Jak zrobić scalanie mailingów w programie Microsoft Word

Połączenie to potężne narzędzie do pisania i wysyłania osobistych liter wielu odbiorców. Możesz także użyć go do tworzenia kopert lub naklejek z informacjami o każdym odbiorcy. Połączenie może importować dane z innego źródła, takie jak Excel, a następnie używać ich do wstawienia do wiadomości w zależności od określonych odbiorców.

Kroki

Część 1 z 3:

Dodawanie odbiorców

jeden. Połączenie jest funkcją przeznaczoną do tworzenia masowych wysyłek, a także koperty i naklejki z różnymi informacjami. Możesz zaimportować bazę danych odbiorcy lub wprowadzić je ręcznie, a następnie użyć tak zwanych "pól", aby automatycznie wypełnić informacje o każdym odbiorcy. Pozwala to na utworzenie jednego dokumentu, który możesz wysłać setki lub nawet tysiące osób.

Obraz zatytułowany Merge w Microsoft Word Krok 2

2. Utwórz tabelę z informacjami o odbiorcom (jeśli to konieczne). Możesz wprowadzić informacje o odbiorcom ręcznie, ale jeśli masz setki odbiorców, łatwiej jest utworzyć odpowiednią tabelę lub bazę danych.

Jak utworzyć stół w Excelu.

W sieci poszukaj informacji o tworzeniu bazy danych w dostępie.

Obraz zatytułowany Serge Microsoft Word Krok 3

3. Kliknij kartę Mailingup. Jeśli pracujesz w Word 2003 lub starszym, kliknij "Usługa" - "Litery i Mailings" - "Pokaż pasek narzędzi MERGE".

Obraz zatytułowany Merge w Microsoft Word Krok 4

cztery. Kliknij "Start Merge" i wybierz typ dokumentu (wiadomości e-mail, litery, koperty, naklejki i katalogi). Jeśli nie jesteś pewien, wybierz "Normalny dokument Word".

Wybieranie "Kopert", okno ustawień koperty zostanie otwarte, w którym można wybrać rozmiar i kolejność formatowania koperty.

Wybieranie "naklejki", okno "naklejki" otworzy się, w którym można wybrać typ i rozmiar naklejek.

Obraz zatytułowany Merge w Microsoft Word Krok 5

pięć. Kliknij "Wybierz odbiorców" i wybierz metodę dodawania odbiorców. Odbiorcy są najważniejszą częścią funkcji scalania, ponieważ pozwala wypełnić "pola" z informacjami o każdym odbiorcy. Możesz ręcznie wprowadzić odbiorców, przesyłaj tabelę lub bazę danych lub pobierać kontakty z programu Outlook.

Wybieranie "Wprowadź nową listę", nowe okno zostanie otwarte, w którym można wprowadzić informacje o każdym odbiorcy. Przydatne będzie, jeśli nie masz dostępu do tabeli z informacjami o odbiorcom, ale jest to bardzo wolna metoda wprowadzania danych. Możesz kliknąć przycisk "Ustawienia kolumn", aby utworzyć kolumny z odpowiednimi informacjami.

Wybór "Użyj istniejącej listy", Eksplorator Windows otworzy się, w którym można znaleźć plik z tabelą lub bazą danych. Możesz także kliknąć przycisk "Nowy źródło", aby połączyć się z serwerem SQL w Internecie.

Wybór "Wybierz Kontakty Outlook", Twoje kontakty są pobierane z programu Outlook (można zauważyć, które kontakty muszą zostać pobrane).

Część 2 z 3:

Tworzenie dokumentu

jeden. Utwórz dokument, który zwykle robisz (od podstaw lub szablonem). Zanim jest to ważne, aby wprowadzić dane odbiorcy, aby korzystać z odpowiednich "pól" podczas tworzenia dokumentu.

W sieci poszukaj informacji na temat pisania oficjalnego listu.
Jak zrobić dobry biuletyn.

Obraz zatytułowany Merge w Microsoft Word Krok 7

2. Naciśnij przycisk "Welcome String", aby utworzyć powitanie. Możesz użyć funkcji podglądu, aby zobaczyć, jak pozdrowienia wygląda na każdej instancji scalania.

Obraz zatytułowany Serge Microsoft Word Krok 8

3. Kliknij przycisk "Wstaw pole Merge" i wybierz pole, które chcesz wstawić do dokumentu. Podczas tworzenia dokumentów pole to zostanie zastąpione danymi z tabeli odbiorcy.

Na przykład, jeśli chcesz, aby dokument mógł wyświetlić nazwę i nazwisko odbiorcy, wybierz "Najpierw", naciśnij GAP, kliknij ponownie, kliknij przycisk "Wstaw pole pola", a następnie kliknij "Ostatni".

Możesz także użyć przycisku "Adresy", aby utworzyć koperty z adresem każdego odbiorcy. Wprowadź swój adres w linii wejściowej adresu nadawcy, a następnie naciśnij "Adresy" w linii adresowej odbiorcy.

Możesz wybrać dowolne pole zawierające dane odbiorcy. Upewnij się, że dotyczy to wszystkich odbiorców z listy, ponieważ puste pola będą spędzić do oczu.

Obraz zatytułowany Serge Microsoft Word Krok 9

cztery. Kliknij przycisk "Highlight Fields", aby podświetlić włożone pola i ułatwiają ich edycję.

Obraz zatytułowany Merge w Microsoft Word Krok 10

pięć. Kliknij przycisk "Wyświetl wyniki", aby zobaczyć, jak będzie wyglądał dokument. Na ekranie pojawi się dokument połączenia z informacjami o pierwszym odbiorcy.

Część 3 z 3:

Zakończenie fuzji

jeden. Sprawdź w nim dokument. Kliknij przycisk Błąd automatycznego punktu, aby Słowo skanował każdy dokument w scalaniu i upewniał się, że wszystkie pola są wypełnione odpowiednimi danymi odbiorcy. Program powiadomi Cię o każdej niespójności, którą możesz naprawić.

Obraz zatytułowany Merge w Microsoft Word Krok 12

2. Ukończ proces połączenia. Klikając "Znajdź i łączą", zostanie wyświetlone trzy opcje:

"Edycja indywidualnych dokumentów". Możesz zdefiniować edytowalne rekordy. Po tym nowy dokument zostanie utworzony przy każdym wpisie na osobnej stronie. Możesz je edytować ręcznie.

"Drukowanie dokumentów". Możesz zdefiniować wydrukowane rekordy. Po tym dokumenty zostaną wysłane do drukarki i wydrukowane.

"Wysyłanie dokumentów pocztą elektroniczną". Możesz wprowadzić obiekt literowy i wybierz pole zawierające adresy e-mail odbiorcy. Następnie możesz wysłać dystrybucję w trakcie. Należy pamiętać, że biuletyn zostanie zdeponowany, więc upewnij się, że wszystko jest w porządku.