Jak przynieść zamówienie w szafie do przechowywania dokumentów (plik karty)

Obserwując kilka prostych zasad, możesz utworzyć i usprawnić całą szafę do przechowywania dokumentów lub całego pomieszczenia takich szafek.

Kroki

jeden. Przygotuj dokumenty. Upewnij się, że wszystkie są oznaczone zgodnie z równomiernie formą, na przykład na podstawie nazw firm lub na podstawie osób.

Obraz zatytułowany Organizuj szafkę do zgłoszenia Krok 2

2. Organizuj swoje dokumenty (foldery z dokumentami) w kolejności alfabetycznej, począwszy od sąsiada i kończącym dokumentami długodystansowymi w pudełku, począwszy od góry i przesuwając się do dołu szafy, a także od lewej do prawej w pamięci system jako całość (jeśli składa się z kilku szaf).

Obraz zatytułowany Organizuj szafkę do zgłoszenia Krok 3

3. Zostaw miejsce na przyszłe dokumenty (lub foldery dokumentów). Jeśli masz wystarczającą liczbę dokumentów, aby wypełnić 50% szafy, która składa się z 4 chowane pudełka, a następnie nie wypełniać pierwszych 2 skrzynek, lepiej jest wypełnić wszystkie 4 pola. Nowe dokumenty lub foldery nie zawsze są dodawane do końca, zostaną dodane alfabetycznie.

Obraz zatytułowany Organizuj szafkę do zgłoszenia Krok 4

cztery. Zwróć dokumenty w odpowiednim czasie. Od czasu do czasu musisz uzyskać dokumenty, ale upewnij się, że po zakończeniu pracy z nimi, wrócimy je do miejsca w krótkim czasie. Jeśli pozwolisz im gromadzić się z zamówionego systemu, a następnie później nie będziesz mógł ich znaleźć.

Rada

Podczas etykietowania dokumentów lub folderów z dokumentami, umieść skróty lub znaczniki w różnych częściach różnych dokumentów, aby nie zachodzą na siebie i nie były zamknięte.
Przydatne jest również zachowanie uporządkowania w dowolnym konkretnym folderze z dokumentami (tradycyjnie używany jest zamówienie chronologiczne), więc gdy znajdziesz folder, możesz również szybko znaleźć coś w nim.
Aby utrzymać właściwą kolejność w pliku, umieść nazwy składające się z wielkich liter przed nazwami, które składają się z całych słów "Atrament." Poprzedzony "Abagawa Ko."
Kiedy otrzymasz indywidualny folder dla osoby, postępuj zgodnie z następnym formularzem "Pierwsze nazwisko, a następnie nazwa" W celu zapewnienia odpowiedniego porządku alfabetycznego.

Ostrzeżenie

Otwórz tylko jedno pudełko na szafkę w tym samym czasie, aby pozostało w stanie stabilnym. Otwarcie więcej niż jednego pudełka na raz, można przechylić szafę (i przekręcić go).
Ponieważ szafki są pełne papieru (który jest łatwy łatwo łatwopalny), możesz pomyśleć o potrzebie instalacji pobliskich zaplecza bezpieczeństwa pożarowego.
Staraj się nie ograniczać papieru.