Jak posortować listę w programie Microsoft Excel: 15 kroków

Excel jest edytorem tabeli, ale jak możesz zarządzać i organizować dane zgodnie z Twoimi potrzebami? Narzędzie "Sortuj" umożliwia szybkie sortowanie danych (w kolumnach) różnych formatów. Użyj tego narzędzia, aby zorganizować dane i uprościć ich zrozumienie i użycie.

Kroki

Część 1 z 3:

Sortuj według alfabetu lub rosnącym / malejącym

jeden. Zaznacz dane. Lub wybierz dane w kolumnie lub kliknij jedną komórkę w kolumnie, aby Excel automatycznie wybrał dane.

Wszystkie wybrane dane w kolumnie muszą być jednym formarem (tylko tekst lub tylko liczby lub tylko daty i tak dalej).

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 2

2. Na karcie "Data" w grupie Sortuj i filtrów kliknij przycisk "I ↓ A" lub "A ↓".

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 3

3. Sortuj wybrane dane, klikając odpowiedni przycisk. Aby posortować wstępne dane (lub alfabetycznie, począwszy od litery A), kliknij "A ↓ I" - aby sortować dane schodzące (lub alfabetycznie, począwszy od litery I), naciśnij "I ↓ A".

Jeśli jest kolejna kolumna z danymi obok wybranej kolumny, zostaniesz poproszony o uwzględnienie tych danych w sortowaniu.

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 4

cztery. Jeśli próbujesz posortować dane, otrzymałeś komunikat o błędzie, jest najprawdopodobniej spowodowany formatem danych.

Jeśli sortujesz liczby, upewnij się, że dane we wszystkich komórkach mają format numeryczny. Czasami liczby są importowane jako tekst (z niektórych programów księgowych).

Jeśli sortujesz dane tekstowe, błędy mogą wystąpić spowodowane spacjami lub słabym formatowaniem.

Jeśli sortujesz daty lub czas, zazwyczaj pojawiają się problemy ze względu na formatowanie danych. Aby Excel pomyślnie posortował daty, upewnij się, że wszystkie dane są prezentowane format daty.

Część 2 z 3:

Sortuj z wieloma kryteriami

jeden. Zaznacz dane. Na przykład masz tabelę z listą nazw klientów, a także miasta, w których są. Chcesz najpierw posortować miasto alfabetycznie, a następnie posortuj klientów alfabetycznie w każdym mieście.

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 6

2. Na karcie Dane, w grupie Sortuj i filtrów kliknij Sortowanie. Okno zostanie otwarte, w którym można ustawić parametry sortowania.

Jeśli kolumny mają tytuły, na przykład "miasto" i "nazwa", sprawdź pola wyboru "Moje dane zawiera".

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 7

3. Utwórz pierwszą regułę. Kliknij "Sortuj według", aby wybrać kolumnę z danymi. W naszym przykładzie wybierz kolumnę z nazwami miast.

W menu "Sortuj" wybierz "Wartości".

W menu "Zamów" wybierz "z A do Z" lub "z I do A" (w zależności od tego, jak chcesz sortować dane).

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 8

cztery. Utwórz drugą regułę. Aby to zrobić, kliknij "Dodaj poziom". Wybierz drugą kolumnę z danymi (w naszym przykładzie, kolumna z nazwami klientów), a następnie wybierz kolejność sortowania (dla wygody, wybierz tę samą kolejność jak dla pierwszej reguły).

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 9

pięć. Kliknij OK. Twoje dane będą sortowane zgodnie z przepisami. Miasta i nazwy klientów w każdym mieście posortowane w kolejności alfabetycznej.

Ten przykład uważany za dane w dwóch kolumnach. Ale możesz pracować z dużą ilością kolumn.

Część 3 z 3:

Sortuj według kolorowych komórki lub czcionki

jeden. Zaznacz dane. Lub wybierz dane w kolumnie lub kliknij jedną komórkę w kolumnie, aby Excel automatycznie wybrał dane.

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 11

2. Na karcie Dane, w grupie Sortuj i filtrów kliknij Sortowanie. Okno zostanie otwarte, w którym można ustawić parametry sortowania. Jeśli jest kolejna kolumna z danymi obok wybranej kolumny, zostaniesz poproszony o uwzględnienie tych danych w sortowaniu.

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 12

3. W menu "Sortuj" wybierz "Kolor komórkowy" lub "Kolor czcionki".

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 13

cztery. W menu "Zamów" wybierz kolor i pozycję ("górny" lub "dolny"). Możesz wybrać tylko te kolory, które są obecne w kolumnie.

Podczas sortowania w kolorze nie ma domyślnego porządku sortowania. Będziesz musiał określić zamówienie.

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 14

pięć. Sortowanie na innym kolorze. Aby to zrobić, musisz dodać nową regułę dla każdego koloru w kolumnie. Kliknij przycisk Dodaj poziom, aby dodać kolejną regułę do sortowania i wybierz żądany kolor i porządek sortowania.

Upewnij się, że porządek sortowania w różnych zasadach jest taki sam. Na przykład, jeśli sortujesz dane z góry do dołu, upewnij się, że opcja "Top" jest wybrana w każdej regułach w menu "Zamów".

Obraz zatytułowany Sortuj listę w Microsoft Excel Krok 15

6. Kliknij OK. Dane w kolumnie będą sortowane według koloru, gdy zapytałeś.

Rada

Wypróbuj różne opcje sortowania, dzięki temu możesz podkreślić różne aspekty informacji.
Jeśli tabela ma ostateczne wartości, średnie wartości i inne podobne wartości, uważaj, aby nie wpadają w sortowane dane.

Ostrzeżenie

Bądź niezwykle uważny, aby wybrać wszystkie kolumny, które muszą sortować.