Jak utworzyć system księgowania i pamięci masowej

Aby prawidłowo organizować pracę w biurze, bardzo ważne jest, aby mieć skuteczny system rachunkowości i pamięci masowej. Niezależnie od liczby osób z dostępem do dokumentów, system musi być zorganizowany w taki sposób, aby każdy mógł znaleźć niezbędny dokument. Jeśli system księgowy i pamięci masowej będzie trudny do użycia, zaczniesz pozostawić wszystkie dokumenty pod ręką w strachu przed utratą ich w pliku karty, dzięki wynikowi, że tabela będzie zaśmiecona papierami.

Kroki

jeden. Wybierz system pamięci. Cokolwiek była, przede wszystkim, powinna być logiczna, aby poznać dokładną lokalizację każdego dokumentu. Możliwe rozwiązania:

Alfabetyczny. Taki system najlepiej nadaje się, jeśli większość dokumentów zawiera nazwy klientów, pacjentów lub klientów.
Temat lub kategorie: Większość systemów organizowana jest na tematy lub kategorie, doskonale pracują z właściwą organizacją, ale silnie zdezorientowany, gdy niepoprawny.
Numer / chronologiczny. Taki system najlepiej nadaje się do numerowanych lub datowanych dokumentów, takich jak zamówienia zakupu lub przepisy.

Obraz zatytułowany Ustanowienie systemu składania biura Krok 2

2. Użyj folderów wiszących w plikach kart. Zawieszone foldery są nie wymienne, działają jako posiadacze do kopert, które otrzymasz z pudełek.

Obraz zatytułowany Ustanowienie systemu składania biura Krok 3

3. Obolałe dokumenty w stosy według kategorii. Jeśli wysokość stosu przekracza 5 cm, podziel go na podkategorii. Jeśli stos jest zbyt niski, połączyć go z innym stosem i zmień nazwę. Nazwy stosów powinny umożliwić łatwe określenie, który trzeba wysłać określony dokument.

Obraz zatytułowany Ustanowienie systemu składania biura Krok 4

cztery. Umieść każdy stos do papierowej koperty i podaj wyraźne oznaczenie. Najlepiej używać folderów z kartami w środku, a nie w kolejności checker, aby dokumenty mają bardziej czysty widok.

Obraz zatytułowany Ustanowienie systemu składania biura Krok 5

pięć. Złóż koperty w folderach wiszących. Dla większości dokumentów, regularne foldery zawieszenia będą odpowiednie, ale dla grubych lub podzielonych na podkategorie, użyj folderów z płaskim dnem. Możesz zlokalizować foldery w dowolnej kolejności, ale zazwyczaj używaj tego systemu alfabetycznego.

Obraz zatytułowany Ustanowienie systemu składania biura Krok 6

6. Rozpoznaj foldery zaburtowe o tych samych nazwach jak koperty. Umieść wszystkie plastikowe zakładki po lewej stronie folderu, jeśli nie używasz pionowego pliku. W tym drugim przypadku, gdy foldery znajdują się z lewej do prawej w otwartej szufladzie, a nie z przodu do tylnej ściany, umieść zakładki po prawej stronie.

Obraz zatytułowany Ustanowienie systemu składania biura Krok 7

7. Foldery zapasowe i koperty powinny być złożone w pobliżu plików, aby zawsze szybko dodać folder, gdy masz dokument, który nie odnosi się do istniejących folderów. Nie używaj zbyt grubych ani cienkich folderów. Podczas przegrupowania dokumentów nie zapomnij zmienić nazwisk folderów.

Obraz zatytułowany Ustanowienie systemu składania biura Krok 8

osiem. Pod koniec roku usuń wszystkie foldery, zaznacz nowe foldery papierowe z tymi samymi nazwami kategorii i umieszczaj je w szafkach. Przejdź przez stare foldery, aby przenieść część wymaganych dokumentów do obecnych folderów i wysłać resztę do archiwum.

Rada

Możesz wyznaczyć foldery kodowania kolorów, drukowanie kolorowych znaczników na komputerze, dzięki czemu plik karty wygląda skutecznie. Ale kiedy musisz wprowadzić zmiany, na przykład dodać jeden folder, możesz zdenerwować, kiedy znajdziesz foldery prawego koloru i musisz podpisać folder ręcznie. Łatwy jest bardziej niezawodny.

Ostrzeżenie

Nigdy nie utwórz stosu o nazwie "Różne", w przeciwnym razie nigdy nie rozpowszechniasz tych dokumentów według kategorii.
Organizowanie systemu przechowywania dokumentów, postępuj zgodnie z zamówieniem w pliku. Każdego dnia wyluzuj czas na sortowanie i usuwanie dokumentów ze stołu. Nie poddawaj się pokusy, aby umieścić głęboki kosz do dokumentów z góry, w przeciwnym razie go wypełnisz, a będziesz miał magazyn nieuporządkowanych dokumentów.