Jak konwertować dokument Word do tabeli Excel

Jeśli trzeba przenieść listę lub tabelę z danymi z dokumentu Word do tabeli Excel, nie musisz kopiować i wkleić każdego fragmentu informacji o odpowiedniej komórce tabeli. Możesz łatwo zaimportować cały dokument do formatu Excel w kilku kliknięć, jeśli najprawdopodobniej formujesz dokument Word.

Kroki

Metoda 1 z 2:

Transformacja listy

jeden. Zacznij od, musisz zrozumieć, w jaki sposób aplikacja konwertuje dokument. Po zaimportowaniu dokumentu w programie Excel program określa, które fragment informacyjny zostanie umieszczony w oddzielnym tabeli tabeli, używając niektórych znaków w tekście. Poprzez formatowanie danych w dokumencie przed importowaniem można kontrolować wygląd ostatecznej tabeli i zminimalizować potrzebę sformatowania dokumentu ręcznie. Ta metoda jest wygodna, jeśli chcesz zaimportować dużą listę z dokumentu Word do tabeli Excel.

Ta metoda jest szczególnie skuteczna, jeśli importujesz listę kilku elementów tego samego formatu (lista adresów, numery telefonów, adresy e-mail i tak dalej).

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 2

2. Sprawdź dokument do formatowania błędów. Przed rozpoczęciem procesu konwersji upewnij się, że wszystkie elementy listy mają te same formatowanie. Jeśli to konieczne, poprawne błędy znaków interpunkcyjnych lub elementów zatrzymujących, które nie pasują do reszty. Zapewni to poprawny transfer danych.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 3

3. Włącz wyświetlanie znaków formatowania w dokumencie Word. Wyświetlanie ukrytych znaków formatowania pomoże wybrać optymalny sposób na podział elementów listy. Aby wyświetlić znaki formatowania, kliknij "Wyświetl wszystkie znaki" Na karcie Home lub kliknij kombinację klucza Ctrl+⇧ zmiana+*

Większość list staną lub jeden znak akapitu na końcu każdego wiersza lub jeden na końcu linii i jeden na pustej linii między elementami. Użyjesz tych znaków, aby wstawić znaki, których aplikacja Excel wykorzystuje do dystrybucji danych w komórkach tabel.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 4

cztery. Usuń znaki akapite między elementami, aby pozbyć się pustych linii. Aplikacja Excel wykorzystuje puste struny między elementami listy, aby zidentyfikować indywidualne linie z danymi, ale teraz muszą być usunięte, aby proces formatowania był poprawny. Nie martw się, trochę później dodasz je ponownie. Ta metoda jest odpowiednia w przypadkach, gdy jeden akapit oznacza stoi na końcu punktu listy i jeden - w pustym ciągu między elementami (dwa w ciągu).

Kliknij Ctrl+H Aby otworzyć znalezisko i wymień okno.

Wpisz w polu wyszukiwania^ p ^ p. Niniejsze oznaczenie kodu dwóch znaków akapitu w ciągu. Jeśli każdy element listy składa się z jednego stałego ciągu, i nie ma pustych strun między elementami, użyj polecenia ^ P.

W polu Wymień wprowadź znak podziału. Ten znak nie powinien być powtarzany w dowolnym miejscu w tym dokumencie. Na przykład możesz użyć znaku ~.

Kliknij przycisk Wymień wszystko. Zauważysz, że wszystkie elementy listy połączone ze sobą, ale nie martw się, ponieważ dzielniki (po każdym elemencie) są umieszczone w odpowiednich miejscach).

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 5

pięć. Podświetl każdy element w osobnym polu. Teraz, gdy elementy listy są podzielone, aby były wyświetlane w liniach szeregowych, musimy wyznaczyć, które dane będą wyświetlane w każdym polu. Na przykład, jeśli pierwsza linia każdego elementu pokazuje nazwę, na drugim adresie, aw regionie trzecim i kodem pocztowym, możesz

naciśnij Ctrl+H Aby otworzyć znalezisko i wymień okno.

Usuń jeden ze znaków ^ P W znalezionym polu.

Zmień znak w polu, aby wymienić przecinek ,.

Naciśnij przycisk Wymień wszystko. Pozostałe oznaki ustępów zostaną zastąpione przez przecinki, które przydzieli każdą linię w osobnym polu.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 6

6. Wymień dzielniki, aby zakończyć proces formatowania. Po wykonaniu dwóch wyżej opisanych kroków wyszukiwania i wymiany, lista nie będzie już wyglądać jak lista. Wszystkie informacje będą reprezentowane przez jeden ciągły ciąg, a jego fragmenty zostaną podzielone przez przecinki. Ostatnia obsługa wyszukiwania i wymiany powróci według typu listy, podczas gdy poszczególne fragmenty zostaną podzielone przez przecinki.

Kliknij Ctrl+H Aby otworzyć znalezisko i wymień okno.

W polu Znajdź wprowadź symbol ~ (lub inna postać, którą wybrałeś wcześniej).

W polu Wymień wprowadź ^ P.

Kliknij przycisk Wymień wszystko. Wszystkie elementy twojej listy zostaną podzielone na oddzielne grupy oddzielone przecinkami.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 7

7. Zapisz dokument jako prosty plik tekstowy. Teraz ten formatowanie zostanie zakończony, możesz zapisać dokument jako plik tekstowy. Pozwoli to zastosowaniu Excel do odczytania i analizy danych i umieścić każdy fragment w odpowiednim polu.

Przejdź do karty Plik i wybierz element "Zapisz jako".

Otwórz menu rozwijane "Typ pliku" i wybierz "Normalny tekst".

Wprowadź nazwę pliku i kliknij Zapisz.

Jeśli pojawi się okno konwersji plików, kliknij przycisk OK.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 8

osiem. Otwórz plik za pomocą aplikacji Excel. Teraz, gdy zapisałeś plik jako zwykły tekst, możesz go otworzyć za pomocą aplikacji Excel.

Przejdź do karty Plik i wybierz Open.

Otwórz menu rozwijane "Wszystkie pliki Excel" i wybierz "Pliki tekstowe".

W oknie Kreatora tekstu (Importuj) kliknij Dalej>.

Na liście Dividers wybierz "Przecinek". W oknie podglądu zobaczysz, w jaki sposób elementy twojej listy zostaną podzielone na stół. Kliknij Dalej>.

Wybierz format danych dla każdej kolumny i kliknij Zakończ.

Metoda 2 z 2:

Konwersja tabeli

jeden. Utwórz tabelę z danymi w dokumencie Word. Jeśli masz listę danych w dokumencie, możesz przekonwertować go na tabelę w aplikacji Word, a następnie szybko skopiuj tę tabelę w Excelu. Jeśli dane są już urządzone w formie stołu, przejdź do następnego kroku.

Podświetl cały tekst, który chcesz wydać w formie stołu.
Przejdź do zakładki Wstaw i naciśnij przycisk tabeli.
Wybierz "Konwertuj na tabelę".
W polu "Liczba kolumn" Określ liczbę wierszy w rekordzie. Jeśli rekordy są podzielone na puste struny, dodaj jedną linię do całkowitej liczby.
Kliknij OK.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 10

2. Sprawdź formatowanie tabeli. Aplikacja Word utworzy tabelę na podstawie ustawień. Ostrożnie sprawdź wszystkie dane, które mają być w swoich miejscach.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 11

3. Naciśnij mały przycisk "+" który pojawi się w lewym górnym rogu stołu. Pojawia się, gdy kierujesz myszką na stole. Klikając ten przycisk, zaznaczasz wszystkie dane w tabeli.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 12

cztery. Kliknij .Ctrl+DO Aby skopiować wybrane dane. Można również zrobić, klikając przycisk "Kopiuj" Na karcie Home.

Obraz zatytułowany Konwertuj Word do Excel Krok 13

pięć. Otwórz dodatek Excel. Kopiowanie dedykowanych danych, można otworzyć aplikację Excel. Jeśli chcesz wstawić dane do już gotowego stolika Excel, otwórz go. Myszka nad komórką, w której chcesz włożyć lewą górną komórkę skopiowanego stołu.

Obraz zatytułowany Konwertuj Word do Excel Krok 14

6. Kliknij .Ctrl+V Aby wstawić skopiowane dane. Oddzielne tabele tabel z dokumentu Word zostaną zapachowane w odpowiednich komórkach stolików Excel.

Obraz zatytułowany Konwertuj słowo do Excel Krok 15

7. Podziel pozostałe kolumny. W zależności od rodzaju importowanych danych może być konieczne dodatkowo poprawne formatowanie. Na przykład, jeśli importujesz adresy, nazwa miasta, obszaru i kodu pocztowego może dostać się do jednej komórki. Można to zrobić, aby aplikacja Excel udostępniła je automatycznie.

Zaznacz całą kolumnę, którą chcesz podzielić, klikając jego tytuł

Przejdź do karty Data i kliknij "Tekst według kolumn".

Kliknij Dalej> I w menu Wybierz - wybór Wybierz "Przecinek". W przypadku naszego przykładu nazwa miasta zostanie oddzielone od skrótu regionu i indeksu pocztowego.

Aby zapisać zmiany, kliknij Zakończ.

Podświetl kolumnę, która również musi być podzielona i powtórzyć te same działania, określając "Przestrzeń" zamiast przecinka jako separator. Więc oddzielasz skrót obszaru z indeksu pocztowego.