Jak zorganizować wydarzenie -

Organizacja imprezy jest interesującym nowym doświadczeniem, a nie ma znaczenia, na co dokładnie czekasz na: imprezę, imprezę korporacyjną, spotkanie dla przyjaciół i rodziny, ślubu lub oficjalnego wydarzenia. Właściwa organizacja jest ważną częścią jakiegokolwiek wydarzenia i możesz być pewien, że twoje wysiłki nie pozostaną niezauważone. Z tego artykułu dowiesz się, jak zorganizować wydarzenie, jak rozwiązywać konflikty i znaleźć drogę z trudnych sytuacji, a także jak uniknąć problemów z jasnym planowaniem.

Kroki

Metoda 1 z 5:

Główne cele

jeden. Określ swoje cele i cele. Przed planowaniem ważne jest, aby dowiedzieć się, jakie powinno być miejsce, co będzie budżet, co się stanie, ile będzie gościami i co będzie dla ludzi, a także zdecydować, która strategia planowania będzie odpowiednia dla Ciebie. Jak chcesz zobaczyć wydarzenie? Co chcesz robić?

Kiedy określasz, co zostanie oddane zdarzenie (obchody wydarzeń, zbieranie pieniędzy, edukacji, sprzedaży, tworzenia propozycji), musisz pomyśleć, po co Robisz to. Zrozumienie powodów pomogą Ci skoncentrować się i robić interesy.
Musisz także pomyśleć o tym, co będą twoje cele. Niemożliwe jest osiągnięcie celu, jeśli nie wiesz, co się stwierdza. Cel pozwoli Ci zachować motywację do samego końca.

2. Wybierz datę i godzinę. Jest to jeden z kluczowych punktów planowania. Jeśli wybierzesz datę i godzinę, który nikogo nie podejdzie, wszystkie twoje wysiłki będą na próżno. Jeśli wybierzesz dzień, który przychodzi wkrótce lub, wręcz przeciwnie, zbyt wcześnie, istnieje ryzyko, że ludzie lub zapomnę o wydarzeniu, lub już planować swój czas inaczej. Konieczne jest wybranie takiej raty, która będzie wygodna do większości.

Najlepiej poinformować gości o wydarzeniu za dwa tygodnie. Najprawdopodobniej nie będą miały innych planów. Następnie możesz przypomnieć o zdarzeniu jeden lub dwa razy bliżej wybranej daty. Wybierz dzień, w którym będziesz miał 2-3 tygodnie w magazynie, ale jeśli masz czas, aby zrobić wszystko na czas.

3. Wybierz miejsce. Teraz wiesz, co zrobisz, a kiedy, więc musisz zdecydować, które miejsce będzie odpowiednie, i dowiesz się w kilku instytucjach, czy data zainteresowania jest tam bezpłatna. W jakim pokoju potrzebujesz? Jak będzie pokój? Goście siedzą na krzesłach z rzędu, na ławkach, ławkach lub kratę na trawie? Potrzebujesz miejsca na taniec, scenę lub trybunę? Upewnij się, że wybrane miejsce najbardziej Ci odpowiada.

Odwiedź miejsce z góry i szkic planu pokoju. Będziesz mógł korzystać z tego planu do umieszczenia tabel, odżywiania, sprzętu, sprzętu dla osób niepełnosprawnych i sposobnych z pokoju, a także pomieścić sprzęt. Mark miejsce, w którym znajduje się źródło zasilania (jeśli to konieczne), a także miejsce sprzętu zewnętrznego (lodówki, lodówka, maszyny do grillowania, piece i tak dalej). Zastosuj wszystkie wyloty i miejsca, w których zostaną przetrzymane kable (mogą być ukryte przez dywan), a wszelkie przedmioty wymagające szczególnej uwagi z punktu widzenia bezpieczeństwa.

Potrzebujesz specjalnej zgody? Czasami jest to konieczne, aby uzyskać specjalne zezwolenie na sprzedaż alkoholu, a także do prowadzenia hałaśliwych wydarzeń, organizacji wejścia do transportu, parking, instalacja dużych konstrukcji (na przykład pawilony).

cztery. Zdecyduj, ile osób zapraszasz. Na ile osób zaprojektowano twój budżet? Wejście do wydarzenia można prowadzić tylko na biletach lub zaproszeń, a on upraszcza planowanie, ale zawsze można spóźnić, a także dodatkowych uczestników (na przykład dzieci, małżonkowie, przyjaciele). Pamiętaj, że im więcej ludzi, tym więcej personel potrzebujesz.

Ponieważ liczba osób może stać się poważnym problemem, ważne jest, aby zapewnić wystarczającą ilość miejsca dla wszystkich gości.

Zdecyduj, co może odwiedzić maksymalną liczbę osób.

pięć. Zainstaluj budżet. Połącz z parą sprawdzonych ludzi i zdecydować, ile pieniędzy potrzebujesz do przeprowadzenia wydarzenia. Czy zatrudniasz personel? Czy potrzebujesz wynajęcia sprzętu i płacić za wynajem? Ile pieniędzy potrzebuje na jedzenie i picie? I na finym druku? Zdecyduj, jaką kwotę będziesz miał do swojej dyspozycji i budować plany na podstawie budżetu. Nie warto wydać osobistych pieniędzy na tym, co nie musisz spędzać.

Możesz przyciągnąć sponsorów lub dobrowolnych darowizn, ale nie zawsze się dzieje. Jeśli nie oczekuje się wpływów dodatkowych środków, ważne jest, aby nie położyć dodatkowych pieniędzy w budżecie. Jeśli usługi usługi cateringowej kosztowały duże pieniądze, oferują wszystkim, aby przynieść nasze jedzenie i napoje. Usługi personalne, których nie potrzebujesz, ale musisz znaleźć stół, Benmanari i lodówki. Aby nie wydawać pieniędzy na fotografa, fotografować się nawzajem. Pokaż pomysłowość!

6. Zbierz zespół. Dystrybuuj zadania między uczestnikami zespołu. Jeśli organizujesz nieformalne wydarzenie, członkowie zespołu mogą być przyjaciółmi, krewnymi i innymi ludźmi, którzy życzą. Organizacja wydarzenia oznacza dystrybucję stref odpowiedzialności między ludźmi. Upewnij się, że wszyscy wiedzą, co robić.

Rozpowszechniać obowiązki jednocześnie z rekrutacją i szkoleniami zaproszenia. Przypisz odpowiedzialny jako możliwy i oferuj im możliwość wyboru zadań, jeśli to możliwe. Należy również mieć kilka osób o rezerwacie, ponieważ możliwość wykładziny nie jest wykluczona.

7. Pomyśl o sekwencji wydarzeń. Nie można zbudować planów, nie znając procedury działania w wydarzeniu. Kiedy głośniki wymawiają mowę? Czy będzie gra, prezentacje, rozrywka? Ile czasu będzie gościem mogli jeść? Pomyśl o szczegółowym planie, biorąc pod uwagę wszystkie wydarzenia.

Zostaw trochę czasu w magazynie, ponieważ możliwe są odchylenia z harmonogramu. Ludzie mogą spóźnić, przemówienia mogą być dłuższe niż planowane, a kolejka na jedzenie może się rozciągnąć. Oczywiście warto rozważyć harmonogram, ale ważne jest, aby zrozumieć, że wszystko nie zawsze jest wyraźnie w zależności od planu.

Metoda 2 z 5:

Początek przygotowania

jeden. Oddzielne zaproszenia. Żadne zaproszenie nie będzie wiedzieć o twoim wydarzeniu. Twoje zaproszenie to twarz wydarzenia, więc projekt, który musisz być odpowiedzialny. Pierwsze wrażenie wydarzenia zostanie utworzone precyzyjnie dzięki zaproszeniu. Spróbuj zrobić wszystko na przyzwoitym poziomie.

Rozważ klasyczne opcje: pocztówki, ulotki i inne małe drukowanie. Pamiętaj, że zaproszenia można również wysłać w formularzu cyfrowym: e-mailem, w formie poczty elektronicznej, poprzez sieci społecznościowe lub strony utworzone do rejestracji zaproszenia. Ponadto możesz po prostu zanotować wydarzenie w kalendarzu.

Jeśli chcesz wziąć udział w maksymalnej możliwej liczbie osób, wysłać zaproszenia za pośrednictwem sieci społecznościowych. Jeśli wydarzenie jest tylko dla wybranych, zrezygnuj z sieci społecznościowych.

2. Zarejestruj wszystkie osoby, które potwierdziły swój udział. Musisz dokładnie wiedzieć, ile osób przychodzi. Najprawdopodobniej liczba gości na imprezie będzie nadal różni się od liczby osób, które potwierdziły udział, ale musisz przynajmniej zobaczyć, czego się spodziewać. Istnieją specjalne strony, które umożliwiają przechowywanie rekordów, ale można użyć narzędzi sieci społecznościowych (na przykład, Facebook) lub naprawić ludzi w Excelu.

3. Traktuj wszystkich ludzi. Czy musisz znaleźć i wynajmować fotografów, budowniczych, projektantów, dekoratorów, głośników, sponsorów, wiodących, muzyków, duchowieństw, tancerzy, innych artystów lub ponowne przypisywać swoje obowiązki komuś innemu? Rozważ wszystkich tych ludzi podczas planowania, aby wszyscy mają wystarczająco dużo miejsc i jedzenia, jeśli jest to przewidziane przez umowy.

Czy wydarzenie i napoje będą na imprezie? Jeśli są, wiedz, kto będzie odpowiedzialny za przygotowanie żywności, pasza na stole i czyszczenie. Jakie jedzenie zostanie doręczone? Niezależnie od tego, czy w przypadku wystąpienia gości z alergią, wegetarianami lub wegan, diabetycy, ludzie z ograniczeniem żywności na powody religijne i tak dalej? Czy niemowlęta, dzieci, osoby starsze lub osoby niepełnosprawne, które nie mogą jeść solidnej żywności?

Pomyśl, czy wystąpi wydarzenie rozrywkowe i czego potrzebujesz do ich organizacji. Może być konieczne zamówienie sprzętu muzycznego, pawilony lub namiotów, dekoracji, światła, mikrofonu, wzmacniaczy, zasilaczy, projektorów lub ekranów do pokazów slajdów, samochodów palących, malowniczych luster, rozstępów, plakatów z nazwą firmy i tak dalej.

Jeśli zatrudniasz firmę, która będzie odpowiedzialna za rozrywkę, dowiedz się, czy będą mogli zapewnić własny sprzęt i jaki sprzęt będzie w wybranym miejscu. Dokonać harmonogramu. Więc będziesz wiedział, jakiego rodzaju pomocy będzie potrzebować.

Firmy cateringowe, kwiaciarnie, wiodący i inni specjaliści będą ceni nasz czas, więc z nimi powinieneś negocjować tak szybko, jak to możliwe (późniejsze będziesz to zrobić, tym droższe mogą być ich usługi). Jeśli zrobisz to z góry, będziesz miał czas, aby znaleźć wymianę, jeśli odmówią.

cztery. Znajdź prezentera. Prezentacja jest potrzebna, aby wydarzenie miało miejsce na harmonogramie. Wiodącą mowę zaprasza do stołu, deklaruje początek tańca lub innej rozrywki i reprezentuje zaszczycony gości. Zgadzam się z wiodącą datą i planem. Jeśli prezenter jest inteligentny, znacznie pomoże ci w wydarzeniu.

Być może wiodący będzie musiał być tobą. Będzie to trudniejsze, ponieważ będziesz musiał kontrolować proces do samego końca. Ważne jest, aby wyznaczyć odpowiedzialność w każdej z grup asystentów, abyś mógł je delegować obowiązki.

pięć. Przygotuj sprzęt. Zatrudnianie zespołu, upewnij się, że będą z nimi weźmie im wszystko, czego potrzebujesz. Być może wszyscy ludzie przynoszą z nimi, ale istnieje możliwość, że będziesz musiał go poszukać osobno. Sprzęt można wypożyczyć, kupić lub pożyczyć. Przejdź przez całą listę, od serwetek do przedłużaczy.

Dekoracje - ważna część dowolnego wydarzenia. Obrusy, kwiaty, prezenty, świece, kule, plakaty, rozstępy, fotowony, czerwone ścieżki dywanów i wszystkie inne muszą znaleźć z góry.

6. Pomyśl, jak nadaje się do twoich potrzeb. Niedoświadczeni organizatorzy często nie podają wartości liczbie i jakości rzeczy takich jak toalety, parking, rozpórki na wózki inwalidzkie, szafy, magazyny, kuchnie, zbiorniki śmieci, wiadra do lodu, gniazd i tak dalej. Pomyj wszystkie niuanse z góry.

Pomyśl też, jak ludzie dotarli do miejsca wydarzenia. Czy goście zagraniczni potrzebują zakwaterowania i transportu? Czy musisz zarezerwować Shuttle dla nich?

7. Wiem, z którym będziesz pracować. Jeśli idea wydarzenia nie należy do ciebie, ważne jest, aby wiedzieć, jak działasz w każdej sytuacji. Dla klienta zaufał ci, powinieneś dowiedzieć się:

Kto jest głównymi gośćmi? Zwykle jest jasne - na przykład pannę młodą i pana młodego. Klient nie zawsze jest głównym gościem. Może być obecny lub nie uczestniczył w wydarzeniu.

Kto inicjuje wydarzenie. Zwykle ci ludzie siedzą przy stole i pomagają gościom zapoznać się i komunikować. Z reguły ci ludzie wiedzą, jak stworzyć żądaną atmosferę i nadają nowe tematy rozmów, zapraszają wszystkich do tańca, obecnych gości ze sobą. Dla takich osób, zazwyczaj można polegać na takich ludziach, ponieważ poinformują o wszystkich ważnych informacjach, mogą same w sobie sprawy lub działają jako wiodącą. Z reguły dzięki tym ludziom wydarzenia płynnie.

Kto pomoże przynieść zamówienie w przypadku problemów. Wiem, kto może pomóc Ci rozwiązać problemy w razie potrzeby. Najczęściej w tej roli, szefowie rodziny, opiekunów, menedżerów lub strażników.

Kto podejmuje decyzje. W większości sytuacji, decyzja zostanie podjęta jako menedżer, jednak sytuacje są możliwe, w których musisz wyjaśnić coś dla gości, i nie będzie dogodnie wygodnie. Dowiedz się, z kim możesz porozmawiać w przypadku nieprzewidzianych okoliczności. Najprawdopodobniej będziesz musiał komunikować się z osobą, która płaci za wydarzenie lub usługi, a które uważasz swojego klienta.

Metoda 3 z 5:

Przygotowanie w przeddzień wydarzenia

jeden. Sprawdź miejsce. Przed wydarzeniem, odwiedź miejsce i pomyśl, jak wszystko zostanie zorganizowane. Możesz potrzebować dodatkowego sprzętu - przedłużacze, światło i tak dalej. Jeśli nie możesz ich natychmiast znaleźć, to goście znajdą je jeszcze trudniejsze. Rozważ to.

Jeśli to możliwe, zdecyduj, gdzie i co stanie. Jeśli nie ma miejsca na wszystko, będziesz musiał coś odmówić. Porozmawiaj z instytucją kierowniczą o tym, czy może Ci pomóc i zapytać, czy musisz rozważyć wszelkie szczególne okoliczności lub wymagania.

2. Przygotuj zestawy prezentów dla członków swojego zespołu. Wszyscy będą musieli ciężko pracować. Aby podziękować ludziom za pracę i wyrazić swoje uznanie, przygotuj prezenty. W zestawie można dołączyć butelki wody, pręty z ziarna, czekolady, małej pamiątki i wszystko, co uważasz. To wzmocni duch zespołu.

Przygotuj ikony lub drobne pamiątki, które pozostaną w pamięci wydarzenia. Upewnij się, że każdy może jeść i pić. Spróbuj zobaczyć w swoich pracowników Zasób, który możesz skorzystać z przyszłości.

3. Skontaktuj się ze wszystkimi członkami zespołu w przeddzień wydarzenia. Ważne jest, aby każdy wie, co robić i gotowy do pracy. Podaj wszystkie jasne instrukcje dotyczące godziny przyjazdu i dłonią wszystkie Twoje dane kontaktowe. Jeśli ktoś nie ma żadnych pytań, możesz zacząć.

Sprawdź, czy jesteś gotowy do pracy. Nie każdy może powiedzieć prawdę, więc staraj się wyciągnąć wnioski. Czy ludzie są pewni siebie i gotowi do pracy? Jeśli nie, uspokoić je, powiedz ponownie wszystkie swoje obowiązki i poprosić kilka pytań. Jeśli wątpisz, że ktoś zajmie się swoimi zadaniami, umieść go w kilku doświadczonych pracownikowi.

cztery. W razie potrzeby przygotuj listę kontaktów i innych artykułów. Twoja samoorganizacja jest również ważna. Jeśli jesteś przygotowany, możesz zaoszczędzić każdą sytuację, ale jeśli nie, wszystko zostanie wydane z pod kontrolą. Oto kilka sposobów na przygotowanie:

Zrób listę wszystkich potrzebnych telefonów i adresów. Kondent pomyślał, że podnieś ciasto? Nie kłopoty - zadzwoń do Maszki, która mieszka blisko, i poproś ją, żeby wziąć ciasto w drodze do wydarzenia.

Zrób listę. Przyjdź na listy i sprawdź, co brakuje, sprzęt i ludzie.

Przygotuj wszystkie konta i umowy. Im lepsze przygotowujesz, tym mniejsze problemy.

pięć. Staraj się nie zmieniać niczego w ostatniej chwili. Myślisz, że klient spróbuje dokonać poprawek do ostatniej chwili? Podczas organizowania wesel, klienci są często proszeni o zmianę czegoś w projekcie w ostatniej chwili. Wskazać termin zmieniający. Z reguły maksymalny termin jest tydzień przed wydarzeniem. Przed tym okresem nadal można wprowadzić zmiany bez znaczących uszkodzeń budżetu lub organizacji.

Jeśli zmiany są niewielkie i nie oznacza dodatkowe koszty, nie odmawiaj tych poprawek. Spróbuj zrozumieć, aby traktować klienta, ponieważ czeka na to bardzo ważne wydarzenie dla niego.

Metoda 4 z 5:

Działania podczas wydarzenia

jeden. Przygotuj wszystko. Przyjdź do miejsca wydarzenia przed wszystkimi. Upewnij się, że cały zysk na czas i zadzwonić do tych, którzy spóźniają się. Pomóc ludziom, którzy potrzebują pomocy, a poinstruujmy, gdzie jest to konieczne. Nie koliduj, jeśli obecność nie jest gdzieś potrzeba. Upewnij się, że nikt nie został ranny.

Będziesz spokojniejszy, jeśli zrobisz listę przypadków i przejść przez nią. Wydaj listę każdego zespołu: tych, których zatrudniliście, którzy są odpowiedzialni za dekoracje i umieszczenie mebli, którzy są odpowiedzialni za sprzęt. Upewnij się, że wszystko jest na miejscu.

2. Delegata pracy. Nie bój się delegować obowiązków. Niemożliwe jest wszystko, więc musisz dystrybuować obowiązki. Jeśli ktoś nie radzi sobie z jego pracą, poucz go innego. Twoim zadaniem jest kompetentnie dystrybuować. Nie dowodzisz i nie przerywaj osobistych granic - zatrudniłeś cię do tego.

Być grzecznym, ale mówić mocno i pewnie. Na przykład: "Maxim, potrzebuję twojej pomocy w cateringu. Dziękuję Ci". Twój zespół powinien pracować stałe. Dla wszystkich będzie łatwiej, podejmuj rolę głowy, którą powinieneś być.

3. Adaptacja głowy. Spróbuj zmieścić się do wykresu i znaleźć wyjście, jeśli nie pracujesz na wykresie, ale co najważniejsze - Nie martw się z tego powodu. Jeśli zaczniesz zdenerwowany, przestaniesz kontrolować, a nic nie wychodzi z tego. Jeśli trochę mowy spowolniła przez 10 minut, a mówienie ignoruje swoje znaki, zrelaksuj się. Po prostu jadłeś trochę później, a nikt nie zauważysz. Nie stało się nic złego.

Wszelkie okładki są możliwe. Nie można przewidzieć wszystkiego, a im szybciej uczysz się, tym lepiej. Spokojne zdarzenie zarządzające może rozwiązać każdy problem, a hodowla - nie. Dlatego nie denerwuj i pozwól, aby wszystko pójdzie do siebie. Wkrótce wydarzenie zostanie zakończone!

cztery. Niech wszyscy świadome tego, co się dzieje. W dniu wydarzenia sprawdź liczbę gości i wszystkich innych niuansów. Jeśli trzeba coś zmienić, daj mi znać odpowiedzialnych ludzi jak najszybciej. Musisz być pierwszym (jednym), który zauważą jakiekolwiek problemy.

Poproś klientów, jak się czują. Mogą być zdenerwowani, zmartwione, znudzeni, radujcie się lub zmartwiają z powodu czegoś, a rozmowa z tobą może pomóc im się uspokoić i zmotywować, by coś zrobić. W razie potrzeby zaklęta goście i członkowie twojego zespołu.

pięć. Angażuj się w swoją firmę. Zastanów się, że każdy członek zespołu jest w stanie poradzić sobie ze swoim zadaniem: Jeśli poinstruowałeś ich coś, oznacza to, że radzą sobie. Zaproponuj pomoc, jeśli to konieczne, ale wszyscy członkowie twojego zespołu muszą być wystarczająco doświadczeni, aby zapewnić, że ta pomoc nie potrzebuje. Pamiętaj o następujących kwestiach:

Poznaj wszystkich gości przy wejściu. Kiedy zaczyna się wydarzenie, niech wiodący gości. Twoim zadaniem będzie rozwiązanie problemów i kontroli wszystkich procesów, których goście nie widzą (gotowanie żywności i innych zadań).

Obejrzyj gości i spędzaj czas od czasu do czasu z prowadzeniem w przypadku, gdy wszelkie plany się zmieniają.

Trzymaj się z dala od głównych gości wieczoru. To ich wakacje. Ale bądź przygotowany na wyjaśnienie z nimi w odpowiednich momentach, niezależnie od tego, czy są one zadowoleni ze wszystkiego i nie mają próśb ani życzeń.

6. Jeśli wydarzenie zostanie przeprowadzone w celu promowania, przygotować pamiątki. Goście muszą pamiętać tego wieczoru, ale najprawdopodobniej potrzebujesz nie tylko to. Prawdopodobnie chcesz, aby goście pójdzie na stronę, zrobili darowiznę lub opowiedziało o firmie innym. Zapamiętać wydarzenie, przygotuj produkty pamiątkowe. Może to być zdjęcie, ulotka, uchwyt - coś, co przypomni gościom o tobie i o twoim wydarzeniu.

7. Po wydarzeniu pogratulować się. Wydaje się, że wydarzenie idzie sam i nikt nie widzi przygotowania. Pochwal się - zasługujesz na to! Ale gdy jest zbyt wcześnie, aby się zrelaksować - praca nie została jeszcze zakończona.

Po wydarzeniu poświęć trochę czasu na spotkanie z klientem i podziękować. Przekazać klientowi mały prezent na cześć tego wydarzenia - takie małe rzeczy zawsze spotykają się przyjemniejsze. Ponadto, więc klient będzie bardziej chętny do polecenia. Daj kwiaty lub jakieś zdjęcie tego wieczoru w ramce (na przykład, moment cięcia taśmy, najjaśniejszy moment mowy, ceremonia nagrody, pocałunek panny młodej i panny młodej, obudowa świece na torcie) lub dowolne inny prezent, który będzie odpowiedni w tych warunkach.

osiem. Myszka nad i idź do domu. Spróbuj zostawić miejsce w tej samej formie, jak było przed tobą. Powiedz swoim zespołowi, że nadszedł czas, aby posprzątać i nie wyjeżdżać, dopóki sprzątanie nie zostanie zakończone. Pamiętaj, że powinieneś wziąć udział.

To nie tylko uprzejmy, ale pozwoli Ci uniknąć dodatkowych wydatków. W wielu miejscach czyszczenie po wystąpieniu wydarzenia. Spróbuj unikać ukrytych wydatków.

dziewięć. Zorganizuj zwrot pieniędzy i płatności wszystkich urządzeń i podziękować wszystkim, z którymi pracowałeś. Być może będzie musiał to zrobić później. Zapytaj klienta, jeśli podobał mi się wydarzenie. Nawet jeśli jesteś wypłacany później, dziękuję klientowi o możliwość współpracy z nim i zapytać swoją wizytówkę.

Dziękuję członkom swojego zespołu. Upewnij się, że wszyscy zapłacili. Zbieraj czeki i zadbaj o wszystko. Musisz być ostatnim, który wyjdzie z pokoju.

Metoda 5 z 5:

Rozwiązanie problemów

jeden. Wiedzieć, co robić w przypadku opóźnień gości i jak rozwiązać inne problemy. Ludzie często się spóźniają i musisz być przygotowany na to. Z reguły opóźnienia są trudne do uniknięcia (na przykład z powodu nieprzewidywalności korków), ale goście, którzy przyszli na czas, są cicho związani z nimi. Aby uniknąć niepotrzebnych trudności:

Upewnij się, że czas jest wyraźnie wskazany. Jeśli poprosisz o gości, aby potwierdzić udział, poproś ich o potwierdzenie czasu. Kontakt z prowadzącym, goście (najczęściej najważniejsze), artystów i personel kuchenny, jeśli wiedziałeś o problemie, że trudno jest szybko rozwiązać. Jeśli główni goście spóźniają się (na przykład pannę młodą i pana młodego), możesz wykonać następujące czynności:
Skontaktuj się z fałszywymi i poproś o wyjaśnienie przybliżonego czasu przyjazdu. Powiadom kuchnią o nowym czasie, aby personel mógł spowolnić lub przyspieszyć pracę.
Nie informuj wszystkich gości, że początek jest odroczony z powodu opóźnienia gości (to wszystko zrozumie). Powiedz głównym gościom, o tym wiesz. Wyjaśnij, że zamierzasz jednak dawać ludziom możliwość samodzielnego decydowania siebie, ponieważ znają się lepiej i mogą podejmować decyzje, które są odpowiednie dla wszystkich.
Postępuj zgodnie z czasem, ponieważ każdy powinien mieć czas na mowę. Jeśli główni goście spóźnią się, oferowali ludzi przekąski lub napoje - nie pozwoli im się znudzić.
Jeśli goście są bardzo późno i nie możesz na nich czekać (na przykład, ze względu na fakt, że niektóre potrawy nie mogą być złożone później), rozpocznij wydarzenie na czas, a kiedy spadający goście przyjeżdżają, przynieś im te jedzenie, które wszyscy , nawet jeśli jest deser.
Oferuj wszystkim innym, aby tańczyć, grać, mówią, mówić lub zorganizować dowolną inną rozrywkę, zwłaszcza jeśli jest związany z muzyką. Poproś fotografów do pracy z gośćmi, aż dotrą. Pomyśl o zapasowym planu dziennie przed wydarzeniem.
Jeśli goście specjalnie chcą przyjść później, czują się o tym jako wybór gości, a nie jako awarii. Twoim zadaniem jest poradzenie z tymi gościami, którzy już przyszli. Oglądaj się tak, jakby nie ma problemu.

2. Wiedzieć, jak rozwiązać problemy z żywnością. Problemy te rzadko się zdarzają, jeśli wszystko zostało przemyślane z wyprzedzeniem, ale czasami zaskakuje: dziecko może rozproszyć jedzenie lub jakąś podszewkę w kuchni. Ucz się z góry, co goście będą w wydarzeniu, abyś mógł przemyśleć przez lokalizację stoły z jedzeniem i gościami.

Jeśli gdzieś był płyn, musi zostać usunięty tak szybko, jak to możliwe ze względów bezpieczeństwa, nawet jeśli musisz przenieść dywan, wszelkie elementy dekoracyjne lub meble. Jeśli plama jest niemożliwa przebranie (na przykład, jeśli jest to antyczne obiekt), lepiej jest nosić obiektem za pomocą plamy. Jeśli masz zapasowe meble, użyj go. Jeśli nie, połóż resztę elementów mebli, aby nieobecność jednego obiektu nie jest w oczach.

Strefa z jedzeniem można spalić z zaporą linową, kurtyną lub shirma. Jest to przydatne, jeśli płytki przekąski są ledwo umieszczane na stole pakietu lub jeśli planujesz pokazać, że będzie karmiony później. Niektórzy goście mogą zdecydować, że jedzenie jest podawane w nieograniczonych ilościach i można je podjąć niezależnie, ale nie zawsze jest tak.

Zmień menu. Jeśli część dania nie można zastosować (na przykład, boczne naczynie), wyeliminuj go, zastąp innych lub zmniejszaj część, aby pozostałe danie boczne wystarczy dla wszystkich. Konieczne jest zwiększenie części innych produktów. Odpowiedzialna decyzja.

Nieoczekiwane wegetarianie, trzeźwy i goście z alergią nie powinni być, jeśli wszyscy przemyślaliście z góry, ale często ludzie przynoszą krewnych lub bliskich przyjaciół, nie ostrzegają o tym z wyprzedzeniem, zwłaszcza jeśli wydarzenie nie przewiduje obecności ścisłego ilość zaproszenia. Z reguły rozwiązuje takie problemy, jest łatwe. Poznaj gości przy wejściu i zapytać, czy mają preferencje w żywności. Zgłoś wszelkie preferencje w kuchni, gdy tylko się o nich dowiesz.

Jeśli goście przyjdą więcej niż się spodziewałeś, przygotuj więcej jedzenia lub kup więcej produktów w razie potrzeby. Z reguły istnieje zapas produktów w kuchni, biorąc pod uwagę możliwe uszkodzenia, a najczęściej jedzenie okazuje się być większe niż, a nie mniej. Możesz zmniejszyć części i przesłać więcej chleba, sałaty lub warzywa, czyli produkty, które można szybko kupić w supermarkecie.

3. Wiedzieć, jak rozwiązać problemy z dziećmi. Nie popełniaj błędu wielu menedżerów - pamiętaj, że dzieci mają takie same potrzeby jak u dorosłych: Chcą spędzać dobry czas i że nie były znudzone. Rodzice są często obrażani, jeśli wydarzenie nie zapewnia rozrywki dla dzieci. Najlepiej zapytać wszystkich gości, którzy planują z nimi przyjmować dzieci, ostrzegają o tym, wysyłając odpowiedź na twoje zaproszenie.

Małe dzieci (do 10 lat) najlepiej sugerują jedzenie lub przekąski wcześnie, ponieważ najczęściej obiad zaczyna się nie wcześniej niż osiem wieczorem i jest znacznie później niż dzieci zwykle jedzą. Jedzenie musi być interesujące dla dzieci i przydatne, ale także tak samo zamyślony jak żywność dla dorosłych - rodzice docenią. Pełna żywność dla dzieci uprościć pracę rodziców, dzięki czemu mogą spokojnie spędzać tego wieczoru.

Dzieci powyżej 10 lat, z reguły, mogą być doręczone dla dorosłych i porcji tego samego rozmiaru, co dorosły, chociaż dzieci najczęściej nie jedzą całej części. Za zgodą rodziców oferują menu dzieci dzieci, jeśli żywność dla dorosłych nie lubi. Nastolatki często wybierają ten sam posiłek co dzieci, ponieważ jest to prostsze. Z tego powodu niektóre zakłady zmienią nazwę menu dla dzieci do alternatywnego menu. Dyskutuj z góry z menu Głównymi dla dzieci i opcji rozrywkowych dla dzieci i osób starszych.

Podkreśl zaciszne miejsce dla kobiet z niemowląt, gdzie mogli je karmić i przebrać, a także miejsce dla małych dzieci, gdzie mogą spać, jeśli są zmęczeni.

cztery. Wiedzieć, jak zachowywać się z gwałtownymi i pijaniami, a także z ludźmi, którzy próbują dostać się do wydarzenia bez zaproszenia. Idealnie, możliwe jest uniknięcie, ale nie zawsze - problemy są możliwe w imprezach korporacyjnych i rodzinnych. Nuanse często pojawiają się, o których nie wiesz i nie mogłeś wiedzieć, więc bądź przygotowany na wszystko.

Poproś klienta i głównych gości o możliwe scenariusze zachowania w takich przypadkach. Jeśli zostanie omówiony z nimi nieodpowiednich, porozmawiaj z innymi odpowiedzialnymi, aby uniknąć problemów z siedzeniami. Przypisz osoby odpowiedzialne za te sytuacje, postępuj zgodnie z sytuacją i być przygotowanym do interwencji, jeśli potrzebujesz. Ściśle mówiąc, twój obowiązek jest przeprowadzenie wydarzenia, ale nie jesteś odpowiedzialny za pytania osobiste. Z tego powodu powinieneś dowiedzieć się, komu należy skontaktować, czy powstaje nieprzyjemna sytuacja.

Od czasu zaprzeczenia alkoholu, który już wypił zbędne, może być trudne, a także wchodzić w interakcje z gościem, który zachowuje agresywnie, najlepiej, aby umożliwić jednym z gości, aby rozwiązać konflikt. Zadzwoń na policję tylko wtedy, gdy zatwierdza głównych gości. Nawet w małych wydarzeniach często istnieje wiele alkoholu, więc ważne jest, aby zawsze być czujnym.

Sytuacje z ludźmi, którzy próbują dostać się do wydarzenia bez zaproszenia, zawsze dość skomplikowane. W tym przypadku najlepiej, aby spokojnie poprosić ich, aby opuścić wydarzenie, ale najpierw sprawdzić z głównymi gośćmi, czy ci ludzie naprawdę znajdują się na liście zaproszonych. Jeśli ludzie zachowują się agresywnie, twój obowiązek jest ochrona gości w stopniu, w którym jest to możliwe. Zadzwoń do policji lub strażnika, jeśli niejednoznaczni goście nie zostawiają, pomimo twoich prośb.

Goście często zaniedbują schemat siedzenia i usiąść tam, gdzie chcą, lub obok tych, którzy chcą siedzieć. Zapytaj głównych gości, czy to?. Najlepiej jest przedyskutować wszystkie z klientami. Jeśli ludzie muszą być w stanie usiąść zgodnie z siedzeniami, nie pozwól nikomu do jadalni przed rozpoczęciem obiadu. Często goście są w holu, w holu lub w barze. Jeśli którakolwiek ludzie nie muszą przecinać się z powodu różnic rodzinnych, możesz podzielić ludzi na grupy i prowadzić je do odpowiednich tabel oddzielnie.

pięć. Wie, co robić, jeśli pogoda ci przeszkodziła. Nagły deszcz lub śnieg jest możliwy w niektórych regionach, takich jak silne ciepło lub zimno. Z reguły pogoda nie ma znaczenia zbyt wiele, jeśli wydarzenie jest przeprowadzane w zamkniętym pokoju, ale w przypadku zajęć na świeżym powietrzu wszystko jest bardziej skomplikowane. Jeśli oczekuje się zła pogoda, prześlij wydarzenie na inne miejsce. Jeśli jest to niemożliwe, weź duży pawilon lub namiot do wynajęcia (chociaż ta opcja może być droga, jeśli zamówisz wszystko w ostatniej chwili). Obejrzyj pogodę podczas przygotowywania się do wydarzenia. W przypadku złej pogody sytuacja jest niezwykle trudna, więc robi wszystko, co zależy od ciebie, aby zapobiec problemom.

W niektórych krajach znajdują się ubezpieczenie w przypadku złej pogody i innych problemów. Jeśli pogoda jest nieprzewidywalna w Twojej okolicy, pomyśl o złej pogodzie. Dowiedz się o koszt ubezpieczenia i przeniesienie wydarzenia na inne miejsce, ponieważ pomoże Ci przygotować klienta do ewentualnych dodatkowych kosztów.

Rada

Trzymaj istotne przedmioty w jednym wygodnym miejscu: serwetki, gaśnica, zestaw pierwszej pomocy i inne rzeczy. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, nie będą ich potrzebować, ale w przypadku dużych wydarzeń lepiej jest mieć je pod ręką na wypadek.
Jeśli ktoś z gości lub głośników jest zmęczony lub zmuszony przyzwyczaić się do zmiany stref czasowych, sprawdź z nimi lub ich asystentami, nie potrzebujesz sesji w spa, masażu lub czegoś innego, co pozwoli im czuć się lepiej. Gdyby nie jeść przez długi czas, możesz wysłać je lunch, a jeśli poczują się złe - tabletki (na przykład, w przypadku bólów głowy ze względu na stres lub ból brzucha z powodu lotu). Zmęczeni goście lub głośniki, aby zrujnować każde wydarzenie, bez względu na to, jak bardzo się próbujesz.
Upewnij się, że wszystko jest widoczne dla sceny i muzyki dźwiękowej lub wystąpień.
Pamiętaj, że zaangażowany w organizację kogoś innego - jest to wielki zaszczyt, nawet jeśli sam proces okazuje się bardzo zdenerwowany. Twoja praca może uszczęśliwić wielu ludzi i da im niezapomniane wrażenia. Będziesz także przydatny dla Ciebie to doświadczenie, ponieważ zyskujesz wiele nowych umiejętności.
Ty sam możesz powiedzieć mowę, a nawet tańczyć z kimś, jeśli robi to wydarzenie bardziej interesujące. Ważne jest, aby móc delegować swoje obowiązki w przypadku, jeśli musisz uczestniczyć w tańcu lub wymowa. Ważne jest, aby w tej samej tabeli nie ma ciszy.