Jak archiwizować dokumenty: 6 kroków (z ilustracjami)

Archiwizacja jest jednym ze sposobów przechowywania informacji w formie elektronicznej. Wiele organizacji każdego dnia konwertuje tekst na papierze w formacie cyfrowym, aby zwiększyć żywotność dokumentów. W połączeniu z ogromną ilością danych wygenerowanych przez komputera, oznacza, że znaczenie dokumentów archiwizacji tylko wzrośnie. Jeśli wiesz, jak archiwizować dokumenty, możesz zwolnić przestrzeń, że komputer przetwarza aktualne dokumenty bardziej wydajnie.

Kroki

jeden. Archiwizacja dokumentów do pliku ZIP. Bardzo wygodny sposób na ważne, ale rzadko używane pliki, ponieważ pliki ZIP zmniejszają przestrzeń zajmowaną przez dysk twardy.

Po prostu podświetl pliki, które chcesz przekonwertować na format ZIP.
Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz "Wyślij".
Wysyłasz pliki do" Skompresowany folder zip".
Sprawdź, czy wszystkie pliki są tam naprawdę, klikając dwukrotnie folder ZIP. Jeśli tak, możesz usunąć pliki źródłowe.

Obraz zatytułowany dokumenty archiwum Krok 2

2. Nagrywaj dokumenty dla oddzielnych mediów. Popularna opcja dla archiwacji cyfrowej - zewnętrzna taśma magnetyczna, zewnętrzne dyski twarde lub dyski flash.

Obraz zatytułowany dokumenty archiwum Krok 3

3. Zrób kopię zapasową dokumentów na płycie CD lub DVD, jeśli masz rejestrator CD lub DVD. Kopie kopii zapasowej są jednak kolejnym sposobem archiwizacji, prawdopodobnie znasz tę metodę pod inną nazwą - nagrywanie. Na przykład, Windows wykorzystuje formaty "System plików na żywo" i "opanowanych" (lepiej w przypadku kompatybilności z innymi urządzeniami), aby skopiować pliki na CD lub DVD.

Włóż nagrywalną płytę CD lub DVD do napędu lub nagrywarki DVD komputera dla systemu plików na żywo.

Po wyświetleniu okna dialogowego kliknij "Zapisz pliki na dysk z danymi".

Wprowadź nazwę dysku, a następnie kliknij "Dalej".

Poczekaj, aż pojawi się pusty folder dysku. Oznacza to, że dysk jest sformatowany i gotowy do kopiowania plików.

Otwórz folder z dokumentami, które chcesz archiwizować i przeciągnąć pliki do pustego folderu dysku.

Aby uzyskać opanowany format, włóż nagrywalną płytę CD lub DVD do napędu lub nagrywarki DVD komputera.

Po pojawi się okno dialogowe kliknij "Nagraj pliki na dysk danych".

Wprowadź nazwę dysku i kliknij "Pokaż opcje formatowania".

Wybierz "Opanowane" i kliknij "Dalej".

Poczekaj, aż pojawi się pusty folder dysku. Oznacza to, że dysk jest sformatowany i gotowy do kopiowania plików.

Otwórz folder z dokumentami, które chcesz archiwizować i przeciągnąć pliki w pustym folderze dysku.

Obraz zatytułowany dokumenty archiwum Krok 4

cztery. Wyślij dokumenty do przechowywania zewnętrznego.

Oprócz funkcjonowania jako miejsca do plików archiwalnych, bezpiecznie zdalnego przechowywania chroni informacje przed wypadkiem, takimi jak pożar i uszkodzenie dysku twardego.

Dzięki tej liczbie firm oferujących tę usługę, należy skontaktować się bezpośrednio z firmą, aby wyjaśnić, jak działają, a jakie gwarancje są zawarte w zdalnej archiwizacji dokumentów.

Obraz zatytułowany dokumenty archiwum Krok 5

pięć. Użyj oprogramowania do archiwizacji cyfrowej.

Jedną z najbardziej znanych metod zapisywania wyglądu dokumentu jest utworzenie pliku PDF. Oferowany Adobe, znany jako Adobe Acrobat, ułatwia konwertowanie dokumentów do formatu PDF z różnych programów. Istnieje również kilka darmowych programów, które mogą tworzyć te pliki.

Przyszłe wersje programu Adobe Software będą zgodne z dokumentami wcześniejszych wersji.

Ponadto czytnik dokumentów PDF można pobrać za darmo z witryny Adobe.

Obraz zatytułowany dokumenty archiwum Krok 6

6. Bądź świadomy najnowszych technologii w dziedzinie dokumentów archiwizacji. Jak już dziś ma być przestarzały jutro. Dlatego problemy są możliwe podczas przesyłania plików archiwum do nowego systemu.

Rada

Pliki archiwum katalogów, aby Ty lub inni ludzie mogli szybko znaleźć niezbędne dokumenty. Najłatwiej jest dołączyć do nazwy pliku lub folderu, nazwa i daty. Na przykład, jeśli archiwizujesz raporty biznesowe, możesz zadzwonić do folderu "plik biznesowy 1 kwartał 1997". W większych systemach do klasyfikacji archiwów stosuje się metadane.
Inny powód do plików archiwalnych - wymogi prawne, które wymagają przechowywania informacji.

Ostrzeżenie

Istniejące niebezpieczeństwo - ryzyko uszkodzenia pliku. Upewnij się, że używasz dobrze sprawdzonego systemu, aby utworzyć kopię zapasową informacji.
Dane multimedialne są często związane z pewnym sprzętem lub oprogramowaniem, w wyniku których mogą nie być dostępne poza określonymi systemami.
Jeśli system nie wystąpi do dokumentów archiwalnych, może to prowadzić do niezamierzonej utraty plików, zwłaszcza jeśli zostały omyłkowo usuwane.

Czego potrzebujesz

Oddzielny system pamięci, jeśli chcesz archiwizować dokumenty do innego medium.