Jak przechowywać dokumenty (z ilustracjami)

Przechowywanie lub archiwizacja, informacje są najważniejszą częścią w zarządzaniu przedsiębiorstwem lub organizacją biurową. Każda instytucja, podobnie jak osoba, może być przydatna do opracowania stabilnego ujednoliconego systemu przechowywania informacji na komputerze lub w szafie dokumentów. Korzystając z metod przechowywania strukturalnych, zaoszczędzisz swój czas i umieścić na pulpicie.

Kroki

Metoda 1 z 2:

Przechowywanie dokumentów papierowych

jeden. Kup biurko do przechowywania dokumentów i plików. Będziesz potrzebować miejsca do przechowywania, gdzie pasują wszystkie niezbędne dokumenty. Jeśli nie możesz pozwolić sobie na najnowsze nowoczesne biurko do dokumentów, odwiedź sklepy z klasami ekonomicznymi lub używać ex-jedzenia mebli.

2. Systematyzuj system pamięci. Musisz utworzyć znormalizowaną procedurę wprowadzania i przechowywania dokumentów, do których wszyscy użytkownicy będą śledzić. Wpisz instrukcje i powiesić je w widocznym miejscu, aby każdy mógł znaleźć niezbędny dokument.

3. Umieść datę we wszystkich przechowywanych dokumentach. Gdy tylko pojawi się nowy dokument, musisz ustawić datę ręcznie lub pieczęć w tym samym miejscu. Spędź czas na pisanie dat na wcześniejszych dokumentach, aby przynieść wszystko w porządku.

cztery. Kup wiele folderów. Podziel swoje dokumenty dla projektów lub podkategorii projektów. Z czasem może być konieczne rozbicie wielu projektów z dużą ilością informacji.

pięć. Zachowaj aktualne i zakończone projekty w różnych przedziałach. Jeśli w biurku znajduje się kilka poziomów do przechowywania dokumentów, na górze można wykorzystać do obecnych projektów, a dno - dla wykonawczym.

6. Użyj koloru, aby sklasyfikować pliki. Foldery są sprzedawane w różnych kolorach. Dla każdego projektu pracujesz, kup inny folder kolorów. Na przykład wszystkie dokumenty finansowe mogą znajdować się w niebieskim folderze, a wszystkie dokumenty projektowe mogą być w różowym folderze.

7. Umieść etykiety na folderach. Większość folderów biurowych ma plastikowe etykiety i miejsca do napisów. Użyj ich, aby natychmiast znaleźć to, czego potrzebujesz, gdy otwierasz tabelę do dokumentów.

osiem. Umieść nowe dokumenty z góry. Zachowaj je w porządku chronologicznym, aby stare były tylne. Zaoszczędzi Ci czas, kiedy musisz znaleźć dokument.

dziewięć. Spróbuj składać dokumenty według dnia tygodnia. Jeśli masz dużo dokumentów na papierze, kup co najmniej siedem folderów, których można użyć w ciągu tygodnia. Umieść dokumenty, których potrzebujesz na tydzień, aby podkreślić, czego potrzebujesz każdego dnia.

Dokumenty, które nie zostały przetworzone już dziś, umieszczone w folderze jutra, jeśli potrzebujesz.

10. Nie używaj pulpitu jako miejsca przechowywania dokumentów. Ponieważ masz foldery z aktualnymi projektami, powinieneś umieścić w nich ważne dokumenty. Tracisz mniej gazet, jeśli są we właściwym miejscu.

jedenaście. Wyrzuć niepotrzebne dokumenty. Jednym z elementów dobrego systemu przechowywania dokumentów jest rzucane lub szlifowanie niepotrzebnych dokumentów. Zmniejszasz więc ilość przechowywanej dokumentacji, a łatwiej będzie znaleźć inne artykuły.

12. Jeśli kody są już używane w biurze, opracuj cyfrowy lub zakodowany system przechowywania dokumentów. Może to być świetny sposób na korzystanie z specjalnych informacji do dokładniejszego przechowywania dokumentów.

13. Pomyśl o przełączeniu na elektroniczny system pamięci, jeśli masz mało dokumentów w papierze, ale dużo w elektronicznym. Niektóre dokumenty, na przykład, kontrole, z wysypem czasu, więc lepiej przechowywać je w formie elektronicznej.

Przejdź do następującej metody, aby dowiedzieć się, jak przełączyć się na elektroniczny system magazynowania.

czternaście. Zachowaj wszystkie rodzaje dokumentów. Zamiast usunąć oddzielne sekcje na płytach, dyski flash, foldery i ulotki, przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów razem, jeśli odnoszą się do jednego projektu lub tematu.

Metoda 2 z 2:

Przechowywanie dokumentów elektronicznych

jeden. Przed utworzeniem głównej bazy danych dokumentów utwórz kopię zapasową. Najważniejsze w magazynowaniu dokumentów elektronicznych jest zapisywanie wszystkich plików, jeśli uszkodzony zostanie uruchomiony dysk twardy, zostanie uruchomiony komputer lub hasło zostanie utracone. Kup przenośny dysk lub system pamięci masowej.

Najlepiej jest utworzyć dwie bazy danych pamięci masowej dokumentów. Jeśli nie używasz dokumentów na dokumentach, lepiej mieć zarówno lokalną, jak i zdalną bazę kopii zapasową, jeśli coś dzieje się z biurem lub komputerem.

2. Każdego dnia zaktualizuj system magazynowania kopii zapasowej dla całego komputera i / lub strony internetowej. Ci, którzy dnia ładują wiele informacji, musisz dokonać danych w systemie kopii zapasowej co godzinę.

3. Kup skaner, który może być podłączony do komputera. Zeskanuj każdy nowy ważny dokument, utwórz wersję elektroniczną i umieść ją w elektronicznej bazie danych. Jeśli chcesz zapisać dużą liczbę dokumentów w formie elektronicznej, kupić skaner z automatycznym podajnikiem dokumentów i programem, aby zapisać dokumenty, aby zaoszczędzić czas.

cztery. Zachowaj hasło z elektronicznej bazy danych w bezpiecznym miejscu. Pamiętaj, że bezpieczniejszy napisz go na liściu papieru i umieścić go w portfelu lub na stole, jak przechowywać go w dokumencie komputerowym. Więcej szans, że haker wejdzie do komputera niż w biurze.

pięć. Zdecyduj, czy chcesz używać oprogramowania, czy nie. Jeśli chcesz bezpośrednio zarządzać wszystkimi plikami, należy utworzyć i usprawnić foldery i podfoldery na dysku twardym komputera. Jeśli chcesz użyć z góry określonego systemu zarządzania dokumentami, kup program do skanowania i organizowania dokumentów z rozpoznawaniem symbolu optycznego.

Funkcja rozpoznawania optycznego jest możliwość znalezienia utworzonych dokumentów. Komputer może odczytywać dokumenty po wprowadzeniu terminów wyszukiwania w programie.

Systemy z optycznym rozpoznawaniem znaków pozwolą Ci wyszukać dokumenty za pomocą słów, które mogą być w nich, takie jak nazwa sklepu lub napisów.

6. Utwórz standardowy system nazwy dokumentu. Każdy dokument jest nazywany w ten sam sposób, w tym przedmiot, data i inne ważne informacje. Na przykład sprawdzenie należy wskazać na czeku, datę i zakupionym produkcie.

7. Ułóż foldery i podfoldery. Jeśli używasz folderów do przechowywania danych zamiast systemu zarządzania dokumentami, musisz je podzielić według dat, przedmiotów lub projektów. Utwórz nową podklasę folderów, aby usprawnić te, w których zbyt wiele dokumentów.

osiem. Nie szukaj pokusy, aby zapisać pliki na pulpicie. Gdy tylko pobierasz dokumenty, nazwij je zgodnie z zasadami nazwy i natychmiast umieszczają je we właściwym miejscu, aby ułatwić je znaleźć.

dziewięć. Dowiedz się i korzystaj z programów, które są odpowiednie do systemu operacyjnego. Na komputerach Apple często używane pliki są oznaczone różnymi kolorami. Zarówno w Apple, jak iw oknach są często zapisywane kopie zapasowe i historię wyszukiwania.

Czego potrzebujesz

Tabela przechowywania dokumentów
Foldery różnych kolorów
Etykiety
Instrukcje dotyczące klasyfikacji dokumentów (na papierze lub formie elektronicznej)
Przenośny dysk
Skaner