Jak napisać list biznesowy do swoich klientów: 10 kroków

Jeśli masz własną firmę, prawdopodobnie będziesz musiał pisać litery biznesowe dla naszych klientów. Cele mogą być inne: powiadomienie o nowych wydarzeniach lub warunkach, odpowiedzi na reklamacje klientów z firmy. Niezależnie od przyczyny pisma ważne jest, aby zawsze zachować profesjonalny ton i styl biznesowy.

Kroki

Część 1 z 2:

Format listu biznesowego

jeden. Użyj profesjonalnego kapelusza. List biznesu przedstawia Twoją firmę. W tym względzie list musi mieć odpowiedni widok. Nie zapomnij również korzystać z logo firmy lub marki.

Możesz utworzyć czapkę literową za pomocą gotowych szablonów kolorów Microsoft Word. Użyj prawdziwej logo firmy lub marki.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy Krok 2

2. Otwórz edytor tekstu. Wszystkie litery biznesowe firmy powinny być zawsze drukowane na komputerze.

Utwórz nowy dokument i ustaw pola 2,54 centymetrów.

Użyj czcionki z serifami jak Times New Roman, Georgia lub Arial. Tak więc rozmiar czcionki powinien być nie więcej niż 12, ale nie mniej niż 10. Rodzaj lub rozmiar czcionki nie powinien mieć złego wpływu na czytelność.

Użyj pojedynczego interwału firmy.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy Krok 3

3. Dostosuj kształt bloku. Block Form - Najczęstszy format listów biznesowych. Ponadto łatwiej jest skonfigurować i śledzić. Każda pozycja jest wyrównana do lewej krawędzi i jest oddzielona jednym przedziałem. Aby od góry strony następujące elementy powinny obejmować:

Dzisiejsza data lub data wysyłania listów. Nie zapomnij określić daty, ponieważ służy do uwzględnienia nadawcy i odbiorcy, a także w celach prawnych. Określ dokładną datę.

Adres nadawcy. To twój adres w standardowym formacie. Jeśli twój adres jest już określony w nagłówku Lettera, ten krok może być pominięty.

Adres wychodzący. Określ nazwę i adres odbiorcy litery. Możesz użyć odwołania "Mr." lub "Madam". Więc jeśli Nina Serov jest odbiorcą, możesz napisać jako "Pani Nina Serov" i "Nina Serov".

Powitanie. Możesz napisać "Drogi Pani Serowi" lub "Drogi Nina Serov". Jeśli nie jesteś pewien, kto czytaj list, napisz "Drogi Panie". Jest inna opcja "dla uwagi wszystkich zainteresowanych stron", ale należy go pozostawić do skrajnego przypadku, jeśli adresat jest nieznany.

Podstawowa część litery. Ta część zostanie zweryfikowana bardziej szczegółowo w następnej sekcji.

Ostatnia część i podpis. Napisz: "Pozdrawiam", - lub: "Najlepsze życzenia".

Część 2 z 2:

Jak napisać list biznesowy

jeden. Określ odbiorców docelowej. Ton literowy musi zawsze pozostać profesjonalny, niezależnie od publiczności, ale wybór słów i środków językowych zależy od adresata listu. Jeśli litera jest przeznaczona dla Departamentu Personalnego innej firmy, należy użyć bardziej oficjalnego języka. Skontaktuj się z konkretnym klientem, możesz uciekać się do nieformalnego i prostego języka.

Pozwoli to uniknąć nieporozumień. Nie używaj warunków niezrozumiałego dla czytelnika. Na przykład klienci mogą nie znać skrótów używanych do programu kosmicznego w Twojej firmie, więc nie używaj ich w liście.
Najważniejszą zasadą list biznesu - tekst powinien być jasny, zwięzły i uprzejmy.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy Krok 5

2. Określ cel listu w pierwszej linii. Pomyśl o celu. Chcesz powiedzieć nowy adres biurowy? Przypomnij klientowi o długach? Udziel odpowiedź na skargę?Pamiętaj o tym, kiedy musisz złożyć ofertę pierwszej litery. Nie używaj rozmytych sformułowania i natychmiast przejdź do dołu.

Napisz pierwszą osobę, jeśli wyrażasz swoją opinię jako właściciela firmy. Napisz z drugiej osoby, jeśli włączyłeś nazwę firmy lub organizacji.

Użyj jednoznacznego oświadczenia, takiego jak: "Niniejszym informowanie", - lub: "Niniejszym chcemy znać następujące informacje". Pisz z pierwszej osoby, jeśli skontaktujesz się z właścicielem firmy: "Chcę się z tobą skontaktować" - lub: "Niedawno mnie znany ..., Dlatego chciałbym ... ".

Na przykład, ty (właściciel firmy) chce poinformować Ninę Serovoy o długu w ciągu jednego miesiąca. Zacznij literę taką: "Chcę poinformować, że od marca 2015 r. Jest zadłużenie na koncie".

Jeśli jesteś pracownikiem firmy i odpowiedz na skargę klienta na temat programu kosmicznego Twojej firmy, a następnie zacznij tak: "Otrzymaliśmy Twoje uwagi dotyczące naszego programu kolonizacji Marsa".

Czasami musisz poinformować czytelnika, że wygrał w konkursie lub otrzymał miejsce w instytucji edukacyjnej. Zacznij więc: "Cieszę się, że poinformuję ...", - lub: "Chętnie zgłaszam ...".

Jeśli chcesz poinformować nieprzyjemne wiadomości, zacznij od takiej frazy: "Informujemy Cię ..." - lub: "Po starannej rozważaniu, zdecydowano ...".

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy Krok 6

3. Użyj prawidłowego zastawu. W oficjalnej mowie jest często używany trwały depozyt, ale może złożyć tekst listu przez monotonny lub niezrozumiały. Rzeczywista depozyt umożliwia przesyłanie informacji do decydującego tonu.

Przykładem zastawu cierpiącego: "Jakie kroki mogą zostać podjęte?"W takim przypadku kroki nie są wykonawcą działania, ale doświadcza.

Przykład ważnego zastawu: "Jakie kroki możemy zrobić?"W tym przykładzie wykonania stosuje się prawidłowy depozyt, który umożliwia jasno i wyraźnie przekazać myśl.

Czasami cierpienie Depozyt pozwala przekazać swoją myśl i nie przyciągnąć zbyt wiele uwagi na błąd lub nieestetyczny fakt. Użyj go tylko w tym przypadku. Zwykle rzeczywisty depozyt jest bardziej preferowany.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy do klientów Krok 7

cztery. Sprawdź, czy poprzednie zdarzenia lub komunikacja z czytnikiem. Być może wcześniej zgłosiłeś już Nina Serovy o długach. Czytelnik mógł wyrazić niezadowolenie z programu kosmicznego na ostatniej konferencji. Jeśli już rozmawiałeś, przypomnij o tym fakcie. Czytnik będzie mógł przywrócić ważne dane w pamięci, a Twój list będzie znacznie ważniejszy i pilny.

Używaj fraz takich jak: "Zgodnie z poprzednim listem od ...", "Dziękuję za terminową płatność w zeszłym miesiącu", - lub: "Cieszymy się, że usłyszymy konstruktywne komentarze na konferencji w maju".

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy Krok 8

pięć. Skontaktuj się lub zaproponować pomoc. Określ pozytywny ton litery przy użyciu uprzejmego żądania lub oferty pomocy w formie współpracy.

Powiedzmy, że jesteś właścicielem firmy i chcesz przekonać klienta do zapłaty długu. Użyj frazy: "Będę wdzięczny za pomoc i natychmiastową płatność"

Jeśli piszesz w imieniu firmy, użyj frazy: "Chcielibyśmy zorganizować osobiste spotkanie z naszą głową personelu dla Ciebie".

Oferujemy również odpowiedzieć na wszystkie możliwe pytania i rozwiać czytelnik wątpliwości. Przykład: "Z przyjemnością odpowiemy na wszelkie pytania lub rozwiać wątpliwości co do zapłaty" - lub: "Czy chcesz dowiedzieć się więcej szczegółów na temat naszego programu?"

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy Krok 9

6. Ukończ literę. Użyj połączenia do działania z boku lub strony klienta. Może to być wymóg spłaty długu na określony okres lub ofertę zorganizowania spotkania z klientem.

Napisz propozycję z nadzieją na komunikację w przyszłości: "Z przyjemnością spotkamy Cię na budżetowym spotkaniu w przyszłym tygodniu", - lub: "Z radości, przedyskutuj wszystkie te aspekty bardziej szczegółowo podczas spotkania w naszym biurze".

Określ, czy dokumenty są dołączone do listu. Dodaj frazę jak: "Wyślemy Ci rachunek za ostatni miesiąc" - lub: "Kopia programu kosmicznego jest dołączona do listu".

Na koniec użyj ostatecznej frazy. Klienci najlepiej pisać: "Pozdrawiam" - lub: "Najlepsze życzenia".

Użyj sformułowania "z szacunkiem" w oficjalnych literach do nieznanych ludzi.

Napisz: "Wszystkie towary", jeśli jesteś znajomy lub współpracujesz z osobą.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy do klientów Krok 10

7. Popraw błędy. Właściwa konstrukcja i sformułowanie nie będą odgrywać żadnej roli, jeśli błędy gramatyczne spełniają się w liście!

Spróbuj znaleźć wszystkie przypadki cierpienia zastawu i wprowadzić odpowiednie zmiany.

Zwróć uwagę na długie i niezrozumiałe oferty. W liście biznesowym istnieje norma "lepsza, tak lepiej", dlatego z długich zdań należy odmówić.

Rada

Wydrukuj literę na formie nieotapiętej papierze A4. Podczas wysyłania poczty, złożyć literę trzy razy i umieścić w standardowej kopercie.