Jak tworzyć plan ciągłości biznesu: 13 kroków

Plan ciągłości biznesu jest najtańszym ubezpieczeniem, na który firma może sobie pozwolić (zwłaszcza odnosi się do małych firm, dla których koszt planu będzie bardzo niski). W związku z tym opisano szczegółowo jako pracownicy, aby pozostać w kontakcie i nadal wykonywać swoją pracę w sytuacjach awaryjnych, takich jak w przypadku pożaru w biurze. Niestety wiele firm nie uważa za konieczne stworzenie podobnego planu.

Tutaj zapoznasz się z proponowanymi krokami, aby stworzyć plan ciągłości działania, który pomoże małej firmie "pozostać na powierzchni" podczas lub po awarii. Stworzenie podobnego planu dla większych firm nie zostanie opisany w tym artykule.

Plan Ciągłości Business jest czasami nazywany planem odzyskiwania katastrof, w rzeczywistości mają wiele wspólnych. Z drugiej strony, plan odzyskiwania katastrofy ma na celu przywrócenie katastrofy, a plan ciągłości działalności ma na celu dalsze prowadzenie działalności w procesie prac renowacyjnych. Oba te plany są bardzo ważne i często dla wygody są łączone w pojedynczym dokumencie.

Kroki

jeden. Zrób listę kluczowych pracowników. Są ludzie, którzy zajmują pewne pozycje, bez których twoja sprawa po prostu nie może istnieć - złożyć listę tych ludzi, niech to są nazwiska wszystkich przydatnych dla Ciebie, ale także próbują to zrobić jak najwięcej.

Pomyśl o tym, jakie obowiązki robocze są krytyczne. Pomyśl o tym, kto wykonuje te funkcje, gdy główni pracownicy będą pójść na wakacje.
Zrób listę tych osób z pełnymi informacjami kontaktowymi: telefon komórkowy, telefon domowy, telefon komórkowy, pager, poczta robocza, poczta osobista i wszelkie inne możliwe sposoby, aby skontaktować się z osobą w każdej sytuacji awaryjnych, gdy zwykłe metody komunikacji mogą nie być dostępne.

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości działania Krok 2

2. Pomyśl, kto może pracować zdalnie. Niektórzy z twoich pracowników doskonale obsługują swoje obowiązki z domu. Dowiedz się, kto może i kto nie jest.

Być może będziesz musiał mieć nadzieję, że twoje krytycznie niezbędne pracownicy (opisane w kroku 1) mogą działać zdalnie, jeśli to konieczne.

Obraz zatytułowany Start A Drop Shipping Business Krok 2

3. Utwórz listę kontaktów zewnętrznych. Jeśli masz krytycznych dostawców lub klientów, wykonaj osobną listę kontaktów, które będą składać się z opisu firmy (lub osoby), a także włączyć wszelkie inne ważne informacje, takie jak kontakty Kluczowego Personelu Spółki.

Uwzględnij swoją listę prawników, bankierów, specjalistów Departamentu Informatyki, a także innych osób, które mogą potrzebować w różnych sytuacjach.

Nie zapomnij o mediach, firmach komunalnych, policji atakującej, straży pożarnej, szpitala i serwisu pocztowego.

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości działania Krok 4

cztery. Dokumentuj wszystkie krytycznie ważne sprzęt. W pamięci komputerów, bardzo ważne informacje są często zawarte (regularnie dokonywać kopii zapasowej?).

Niektóre firmy nie będą mogły istnieć i kilka godzin bez faksu. Jesteś absolutnie pewny siebie w Xerox? Czy masz wszystkie potrzebne drukarki?

Nie zapomnij o oprogramowaniu - może być często częścią krytycznego sprzętu, zwłaszcza jeśli jest to specjalne oprogramowanie i nie może być tak proste.

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości działania Krok 5

pięć. Wskazać krytycznie ważne dokumenty. Certyfikat rejestracji i innych dokumentów prawnych, media, informacje bankowe, ważne dokumenty z Departamentu Personelu Spółki, dokumenty dotyczące gruntów na rzecz rozwoju, deklaracje podatkowe znacznie więcej może być konieczne rozpoczęcie działalności pierwszej.

Pamiętaj, że możesz napotkać pełną utratę zakładów produkcyjnych. Czy będziesz wiedział, kto zapłaci pieniądze za wynajem maszyn do obsługi? Kto może zapłacić za serwisowanie serwerów poczty?

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości działania Krok 6

6. Rozważ różne opcje działania w przypadku operacji niezależnych. Jeśli Twoja firma używa ciężarówek, pomyśl, gdzie wynajmujesz nowe ciężarówki, jeśli twoje są uszkodzone w ogniu? Gdzie wynajmujesz komputery? Czy można znaleźć specjalne usługi do kopiowania, wysyłania faksów, wydruków i innych krytycznych operacji?

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości biznesowej Krok 7

7. Znajdź miejsce, którego można użyć w przypadku operacji niezależnych. Jest to miejsce, w którym ćwiczysz działalność, dopóki twoje główne miejsce jest niedostępne.

Może to być hotel - w wielu z nich istnieje bardzo dobrze wyposażone pokoje, których można użyć. Może to być biuro jednego ze swoich klientów lub jednego z twoich prawników (upoważnionych na sprawach).

Być może zdalna obecność będzie najlepszym rozwiązaniem dla Ciebie.

Jeśli masz pokój tymczasowy, włącz swoją lokalizację w swoim planie. Upewnij się, że masz wszystkie kontakty (w tym nazwiska ludzi).

Obraz zatytułowany Uruchom firmę w Chinach Krok 2

osiem. Dokonać procedury działania. Powinien zawierać instrukcje krok po kroku do działania - co robić, kto i jak to zrobić.

Zrób listę obowiązków, a także ludzie, którzy muszą je wykonać. Również zrobić odwrotnie: Zrób listę osób i wymienij swoje obowiązki. Tak więc, jeśli chcesz dowiedzieć się, kto powinien być odpowiedzialny za firmę ubezpieczeniową, spójrz na sekcję ubezpieczenia. A jeśli chcesz wiedzieć, co robi którąkolwiek z Twoich firmy, znajdź swoje imię na drugiej liście, aby uzyskać informacje.

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości działania Krok 9

dziewięć. Pełna informacja. Plan ciągłości biznesowej jest bezużyteczny, jeśli wszystkie informacje są przechowywane w różnych miejscach. Plan ciągłości biznesowej to dokument odniesienia, lepiej przechowywać go w czymś podobnym do folderu do dokumentów z pierścieniami.

Zrób wystarczającą liczbę kopii i rozpowszechniać kluczowy personel.

Niech kilka dodatkowych kopii jest przechowywanych poza biurem, w domu lub w bezpiecznej komórce.

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości działania Krok 10

10. Dbać. Upewnij się, że wszystko w Twojej firmie jest świadome istnienia planu ciągłości biznesu.

Wydać niezbędne kursy dla wszystkich swoich pracowników, niezależnie od tego, czy są na liście krytycznych personelu, czy nie. Nie chcesz, aby twój pracownicy przychodzą na śnieżną burzę do budynku uszkodzonego ognia i nie wiedział, co robić dalej.

Obraz zatytułowany Uruchom firmę w Chinach Krok 8

jedenaście. Sprawdź swój plan. Nagrano wszystkie dobre pomysły, zebrałeś wszystkie niezbędne informacje, skompilowały listę osób, kontaktów i usług serwisowych, ale możesz go wdrożyć?

Wybierz dzień i pozwól wszystkim wiedzieć, co się dzieje (w tym klientów, wykonawców i dostawców) - a następnie zachowuj się, jakbyś był zniszczony. Zrób niezbędne połączenia, przejdź do twojego tymczasowego biura.

Jedyną rzeczą, którą dowiesz, jest to, że nie jesteś poprawnie zaplanowany. Nie czekaj na prawdziwą katastrofę, dowiedz się, co musisz zrobić inaczej. Zrób kolejny test.

Jeśli popełniłeś pewne globalne zmiany w planie i wykonaj kolejny czek w ciągu kilku miesięcy. Nawet jeśli masz solidny plan, wydać roczne kontrole.

Obraz zatytułowany Utwórz plan ciągłości działania Krok 12

12. Nie wykluczaj możliwości, że będziesz musiał zmienić plan. Bez względu na to, jak dobry twój plan, nie ma znaczenia, jak płynnie zaplanujesz, może wydarzenia niezależne od was mogą się zdarzyć. Na przykład, hotel, którego planujesz używać jako tymczasowego biura, podejmie dużą delegację. Albo nie możesz dostać się do banku, ponieważ klęska żywiołowa miała miejsce w weekend banku. Brak jedzenia w domu. Twój konsultant do usług komputerowych na wakacjach.

Obraz zatytułowany Znajdź wysokiej jakości akcje Krok 2

13. Przejrzyj i popraw. Jak tylko coś się zmienia, dokonaj niezbędnych zmian w planie i zaktualizuj wszystkie instancje.

Nie pozwól, aby plan utrudniał. Nieaktualny plan jest gorszy niż bezużyteczny: da ci fałszywe uczucie spokoju, podczas gdy zdecydowanie masz coś martwić.

Rada

Taryfa przedpłacona na telefony komórkowe Jest to jedna z niedrogi możliwości pozostania w kontakcie. W przypadku klęsk żywiołowych sieci komórkowe mogą nie działać, więc pomyśl o wykorzystaniu komunikacji satelitarnej.
Umieść swój plan w folderze dobrze zauważalnym stylu, Neono Orange jest dość odpowiedni.
Zapewnij swoim pracownikom prognozy pogody, a także numer, przez które mogą dowiedzieć się o aktualnym stanie warunków pogodowych. Rozważmy wykorzystanie takich usług, jak otrzymywanie prognozy pogody jako wiadomości poczty głosowej.
Wszyscy krytycznie ważni pracownicy muszą być kopiami planu, możesz go przechowywać w samochodzie.
Statystyki pokazują, że pożar jest najczęstszą przyczyną zniszczenia / uszkodzeń biur. Upewnij się, że sytuacja jest opisana w Twoim planie.
Utrzymuj swój plan w widocznym miejscu, aby otoczenie często go zobaczy - dlatego sama idea ciągłości biznesu będzie miała na uwadze i świadomość we wszystkich swoich pracowników.
Rozważ przy użyciu wiadomości tekstowych na Twitterze, może być niedrogi sposób komunikowania się, gdy linie telefoniczne i sieci komórkowe nie działają. Upewnij się, że wszyscy twoi pracownicy mają konto na Twitterze.

Ostrzeżenie

Nie rób pirackich kopii oprogramowania. Nawet jeśli masz możliwość (najczęściej nie jest), może nie działać, a także stworzyć poważne problemy z prawem. Skontaktuj się z dostawcą przez.
Nie przypinaj dużych nadziei na oporne bezpieczne w celu przechowywania dysków cyfrowych. Większość z tych sejfów jest przeznaczona do przechowywania papieru, płyt, dyskietek, dysków flash w nich po prostu. Sprawdź sejf do dysków cyfrowych dla tych celów. Jeszcze lepiej - zachowaj dane poza biurem!
Nie rozpowszechniaj planu dla tych, którzy nie muszą go mieć. Twój plan może zawierać ważne informacje, że każdy niezadowolony pracownik może wykorzystać w nieodpowiednich celach.