Jak napisać list biznesowy -

Potrzebujesz profesjonalnie i skutecznie napisać list biznesowy? Większość listów biznesowych odpowiada ustalonej i łatwej do nauki formatu, który można łatwo dostosować do dowolnego rodzaju treści. List biznesu powinien zawsze zawierać datę, informacje o nadawcy i odbiorcy oraz kilku akapitów tekstowych. Skorzystaj z poniższego podręcznika do pisania listu biznesowego (dostosuj go w razie potrzeby, aby liście odpowiada standardom przyjętym w Twojej firmie).

Kroki

Metoda 1 z 4:

Rozpoczęcie pisania

jeden. Przeprowadź pewną wiedzę o odpowiednim formacie listu. Niezależnie od treści twojego listu, musisz przestrzegać kilku standardów biznesowych określających wygląd listu. Listy biznesowe muszą być oceniane za pomocą wspólnych czcionek, takich jak Arial lub Times New Roman. Skorzystaj z podziału bloku tekstu (w akapitach) - to znaczy rozpocznij nowy akapit z podwójnego klawisza "Wejście" (Enter), czyli, bez stosowania akapitu.

Jeśli drukujesz list na drukarce, należy rozważyć możliwości drukowania w formie marki. Logo i informacje kontaktowe Twojej firmy dają swojemu liście bardziej solidny widok.
Listy e-biznesu muszą być również wpisane za pomocą wspólnych czcionek. Pisząc list biznesowy, nie należy używać takich czcionek, które naśladują odręczne pismo, a także inne kolory, oprócz czerni i bieli.

Obraz zatytułowany Napisz firmowy list krok 2

2. Dołącz informacje o swojej firmie. Określ nazwę swojej firmy i jej adres, a każda część adresu powinna rozpocząć się od nowej linii. Jeśli pracujesz samodzielnie lub jesteś niezależnym wykonawcą, a następnie zamiast nazwy firmy (lub powyżej), określ własne imię.

Jeśli Twoja firma zebrała markowe puste miejsca, możesz ich użyć zamiast swojego imienia i adresu firmy.

Jeśli sam wybierasz adres, a następnie umieść go na górze strony i wyrównaj na prawej lub lewej krawędzi (w zależności od preferencji w firmie).

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 3

3. Określ datę. Profesjonaliści całkowicie wskazują datę. Na przykład pisz "1 kwietnia 2012 r", lub "1 kwietnia 2012". Data powinna być wyrównana na lewej krawędzi i znajduje się wiele linii poniżej adresu nadawcy.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 4

cztery. Określ dane kontaktowe odbiorcy. Napisz pełną nazwę odbiorcy, tytuł (jeśli jest to akceptowalne), nazwa firmy i adresu to informacje powinny znajdować się w tej kolejności, a każda część powinna rozpocząć się od nowej linii. W razie potrzeby określ numer identyfikacyjny. Informacje kontaktowe odbiorcy powinny znajdować się kilka linii poniżej daty (wyrównanie do lewej krawędzi).

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 5

pięć. Zdecyduj z wyborem pozdrowień. Pozdrowienia jest ważnym wskaźnikiem szacunku i jakiego rodzaju powitania używasz, czy znasz osobę, która piszę (i jak dobrze to wiesz), jak również formalny poziom twojego związku. Zwróć uwagę na następujące opcje:

Napisz "zainteresowane strony", tylko W przypadku, gdy nie wiesz, kim dokładnie piszesz.

Jeśli nie znasz odbiorcy wystarczająco dobrze, opcje "Drogi / szanowany" - są bezpiecznym wyborem.

Możesz również wskazać tytuł / pozycję odbiorcy i nazwisko, na przykład "Drogi dr Ivanov".

Jeśli znasz odbiorcę wystarczająco dobrze, a oboje lubisz nieformalną komunikację, możesz tylko określić (pierwsza) nazwa adresata, na przykład "droga Aniu".

Jeśli nie znasz połowy odbiorcy, po prostu wprowadź na przykład i nazwisko i inicjały "GUK K.Z."

Nie zapomnij umieścić przecinka po pozdrowieniach lub okrężnicach po słowach "Ci, którzy mogą dotyczyć".

Metoda 2 z 4:

Listy treści

jeden. Podnieś właściwy ton. Jak mówią, czas to pieniądze, więc większość ludzi biznesu nie chce marnować czasu. W związku z tym ton twojego listu powinien być krótki i profesjonalny. Twój list musi być czytany szybko, więc natychmiast przejdź do istoty sprawy, pozostawiając krótkie komentarze w pierwszym akapicie. Na przykład możesz zawsze zacząć od słów "Piszę cię o ...", a następnie kontynuuj opracowanie tematu.

Nie ładuj litery do kolorowych przejść, głośnych słów lub długich, uzwojeniach ofert - Twoim zadaniem jest przesyłanie wiadomości tak szybko i wyraźnie, ponieważ jest to możliwe.
W celu zmniejszenia tekstu, musisz unikać pasywnych zobowiązań, również staraj się nie podawać esencji zbyt tendencyjnej.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 7

2. Napisz wyraźnie i zwięzł. Odbiorca musi zrozumieć dokładnie, co próbujesz przekazać mu. Odbiorca szybko reaguje na zawartość listu tylko wtedy, gdy znaczenie listu jest jasne dla kryształu. W szczególności, jeśli w wyniku czytania listu oczekujesz każdego rodzaju wyniku lub działania przez odbiorcę, a następnie zdecydowanie wskazywać w liście tego, co chcesz. Wyjaśnij swoją pozycję tak krótką, jak to możliwe.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 8

3. W razie potrzeby bądź bardziej rozmowny. Listy są napisane przez ludzi i dla ludzi. Jeśli to możliwe, unikaj formalności - nie będziesz w stanie zbudować dobrych relacji z pomocą bezosobowego, powtarzalnego i listy. Jednakże należy go załamać z języka mówionego lub slang: takie słowa "wiesz", "mam na myśli" lub "Chciał". Trzymaj się tonu biznesowego, ale bądź przyjazny i pomocny.

Jeśli dobrze znasz odbiorcę, byłoby wspaniałe, jeśli dodasz kilka przyjaznych wierszy z dobrymi życzeniami.

Pomyśl dobrze przed przejściem do bardziej osobistego związku. Czasami relacje biznesowe jest naprawdę warte rozcieńczonego z małą ilością humoru, czasami lepiej jest dokonać wyboru na rzecz ostrożności zamiast żartu.

Najprawdopodobniej celem twojego listu jest przekonanie odbiorcy, aby coś zrobić: zmienić opinię, poprawić problem, wysyłać pieniądze lub podjąć środki. Przedstawić esencję twojego przypadku.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 9

cztery. Bądź uprzejmy. Nawet jeśli odwołasz się ze skargą lub pisać niepokój o jakimś problemie - nadal możesz być uprzejmy. Umieść się na stanowisku odbiorcy i zaoferować, aby wszystko było możliwe ze swojej strony (w rozsądnych), aby spojrzeć w jego oczy tak miłe i pomocne.

Obraz tytułowy Napisz list biznesowy Krok 10

pięć. Podsumować. W ostatnim akapicie konieczne jest podsumowanie swojej wizji i wyraźnie zidentyfikować zaplanowany sposób działania lub określić, czego oczekujesz od odbiorcy. Pamiętaj, że odbiorca może skontaktować się z Tobą z pytaniami lub pomocy w rozwiązywaniu problemów, a także podziękowania za uwagę na swój list lub problem.

Metoda 3 z 4:

Końcowy list

jeden. Poprawnie uzupełnij list. Zakończenie, a także powitanie, jest ważnym wskaźnikiem szacunku i stopnia formalności w stosunkach. "Z poważaniem" - Z reguły może być również bezpieczna opcja"Z poważaniem", "wszystkiego najlepszego" i "Z poważaniem". Trochę mniej formalne, ale wciąż profesjonalne zakończenia: "wszystkiego najlepszego", "powodzenia", "z najlepszymi życzeniami", i "Dziękuję Ci". Umieść przecinek po tych słowach.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 12

2. Subskrybuj list. Pozostaw około czterech pustych linii do podpisu. Zarejestruj list po wydrukowaniu, lub jeśli wyślesz go pocztą e-mail, skanuj obraz podpisu i dołącz go do tej części listu. Korzystne jest dla tego używanie niebieskiego lub czarnego atramentu.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 13

3. Określ swoje imię i nazwisko i dane kontaktowe. W ramach podpisu należy wybrać swoje imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz wszelkie inne istotne informacje kontaktowe. Umieść każdą oddzielną część danych kontaktowych na oddzielnej linii.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 14

cztery. Proszę dodać, jeśli to konieczne "inwestycje". Jeśli zainwestowałeś dodatkowe dokumenty do rozpatrzenia przez odbiorcę, a następnie sprawdź to za pomocą kilku strun poniżej danych kontaktowych, określając liczbę i typ kolejnych dokumentów, na przykład "Inwestycje (2): Podsumowanie, broszura".

Metoda 4 z 4:

Zakończenie listu

jeden. Edytuj list. Wygląd litery jest kluczowym elementem profesjonalizmu. Edytuj list (zwracając uwagę na obecność błędów), dzięki czemu odbiorca może łatwo zobaczyć w Ciebie zdolna i odpowiedzialna osoba. Uruchom automatyczne sprawdzenie pisowni w edytorze tekstu, jednak dokładnie przeczytasz list przed wysyłką.

Zadaj sobie pytanie: czy litera jest jasna i krótka? Czy są jakieś akapity dłuższe niż 3-4 zdania? Jeśli istnieją, pomyśl o usunięciu niepotrzebnych oświadczeń.
Jeśli list jest niezwykle ważny, możesz dać przyjacielowi lub kolega, aby go przeczytać. Czasami druga para oczu może pomóc zidentyfikować błędy lub żenujące preparaty, które nie możesz zauważyć siebie.

Obraz zatytułowany Napisz list biznesowy krok 16

2. Wysłać list. Wyślij e-mail lub wyślesz list według normalnej poczty, użyj koperty do korespondencji biznesowej. (Jeśli to możliwe, a następnie użyj koperty z logo firmy drukowane na nim.) Ostrożnie wydrukuj adres odwrotny i adres odbiorcy. Złóż literę na trzy części, dzięki czemu odbiorca zmieniłby górną część, a następnie dno. Upewnij się, że dołączasz wystarczającą ilość znaczków i wysłać list.

Jeśli uważasz, że nie jesteś całkiem dobre i piękne pismo ręczne, a to nie pasuje do Twojej profesjonalnej osoby, a następnie wpisz adres w edytorze tekstu i wydrukuj go na kopercie za pomocą drukarki.

Rada

Aby podpisać list, musisz tylko użyć wysokiej jakości uchwytu.
Odpowiedz szybko korespondencji. Jeśli nie możesz napisać pełnej odpowiedzi w mniej niż tydzień, daj mi znać korespondent, wskazując, kiedy może oczekiwać od ciebie pełnej odpowiedzi.
Stresowe aspekty. Mów o tym, co możesz zrobić, to nie chodzi o to, czego nie możesz. Na przykład, jeśli produkt nie jest dostępny, nie mów klienta, którego nie jesteś w stanie spełnić zamówienia, zamiast tego powiedz mu, że produkt jest bardzo popularny, a już go sprzedałeś. Następnie określ, gdy możesz wykonać zamówienie.
Jeśli napiszesz otaczający i złożony list, pomyśl o opracowaniu wstępnego planu.

Zrób listę tematów, które chcesz stwierdzić. Nie martw się o kolejność następujących.
Wybierz listę słów kluczowych, przykładów, argumentów i faktów dla każdego tematu.
Oceń każdy temat swojego planu na odpowiednią zgodność swojego celu i publiczności.
Usuń wszystko, co nie dotyczy sprawy.
Sortuj informacje na najbardziej dogodnym odbiorcy.

Ostrzeżenie

Nie bądź zbyt uporczywy i bardzo silny w wyrażeniach - pamiętaj, że za pomocą listów biznesowych starasz się poprawić lub rozpocząć relacje zawodowe.
Nie schlebiać zbyt wiele. Szczery komplement jest dość do przyjęcia, jednak duża ilość lotu wskazuje, że polegasz na relacjach biznesowych na pochlebstwie, a nie dla twoich kompetencji.