Jak przechowywać dokumenty
Przechowywanie lub archiwizacja, informacje są najważniejszą częścią w zarządzaniu przedsiębiorstwem lub organizacją biurową. Każda instytucja, podobnie jak osoba, może być przydatna do opracowania stabilnego ujednoliconego systemu przechowywania informacji na komputerze lub w szafie dokumentów. Korzystając z metod przechowywania strukturalnych, zaoszczędzisz swój czas i umieścić na pulpicie.
Kroki
Metoda 1 z 2:
Przechowywanie dokumentów papierowychjeden. Kup biurko do przechowywania dokumentów i plików. Będziesz potrzebować miejsca do przechowywania, gdzie pasują wszystkie niezbędne dokumenty. Jeśli nie możesz pozwolić sobie na najnowsze nowoczesne biurko do dokumentów, odwiedź sklepy z klasami ekonomicznymi lub używać ex-jedzenia mebli.
![Obraz zatytułowany Krok 2](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_2.jpg)
2. Systematyzuj system pamięci. Musisz utworzyć znormalizowaną procedurę wprowadzania i przechowywania dokumentów, do których wszyscy użytkownicy będą śledzić. Wpisz instrukcje i powiesić je w widocznym miejscu, aby każdy mógł znaleźć niezbędny dokument.
![Obraz zatytułowany Krok 3](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_3.jpg)
3. Umieść datę we wszystkich przechowywanych dokumentach. Gdy tylko pojawi się nowy dokument, musisz ustawić datę ręcznie lub pieczęć w tym samym miejscu. Spędź czas na pisanie dat na wcześniejszych dokumentach, aby przynieść wszystko w porządku.
![Obraz zatytułowany Plik krok 4](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_4.jpg)
cztery. Kup wiele folderów. Podziel swoje dokumenty dla projektów lub podkategorii projektów. Z czasem może być konieczne rozbicie wielu projektów z dużą ilością informacji.
![Obraz zatytułowany Plik krok 5](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_5.jpg)
pięć. Zachowaj aktualne i zakończone projekty w różnych przedziałach. Jeśli w biurku znajduje się kilka poziomów do przechowywania dokumentów, na górze można wykorzystać do obecnych projektów, a dno - dla wykonawczym.
![Obraz zatytułowany Plik krok 6](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_6.jpg)
6. Użyj koloru, aby sklasyfikować pliki. Foldery są sprzedawane w różnych kolorach. Dla każdego projektu pracujesz, kup inny folder kolorów. Na przykład wszystkie dokumenty finansowe mogą znajdować się w niebieskim folderze, a wszystkie dokumenty projektowe mogą być w różowym folderze.
![Obraz zatytułowany Krok 7](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_7.jpg)
7. Umieść etykiety na folderach. Większość folderów biurowych ma plastikowe etykiety i miejsca do napisów. Użyj ich, aby natychmiast znaleźć to, czego potrzebujesz, gdy otwierasz tabelę do dokumentów.
![Obraz zatytułowany Plik krok 8](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_8.jpg)
osiem. Umieść nowe dokumenty z góry. Zachowaj je w porządku chronologicznym, aby stare były tylne. Zaoszczędzi Ci czas, kiedy musisz znaleźć dokument.
![Obraz zatytułowany Plik krok 9](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_9.jpg)
dziewięć. Spróbuj składać dokumenty według dnia tygodnia. Jeśli masz dużo dokumentów na papierze, kup co najmniej siedem folderów, których można użyć w ciągu tygodnia. Umieść dokumenty, których potrzebujesz na tydzień, aby podkreślić, czego potrzebujesz każdego dnia.
![Obraz zatytułowany Plik krok 10](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_10.jpg)
10. Nie używaj pulpitu jako miejsca przechowywania dokumentów. Ponieważ masz foldery z aktualnymi projektami, powinieneś umieścić w nich ważne dokumenty. Tracisz mniej gazet, jeśli są we właściwym miejscu.
![Obraz zatytułowany Krok 11](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_11.jpg)
jedenaście. Wyrzuć niepotrzebne dokumenty. Jednym z elementów dobrego systemu przechowywania dokumentów jest rzucane lub szlifowanie niepotrzebnych dokumentów. Zmniejszasz więc ilość przechowywanej dokumentacji, a łatwiej będzie znaleźć inne artykuły.
![Obraz zatytułowany Krok 12](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_12.jpg)
12. Jeśli kody są już używane w biurze, opracuj cyfrowy lub zakodowany system przechowywania dokumentów. Może to być świetny sposób na korzystanie z specjalnych informacji do dokładniejszego przechowywania dokumentów.
![Obraz zatytułowany Krok 13](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_13.jpg)
13. Pomyśl o przełączeniu na elektroniczny system pamięci, jeśli masz mało dokumentów w papierze, ale dużo w elektronicznym. Niektóre dokumenty, na przykład, kontrole, z wysypem czasu, więc lepiej przechowywać je w formie elektronicznej.
![Obraz zatytułowany Krok 14](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_14.jpg)
czternaście. Zachowaj wszystkie rodzaje dokumentów. Zamiast usunąć oddzielne sekcje na płytach, dyski flash, foldery i ulotki, przechowywać wszystkie rodzaje dokumentów razem, jeśli odnoszą się do jednego projektu lub tematu.
Metoda 2 z 2:
Przechowywanie dokumentów elektronicznychjeden. Przed utworzeniem głównej bazy danych dokumentów utwórz kopię zapasową. Najważniejsze w magazynowaniu dokumentów elektronicznych jest zapisywanie wszystkich plików, jeśli uszkodzony zostanie uruchomiony dysk twardy, zostanie uruchomiony komputer lub hasło zostanie utracone. Kup przenośny dysk lub system pamięci masowej.
- Najlepiej jest utworzyć dwie bazy danych pamięci masowej dokumentów. Jeśli nie używasz dokumentów na dokumentach, lepiej mieć zarówno lokalną, jak i zdalną bazę kopii zapasową, jeśli coś dzieje się z biurem lub komputerem.
![Obraz zatytułowany 5346980 16](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_16.jpg)
2. Każdego dnia zaktualizuj system magazynowania kopii zapasowej dla całego komputera i / lub strony internetowej. Ci, którzy dnia ładują wiele informacji, musisz dokonać danych w systemie kopii zapasowej co godzinę.
![Obraz zatytułowany 5346980 17](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_17.jpg)
3. Kup skaner, który może być podłączony do komputera. Zeskanuj każdy nowy ważny dokument, utwórz wersję elektroniczną i umieść ją w elektronicznej bazie danych. Jeśli chcesz zapisać dużą liczbę dokumentów w formie elektronicznej, kupić skaner z automatycznym podajnikiem dokumentów i programem, aby zapisać dokumenty, aby zaoszczędzić czas.
![Obraz zatytułowany 5346980 18](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_18.jpg)
cztery. Zachowaj hasło z elektronicznej bazy danych w bezpiecznym miejscu. Pamiętaj, że bezpieczniejszy napisz go na liściu papieru i umieścić go w portfelu lub na stole, jak przechowywać go w dokumencie komputerowym. Więcej szans, że haker wejdzie do komputera niż w biurze.
![Obraz zatytułowany 5346980 19](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_19.jpg)
pięć. Zdecyduj, czy chcesz używać oprogramowania, czy nie. Jeśli chcesz bezpośrednio zarządzać wszystkimi plikami, należy utworzyć i usprawnić foldery i podfoldery na dysku twardym komputera. Jeśli chcesz użyć z góry określonego systemu zarządzania dokumentami, kup program do skanowania i organizowania dokumentów z rozpoznawaniem symbolu optycznego.
![Obraz zatytułowany 5346980 20](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_20.jpg)
6. Utwórz standardowy system nazwy dokumentu. Każdy dokument jest nazywany w ten sam sposób, w tym przedmiot, data i inne ważne informacje. Na przykład sprawdzenie należy wskazać na czeku, datę i zakupionym produkcie.
![Obraz zatytułowany 5346980 21](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_21.jpg)
7. Ułóż foldery i podfoldery. Jeśli używasz folderów do przechowywania danych zamiast systemu zarządzania dokumentami, musisz je podzielić według dat, przedmiotów lub projektów. Utwórz nową podklasę folderów, aby usprawnić te, w których zbyt wiele dokumentów.
![Obraz zatytułowany 5346980 22](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_22.jpg)
osiem. Nie szukaj pokusy, aby zapisać pliki na pulpicie. Gdy tylko pobierasz dokumenty, nazwij je zgodnie z zasadami nazwy i natychmiast umieszczają je we właściwym miejscu, aby ułatwić je znaleźć.
![Obraz zatytułowany 5346980 23](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-hranit-dokumenty_23.jpg)
dziewięć. Dowiedz się i korzystaj z programów, które są odpowiednie do systemu operacyjnego. Na komputerach Apple często używane pliki są oznaczone różnymi kolorami. Zarówno w Apple, jak iw oknach są często zapisywane kopie zapasowe i historię wyszukiwania.
Czego potrzebujesz
- Tabela przechowywania dokumentów
- Foldery różnych kolorów
- Etykiety
- Instrukcje dotyczące klasyfikacji dokumentów (na papierze lub formie elektronicznej)
- Przenośny dysk
- Skaner