Jak importować dane z programu Excel w dostępie: 8 kroków

Dostęp jest relacyjnym systemem zarządzania bazami danych, w której możesz importować jeden lub więcej tabel Excel i koordynować ich jednorodne elementy. Ponadto przy użyciu dostępu można zbierać i analizować dużą ilość danych, ponieważ jeden plik dostępu zawiera kilka tabel Excel. Ale najpierw musisz importować dane z programu Excel w dostępie - można to zrobić, wykonując kilka podstawowych działań.

Kroki

Część 1 z 3:

Przygotowanie do danych importowych z programu Excel w dostępie

jeden. Na komputerze Run Excel i Dostęp. Musisz kupić i pobierz Microsoft Office, który zawiera Excel i Access. Można to zrobić na oficjalnej stronie Microsoft.

Instalowanie pakietu Microsoft Office w systemie Windows, naciśnij "Początek" - "Wszystkie programy".
Kliknij "Microsoft Office" W menu otwiera się, wybierz "Dostęp" (lub "Przewyższać"). Najprawdopodobniej masz już tabelę Excel, którą pobrałeś lub otrzymałeś przez e-mail. Dzięki programowi Excel możesz otworzyć taki stół.

Obraz zatytułowany Importuj Excel w Dostęp Krok 2

2. Przed importowaniem danych w dostępie obsłużyć tabelę Excel. Bardzo ułatwia zadanie przesyłania danych z programu Excel w Dostęp. Istotą jest to, że w różnych tabelach, konkretne dane powinny mieć jeden format.

Aby rozpocząć, upewnij się, że pierwsza linia każdej importowanej tabeli zawiera nazwy (nagłówki) kolumn - nazwy powinny jasno scharakteryzować dane zarejestrowane w kolumnach. Na przykład, jeśli kolumna zawiera ludzi nazwiska, nazwij go "Rodziny". Dokładne nazwy ułatwiają proces dopasowywania nagłówków kolumn w różnych tabelach.

W dostępie można negocjować jednorodne elementy w dwóch i więcej tabelach programów Excel. Na przykład masz tabelę Excel z danymi wynagrodzeniami, która zawiera pełną nazwę (nazwisko, nazwa, patroniż), adresy i wynagrodzenie. Załóżmy, że chcesz porównać tę tabelę z inną tabelą, która zawiera darowizny na określonym projekcie (pełna nazwa, adresy i ilość darowizn). W dostępie można koordynować nagłówki kolumn w różnych tabelach. W naszym przykładzie zgodzisz się na nazwy kolumn z nazwami, aby dowiedzieć się, co ludzie są obecni w obu stołach.

Przeglądaj każdy stół Excel i upewnij się, że dane są wykonane w jednym formacie, w przeciwnym razie przetwarzaj tabelę, aby przynieść dane do jednego formatu. Takie podejście do formatu danych odzwierciedla słowo "relacyjne" (z relacji - zależność, komunikacja) w opisie dostępu. Na przykład, jeśli w tabeli wynagrodzenia w kolumnie "Pełne imię i nazwisko" Nazwy, nazwy i patroniżowe są wprowadzane i w tabeli darowizn w kolumnie "Pełne imię i nazwisko" - tylko nazwiska i nazwiska, a następnie dostęp nie bierze pod uwagę tych kolumn z jednorodnym (to znaczy, nie będzie w stanie na nich zgodzić). Dlatego to samo powinny być nazwiskami kolumn, a format danych zawartych w tych kolumnach.

Obraz zatytułowany Importuj Excel do dostępu Krok 3

3. Podziel Dane w kolumnach Tabeli Excel. Aby elementy munduru programu Excel (importowanie ich w dostępie), podziel informacje w odpowiednich kolumnach.

Na przykład można umieścić nazwę w jednej kolumnie, nazwa - w drugim i patroniżowym - w trzecim. W ten sam sposób wykonaj odpowiednią kolumnę w drugiej tabeli. Teraz w dostępie możesz zgodzić się na przykład, nazwiska z jednego stołu z nazwiskami z drugiej i znajdzie ludzi, którzy są obecni w obu stołach.

Aby podzielić dane w kolumnie Excel, wybierz żądaną kolumnę. Na pasku narzędzi kliknij "Dane". Następnie kliknij "Tekst według kolumn". Zaleca się wybranie opcji "Z separatorem". Następnie kliknij "Dalej".

Obraz zatytułowany Importuj Excel do dostępu Krok 4

cztery. Aby podzielić dane znajdujące się w jednej kolumnie, postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora tekstu. Wykonaj następujące kroki:

Wybierz symbol separatora między danymi. Pamiętaj, że informacje wymienione w komórce są podzielone przez jakiś symbol. Z reguły taki symbol jest luką, przecinkiem lub punktem przecinkiem. W przytłaczającej większości przypadków informacje są podzielone przez przestrzeń. Na przykład wprowadzane są następujące informacje do komórki: Ivanov Ivan Ivanovich. Tutaj nazwisko jest oddzielone w imieniu pustego, a nazwa jest oddzielona od drugiego imienia. W takim przypadku w oknie Kreatora tekstu wybierz opcję "Przestrzeń".

Kliknij "Dalej". Następnie kliknij "Gotowy". Kolumna z komórką "Ivanov Ivan Ivanovich" podzielić na trzy kolumny. Teraz możesz przypisać nazwę do każdej z trzech nowych kolumn, to znaczy, zadzwoń do nich jako "Nazwisko", "Nazwa", "drugie imię". Przed dzieleniem informacji na prawo od wspólnej kolumny włóż kilka pustych kolumn, dzięki czemu program Excel przynosi do nich oddzielone dane (a nie w kolejnych kolumnach z innymi danymi).

Część 2 z 3:

Importuj dane z programu Excel w dostępie

jeden. Uruchom dostęp. Aby to zrobić kliknięcie "Początek" - "Microsoft Office" - "Dostęp Microsoft". Aby zaimportować dane z Excel, utwórz nową bazę danych dostępu.

Aby utworzyć bazę danych w oknie programu dostępu, kliknij przycisk "Nowa baza danych".
Jeśli chcesz, ustaw nazwę utworzoną przez bazę danych. Następnie kliknij "Stwórz".

Obraz zatytułowany Importuj Excel do dostępu Krok 6

2. Importuj tabelę Excel w dostępie. Teraz możesz importować dane z jednego lub więcej tabel Excel w dostępie.

Na pasku narzędzi (w oknie programu dostępu) Kliknij "Dane zewnętrzne". W niektórych wersjach dostępu na pasku narzędzi kliknij "Plik" - "Dane zewnętrzne".

W rozdziale "Nazwa pliku" Kliknij "Przegląd", Aby znaleźć żądany stół Excel.

Sprawdź opcję "Importuj dane źródłowe do nowej tabeli w bieżącej bazy danych" (Ta opcja jest domyślnie aktywowana).

Znalezienie żądanej tabeli, kliknij go. Następnie kliknij "DOBRZE". Wizard importu Excel Import Import otworzy się w dostępie.

Część 3 z 3:

Korzystanie z kreatora importu danych

jeden. Postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora importu danych. Należy to zrobić, aby zakończyć proces importowy programu Excel.

Wybierz listę w tabeli Excel, dane, z których chcesz zaimportować, aby uzyskać dostęp do. Czasami jest bardzo łatwe, ponieważ tabela zawiera tylko jeden arkusz. Ale czasami jeden stół Excel zawiera wiele arkuszy, których zakładki są wyświetlane na dole okna programu Excel. W tym przypadku należy określić określony arkusz. Następnie kliknij "Dalej".
Wyświetlane jest okno z pytaniem, czy pierwszy ciąg nagłówka stołu zawiera. Oto mając na uwadze nazwy charakteryzujące dane w każdej kolumnie (na przykład, nazwisko, adres, ilość wynagrodzenia i tak dalej). Idealnie, jeśli przed przetworzeniem tabeli Excel, aby pierwsza linia zawiera ściśle zdefiniowane nazwy kolumn, w tym przypadku sprawdzić opcję, którą pierwsza linia zawiera nagłówki kolumn. Następnie kliknij "Dalej".
Jeśli w pierwszej linii nie ma tytułów kolumn, okno, które się otwiera, zostanie wyświetlone pytanie, czy chcesz rozwiązać nazwy "Wybór" (W dostępie "pola" Zrozumieć nagłówki kolumn). Jeśli wcześniej nie wprowadziłeś nazwisk kolumn, zrób to teraz.

Obraz zatytułowany Importuj Excel w Dostęp Krok 8

2. Kompletny import danych. Wyszedłeś do wykonania tylko kilku działań. W oknie otwiera się, określ klucz podstawowy (jeśli chcesz).

Możesz, ale nie zobowiązany do tego. Klucz podstawowy to unikalny numer przypisany do każdej linii z danymi - może być przydatne podczas sortowania danych. Następnie kliknij "Dalej".

Nazwa domyślna zostanie wyświetlona w ostatnim oknie. Możesz zmienić nazwę tabeli Excel (po zakończeniu importu, zostanie wyświetlony jako tabela dostępowa po lewej stronie ekranu).

Kliknij "Import", A następnie kliknij "Blisko". Tabela pojawi się po lewej stronie ekranu, oznacza to, że jest całkowicie importowany do dostępu.

Jeśli chcesz dopasować kilka baz danych, wykonaj powyższe działania, aby zaimportować jedną lub więcej dodatkowych tabel Excel. Teraz możesz rozpocząć negocjowanie danych w dostępie.

Ostrzeżenie

Należy pamiętać, że jeśli wersja Excel, w której utworzono tabelę, różni się od wersji dostępu, możesz napotkać problemy podczas importowania danych.
Powtórz ponownie: Przetwarzaj stół Excel przed importowaniem danych. Oznacza to, że zwracaj uwagę na format danych, z którym zamierzasz pracować.
Zrób kopię tabeli źródłowej, aby w skrajnych przypadkach możesz ponownie zaimportować dane.
W dostępie można zaimportować nie więcej niż 255 kolumn.