Jak zrobić połączone litery

Łączenie listów - wspólna funkcja oprogramowania biurowego, który umożliwia dostosowanie jednego dokumentu do wielu odbiorców. Możesz skonfigurować i wykonać dokumenty scalające dowolnego typu: koperty, naklejki, puste miejsca, e-maile, faksy itp. Przeczytaj artykuł, aby dowiedzieć się, jak zrobić połączenie na komputerze.

Kroki

Metoda 1 z 3:

Przygotowanie

jeden. Utwórz plik danych. Może to być arkusz kalkulacyjny, plik bazy danych lub dokument tekstowy z odpowiednim formatowaniem. Najczęściej w tych celach, używa arkusza kalkulacyjnego, sugeruje, że korzystasz z arkusza kalkulacyjnego.

Twój plik danych musi zawierać wszystkie informacje, które będą się różnić w zależności od kopiowania. Na przykład, jeśli utworzysz puste miejsce, plik danych musi zawierać nazwy i adresy wszystkich możliwych odbiorców.

Wprowadź informacje o odbiorcy do każdej komórki w jednym wierszu, aby każdy rodzaj informacji (nazwa, nazwisko, płeć i t.P.) były w kolumnie przeznaczonej dla tego typu.

Ustaw nazwę każdej kolumny. Scalanie odczytuje dane z kolumn. Oznacza to, że pierwsza kolumna musi zawierać główną nazwę tego typu informacji. Używaj nazw, które mają dla ciebie wartość.

Na przykład nazwij kolumnę zawierającą nazwy, nazwa "i umieść wszystkie nazwy. Kiedy prosimy o wybranie pola, który ma umieścić w liście, zobaczysz pole "Nazwa" jako opcję i pamiętasz, które informacje są zawarte w tej kolumnie.

Użytkownicy Office Microsoft, którzy używają również programu Outlook jako klienta poczty e-mail, mogą korzystać z książki adresowej Outlook jako pliku z danymi.

2. Zapisz plik danych. Zapisz, gdzie można go łatwo znaleźć i zapytać nazwę, która pamięta.

3. Napisz dokument podstawowy. Ten dokument, w którym wstawisz informacje. Na przykład, jeśli piszesz list, głównym dokumentem będzie list. Każdy element, który łączy się automatycznie, należy wypełnić automatycznie (na przykład nazwy odbiorców), pozostawić pusty.

Metoda 2 z 3:

Scal w biurze MS

jeden. Otwórz pasek narzędzi Merge. Jeśli go nie widzisz, otwórz menu paska narzędzi i wybierz Scal z listy.

2. Odpowiedz na pytania MS Office. Połącz narzędzie do Office oferuje przejście przez kilka kroków, aby nauczyć się prawidłowo korzystać z narzędzia i umysł.

Zacznij od wybranego dokumentu. Wybierz najlepszy widok i kliknij Dalej.

Wybierz, który początkowy dokument używasz. Jeśli kierowałeś się przez te wskazówki, będziesz miał opcję "Użyj bieżącego dokumentu". Kliknij Następny.

3. Wybierz plik fuzji. Jest to plik danych, który utworzyłeś. Wybierz odpowiedni przełącznik i kliknij Dalej, aby wyszukać plik i podłączyć do początkowego dokumentu.

Jeśli wolisz używać książki adresowej Outlook, wybierz tę opcję.

cztery. Wybierz, jakie dane do użycia. Biuro umożliwia wybranie linii informacji na żądanie. Ta funkcja pozwoli Ci wybrać elementy informacji, których użyjesz w dokumencie głównym, pomagając w ten sposób plik danych bardziej przydatne i wygodne z czasem w zależności od celu wykorzystania go. Jeśli jesteś zadowolony z wyniku, kliknij Dalej.

Dane można posortować, klikając tytuł każdej kolumny. Ta funkcja jest bardzo przydatna, jeśli musisz szybko wyszukać ogromną tablicę informacji.

Obraz zatytułowany Wyciszę scaloną krok 8

pięć. Wstaw pola z informacjami. Na następnej stronie paska zadań pojawi się monit o utworzenie dokumentu, jeśli nie zrobiłeś tego z wyprzedzeniem, i kilka opcji dodawania informacji o odbiorcom do dokumentu.

Dodawanie informacji odbywa się przez umieszczenie kursora do miejsca, w którym musisz dodać informacje i naciskając odpowiedni przycisk na pasku zadań.

Możesz usunąć powtarzające się pola danych, naciskając klawisz Usuń, jak regularne litery lub cyfry.

Zestaw parametrów zmienia się nieznacznie w zależności od tego, jaki rodzaj dokumentu tworzony. Biuro zapewnia wszystkie możliwe opcje korzystania z informacji dostarczonych przez Ciebie. Na przykład, jeśli utworzysz list biznesowy, zobaczysz opcje dodawania bloku adresowego, w tym nazwę, nazwę odbiorcy i pełny adres, starannie zorganizowany w kilku liniach.

Niektóre opcje zapewnią dodatkowe okno do wprowadzenia istotnych informacji.

Jeśli użyjesz parametru, nie można znaleźć odpowiednich informacji, kliknij przycisk "Zgodność w polu", aby dostarczyć informacje, na których z tych pól spełnia standardowe pole programu. Na przykład możesz pokazać program, który powinien użyć kategorii "Nazwa rodziny" w pliku danych, aby wypełnić nazwę "Nazwisko" w bloku adresu.

Aby użyć własnych pól, kliknij przycisk "Opcje dodatkowe". Zobaczysz utworzoną nazwę każdej kolumny, którą utworzyłeś i możesz go użyć zamiast standardowej nazwy.

Obraz zatytułowany Wyciszę scaloną krok 9

6. Sprawdź list utworzony. Funkcja scalania nie wskazuje informacji w polach podstawowych dokumentów, dopóki nie wydrukujesz dokumentu, ale Office ma funkcję podglądu, która umożliwia sprawdzenie, czy informacje są wyświetlane poprawnie zgodnie z lokalizacją pól w dokumencie. Użyj tej funkcji, dopóki nie upewniesz się, że wszystko jest w porządku z dokumentem.

Obraz zatytułowany Wyciszę scaloną krok 10

7. Ukończ połączenie. Ostatnia strona paska zadań informuje, że wszystkie bloki są na miejscu, a program jest gotowy do wydrukowania dokumentu. Każdy oddzielny drukowany dokument będzie zawierał oddzielny zestaw informacji. Program drukuje tak wiele przypadków dokumentu, ile ustawia informacje.

Jeśli chcesz edytować pojedyncze litery, możesz to zrobić, klikając link "Zmień części Części" na pasku zadań.

Metoda 3 z 3:

Scal do OpenOffice.Org

jeden. Utwórz bazę danych. W OpenOffice.Org zawsze wymaga bazy danych fuzji - jednak nadal możesz utworzyć bazę danych w formie arkusza kalkulacyjnego.

Otwórz menu Plik i wybierz opcję Nowa opcja pliku bazy danych.
W wyświetlonym oknie wybierz opcję "Połącz z istniejącą bazę danych". Z menu rozwijanego wybierz "Tabela sieci" i kliknij Dalej.
Na następnym ekranie wybierz plik kalkulacyjny, którego chcesz użyć. Możesz wybrać opcję ochrony bazy danych hasła, oznaczając odpowiednią opcję. Kliknij Następny.
Na tym ekranie możesz wybrać, czy chcesz zarejestrować bazę danych, aby uzyskać łatwy dostęp do niego w przyszłości lub otworzyć bazę danych do edycji. (Możesz edytować nowo utworzony arkusz kalkulacyjny). Kliknij Zakończ.

Upewnij się, że dałeś nazwę bazy danych, którą możesz łatwo zapamiętać.

Obraz zatytułowany Czy mail Scal Ceap 12

2. Dodaj swoje pola. Po powiązaniu informacji z bazą danych, zrozumiałe dla OpenOffice.Org, dalsze korzystanie z bazy danych będzie proste.

W menu Wstaw Wybierz pola, a następnie inne. Lub naciśnij CONTROL-F2.

W wyświetlonym oknie przejdź do karty bazy danych.

Kliknij przycisk "Przegląd" i znajdź utworzoną bazę danych.

Po wybraniu bazy danych pojawi się na liście za pomocą bazy danych nazwy "Wybierz" po prawej stronie okna.

Z listy "Wpisz" po lewej stronie okna wybierz "Pola Merge".

Kliknij ikonę + obok swojej bazy danych, a pojawi się plik kalkulacyjny. Kliknij na ikonę + obok niego, a zobaczysz nazwę pola, które wybrałeś podczas tworzenia tabeli.

Wybierz pola, które chcesz wstawić i kliknąć przycisk Wklej, aby umieścić pola w dokumencie podstawowym.

Nie zapomnij zlokalizować kursora w miejscu, w którym chcesz zlokalizować odpowiednie pole przed naciśnięciem przycisku Wstaw. W przeciwnym razie będziesz musiał wyciąć i włożyć pole we właściwym miejscu.

Jak w biurze pola tekstowe są jak listy i cyfry. Możesz przenieść je z miejscem i usunąć za pomocą klawisza Usuń.

Obraz zatytułowany Czy mail Scal Krok 13

3. Ukończ połączenie. Sprawdź pola w lokalizacji. Gdy wszystko jest gotowe, wydrukuj podstawowy dokument. Funkcja fuzji drukuje jedną kopię dokumentu dla każdego zestawu danych z wybranej bazy danych.

Rada

Programy słówowe często mają szablony do tworzenia dokumentów podstawowych.
Upewnij się, że podzieliłeś pola do oddzielnych warunków. Na przykład, dla nazwy możesz użyć tytułu uprzejmości (pana, pani, pana, pani), imię i nazwisko. Ponieważ są to trzy pola, użyj trzech różnych kolumn.