Jak sortować dokumenty w kolejności alfabetycznej

Wytnij do drukowanych dokumentów - zarówno w pracy, jak i osobistej, mogą być bez większego problemu, jeśli usprawniesz im alfabetycznie. Taka organizacja dokumentów pozwoli Ci i każdej innej osobie szybko znaleźć niezbędne informacje, a także chronią dokumenty. Jednak nie wszystko jest tak proste, a w sortowaniu dokumentów na alfabetu jest kilka subtelności, które powiemy Ci teraz i.

Kroki

Metoda 1 z 2:

Sortuj według alfabetycznego

jeden. Rozłóż dokumenty na alfabecie, na podstawie ich nazwy. Użyj tego tak zwanego wskaźnika alfabetycznego.

Obraz zatytułowany plik alfabetycznie krok 2

2. Umieść dokumenty w jednym lub innym folderze litery na podstawie tego, jak zaczynają się. Organizuj dokumenty, które zaczynają się od tego samego listu, musisz drugą literę nazwy. Jeśli druga litera pokrywa się - wtedy na trzecim. Lub czwarty. Lub w piątym. Nie ma tu żadnych odchyleń od tego algorytmu i nie może być, ale będzie reprezentowany przez stokrotnie - ten rodzaj usunie wszystkie białe plamy w dokumentacji.

Obraz zatytułowany plik alfabetycznie Krok 3

3. Opisz, jak posortowałeś dokumenty. Musisz mieć dostęp do dokumentów zamówionych przez Ciebie, wiedział, jaką zasadę są rozłożone.

Obraz zatytułowany plik alfabetycznie Krok 4

cztery. Umieść dokumenty w pudełku lub gdzie muszą być przechowywane bez złamania. Dodawanie czegoś nowego do dokumentów, nie zapomnij o alfabecie!

Metoda 2 z 2:

Dokumenty indeksujące

jeden. Użyj etykiet z literami alfabetu. Indeksowanie (Simply Studing Signing) Dokumenty są podstawą fundamentów w zamówieniu dokumentów. Jest na tym etapie, które dokumenty zostaną przełożone do odpowiednich sekcji i sekcji twojego katalogu. Właściwie nazwy partycji służą do opisania ich zawartości, a następnie nazwa sekcji staje się nazwą dokumentu. Ułóż sekcje alfabetu za pomocą poniższych rad.

Obraz zatytułowany plik alfabetycznie Krok 6

2. Nazwy własne mogą być indeksowane w następującej kolejności: Nazwisko, a następnie nazwisko patroniżowe lub drugie. Interpunkcja może być ignorowana.

Jeśli używane są prefiksy, podłączyć prefiks z częścią nazwiska, które kończy i umieścić go w pierwszej kolejności. Znaki interpunkcyjne nie są potrzebne.

Defisa można ignorować, a części nazwiska przed i po pierwszym miejscu Hyphena.

Skróty i słowa jednorazowe są indeksowane, ponieważ jest. Inicjały są zmiażdżone do oddzielnych części.

Pozycje i zarejestrowane przyrostki są ostatnio kłamane, jednocześnie pozycja jest pierwsza, a następnie przyrostek.

Obraz zatytułowany plik alfabetycznie Krok 7

3. Dokumenty związane z organizacjami można usprawnić nazwą tych przedsiębiorstw. W tym przypadku każde słowo nazwy organizacji jest uważana za oddzielny element. Rachunkowość jest w tej samej kolejności, w której słowa są prezentowane w tytule.

Skróty i słowa jednorazowe są indeksowane, ponieważ jest. Litery jednocześnie powinny być rozdzielone spacjami i odczytaj poszczególne elementy oddzielone od siebie.

Znakami interpunkcyjnymi w tym nastąpi, słowa przed i po znakach interpunkcyjnych są wskazane w pierwszym elemencie.

Liczby i cyfry są rejestrowane w formacie alfabetu i indeksowane, ponieważ byłoby indeksowane, niezależnie od tego, czy początkowo ze słowami. Znaki znaków interpunkcyjnych ponownie spadają. Dokumenty, których imię zaczyna się od numerów rzymskich, znajdują się wcześniej niż podobny, którego nazwisko zaczyna się od liczb arabskich, podczas gdy liczby są wskazane od mniej do większej. Dopiero po tym możesz ustawić dokumenty zaczynające się.

Wszystkie znaki są zapisywane przez słowa, wszystkie liczby bezpośrednio związane z symbolem powinny być określone w pierwszym elemencie.

Obraz zatytułowany plik alfabetycznie krok 8

cztery. Nazwiska organizacji rządowych są indeksowane wskazujące w pierwszym miejscu kraju i regionu jurysdykcji konkretnej organizacji. Nazwa organizacji jest wskazana w następnym elemencie, a słowa "Zarządzanie", "Biuro", "Przedstawiciel" i podobny wskazany na samym końcu.

Obraz zatytułowany plik alfabetycznie Krok 9

pięć. W przypadku, gdy nazwy są takie same, użyj adresu do katalogowania dokumentów. Użyj następującego zamówienia: Nazwa> Region> Miasto> Nazwa ulicy> Pokój domowy.

Rada

Zawsze umieszczaj tam dokumenty, ale gdzie ich zabrałeś.
Podczas indeksowania ważne jest przede wszystkim podążanie za standardowymi zasadami, tylko wtedy - korporacyjne.
Opracuj system do wskazania, kiedy i przez kogo otrzymano dokument.

Ostrzeżenie

Im więcej osób ma dostęp do katalogu dokumentu, tym większy będzie bałagan.