak", gdy zostaniesz poproszony o potwierdzenie zamknięcia wszystkich otwartych obiektów w programie Microsoft Access. Plik zostanie zapisany.

Jeśli kiedykolwiek zdecydujesz się przenieść bazę danych do przechowywania w chmurze lub innego urządzenia, użyj funkcji specjalnej dostępu do reformatu danych dla nowej platformy. Wystarczy kliknąć przycisk "Plik", a następnie "Zapisz jako" i wybierz jeden ze formatów prezentowanych na panelu po prawej stronie.