Jak zorganizować system przechowywania dokumentów: 5 kroków

Istnieje kilka sposobów utworzenia pliku karty. Wybór zależy od potrzeb i preferowanej metody wyszukiwania.

Kroki

jeden. Rozważmy zalety systemu magazynowania alfabetycznego. System alfabetyczny działa dobrze, jeśli sortujesz nazwy ludzi, autorów, tytułów filmowych i książek i t.RE. Jeśli używasz prostego do wyszukiwania dokumentów, system alfabetyczny będzie dla Ciebie najwygodniejszy i łatwy w użyciu.

Obraz zatytułowany Rozmieść system zgłoszenia papieru krok 2

2. Użyj separacji według tematu. Jeśli uczysz się lub pracujesz z określonym zestawem przedmiotów, dywizja tematu może być dość wygodna do wyszukiwania informacji. Na przykład, jeśli dowiesz się, że masz prawo, Twoje dokumenty można podzielić według nazwisk: Prawo konstytucyjne, prawo administracyjne, prawo międzynarodowe i t.RE.

Obraz zatytułowany Ułóż system zgłoszenia papieru krok 3

3. Odłącz przedmioty według częstotliwości użytkowania. Działa dobrze z pracownikami, których używasz stale. System ten działa dobrze w połączeniu z innym, na przykład alfabetycznym. Umieść najczęściej używane informacje na kompaktowo w miejscu, z którego po prostu będzie i szybko zdobędzie, na przykład, z przodu pudełka papieru.

Obraz zatytułowany Ułóż system zgłoszenia papieru krok 4

cztery. Wypróbuj system numeryczny. Taki system doskonale nadaje się do pracy z liczbami lub datami. Na przykład, jeśli pracujesz z kontami, czeków, zdarzeń, system numeryczny pomoże szybko wyodrębnić informacje. W ramach tego możesz dokonać odrębnego podziału do miesięcy i lat. Dla ludzi używających liczb jako metody identyfikacji dokumentu, na przykład pracy z pracami medycznymi, dokumentami prawnymi, protokołami sądowymi i t.RE. System numeryczny będzie bardzo praktyczny metodą wyszukiwania informacji w pliku karty.

Obraz zatytułowany Ułóż system składania papieru Krok 5

pięć. Użyj kolorów. Takie kreatywne podejście będzie przydatne dla osób o dobrej pamięci wizualnej. Korzystanie z kodu koloru może pomóc podczas tworzenia odniesień do różnych projektów.

Rada

Zasady te są przydatne, w tym dla systemów pamięci masowej komputera.
Użyj wskaźników do danych nie alfabetycznie. Wskaźniki muszą być organizowane w kolejności alfabetycznej, aby dane mogły zostać szybko znalezione. Wskaźnik powinien być umieszczony z przodu repozytorium dokumentów.
Zacznij od zaburzenia i sortowanie dokumentów, w procesie, do czego należy odnotować papier do późniejszej kategoryzacji.
Należy również mieć osobne miejsce dla dokumentów, które nie wprowadzają żadnej z dostępnych kategorii.

Czego potrzebujesz

Pliki kart
Foldery do dokumentów
Pudełka do przechowywania folderów