Jak napisać cotygodniowy raport (z ilustracjami)

Raporty tygodniowe mogą być wymagane w różnych przypadkach: w przedsiębiorstwach detalicznych, w trakcie badań, podczas przechodzenia na praktyki lub staże. Dowiedz się, jak robić kompetentne raporty tygodniowe, aby twój menedżerowi wyraźnie widział, jak porusza się Twoja praca.

Kroki

Część 1 z 3:

Zasady podawania informacji

jeden. Określ cel raportowania. Raporty tygodniowe mogą być częścią pracy lub studyjnych obowiązków, ale nie można powiedzieć, że raport jest tylko ze względu na te obowiązki. Określ funkcje, które są wywoływane, aby wykonać cotygodniowy raport, aby wiedzieć, które informacje są w nim odzwierciedlone i co należy zwrócić szczególną uwagę na.

Z reguły raport ma na celu informowanie menedżerów o obecnym stanie spraw lub pomoże im podejmować decyzje.
Na przykład, jeśli jesteś menedżerem detalicznym, możesz wymagać raportów z końcowymi stawkami sprzedaży tygodniowo. Według takich raportów głowa jest w stanie ocenić wydajność pracowników, dostosowywać ceny i analizować zamówienia.
Raporty na temat projektu badawczego, praktyki stażu lub szkolenia pozwalają zademonstrować swojemu nadzorowi naukowym, jak twoja praca została zaawansowana, podziel się ważnymi osiągnięciami lub odkryciami.

Obraz zatytułowany Napisz cotygodniowy raport krok 2

2. Określ, kto jest adresowany do twojego raportu. Niemożliwe jest skompilowanie kompetentnego raportu, jeśli nie wiesz, kto będzie przeznaczony do tego, w jakim celu. Tylko to można zrozumieć, które informacje są największą wartością.

Znajomość odbiorców docelowej pozwala kompetentnie organizować strukturę raportu i użyć odpowiedniego języka. Na przykład raport dla uczniów szkół podstawowych będzie absolutnie nie podobny do tekstu zaprojektowanego dla przywódców dużej korporacji.

Ważne jest również, aby zrozumieć, jakie chwile są już znane z potencjalnym czytnikiem, a jakie pytania konieczne jest wyjaśnienie lub dostarczanie dodatkowych źródeł. Na przykład tworzenie sprawozdania z kwestii prawnych, który jest przeznaczony dla Rady Prawników, absolutnie nie trzeba podawać szczegółowego wyjaśnienia istniejących przepisów. Z drugiej strony, takie wyjaśnienia są potrzebne, jeśli raport jest przeznaczony dla menedżerów bez edukacji prawnej.

Jeśli sprawozdanie jest skompilowany w związku ze stażem, badaniami lub inną częścią procesu edukacyjnego, ważne jest, aby zrozumieć, że Twoja publiczność nie jest nauczycielem ani przełożonym, nawet jeśli przekazujesz im raport. Skup się na istotę projektu i konkretnego obszaru wiedzy, aby zrozumieć, jaki jest twój czytelnik.

Obraz zatytułowany Napisz cotygodniowy raport Krok 3

3. Informacje Plute w kolejności ważności. Chociaż raport powinien być napisany zwięźle i zasadniczo, nawet w tym przypadku nie może go przeczytać. Z tego powodu najważniejsze dane z wynikiem i wnioskami powinny być umieszczone na początku tekstu.

Na przykład, jeśli chcesz porównać i porównać trzy różne marki sprzętu i polecić najlepszą opcję, zacznij od wyników, a następnie wyjaśnij wybrany wybór.

Z reguły pierwsza strona raportu jest krótkim przeglądami wyników, konkluzje i zaleceń. Szczegółowe wyjaśnienia powinny być głównie tekstem dokumentu, tak że, jeśli to konieczne, czytelnicy mogą zrozumieć przyczyny takich wniosków.

Obraz zatytułowany Napisz cotygodniowy raport krok 4

cztery. Realizuj typowy raport "losu". W większości przypadków cotygodniowe raporty są niezbędne do działalności księgowej i biura, więc są one po prostu karmione i wprowadzają archiwum. Lepiej jest zdać sobie sprawę, że raporty są niezwykle rzadko czytane od początku do końca.

Fakt ten nie jest powodem leniwy ani napisania raportu, jak upadł. Twoje raporty odzwierciedlają swój stosunek do pracy i twoich cech jako pracownika lub ucznia. W skompilowanym raporcie z pewnością zniszczysz uwagę, a słowa "Wiedziałem, że nie przeczytasz go", na pewno nie będzie wart uzasadnienia.

Cały raport powinien być jakościowy i kompetentny, ale szczególną uwagę należy zwrócić na te części, które będą najbardziej prawdopodobne. Zwykle obejmują one podsumowanie i wnioski lub zalecenia. Zapłacić im szczególną uwagę.

Ważne jest, aby zrozumieć, że pracodawca w ogóle nie może przeczytać raportu, ponieważ nie ma przypadku ani nie potrzebuje raportu. Najwyżsi przywódcy są zawsze bardzo zajęci, dlatego są w stanie zidentyfikować istotne informacje, które pozwalają skutecznie podejmować decyzje. Takie twarze nie przeczytają całego raportu, jeśli nie jest to konieczne, ale zawsze mogą wrócić do niego później.

Część 2 z 3:

Struktura raportu

jeden. Zapytaj próbkę. Wiele firm przyjęło standardowy format raportu tygodniowego, a menedżerowie mogą przyzwyczaić się do uzyskania informacji w określonej formie. Inny format raportu może powodować zamieszanie.

Być szczególnie uprzejmy ze raportami sprzedaży. Menedżerowie przyzwyczajają się do konkretnej struktury raportu i mogą znaleźć niezbędne informacje z jednego spojrzenia na stronę. Jeśli odejdziesz od otrzymanego formatu, raport będzie prawie bezużyteczny, ponieważ menedżer będzie musiał ponownie przeczytać cały tekst, aby znaleźć niezbędne informacje.
Skontaktuj się z sekretarzem i poproś o podanie próbki, aby ponownie uruchomić rower. Często w firmach znajduje się szablon dokumentu ze wszystkimi parametrami, w tym polami, czcionkami, stylami tabelami i akapitami.

Obraz zatytułowany Napisz raport tygodniowy Krok 6

2. Rozważ metodę referencyjną. Dokument drukowania lub aplikacja elektroniczna jest zupełnie inna niż raport podany w tekście e-mail.

Na przykład, jeśli raport zostanie przesłany jako załącznik do wiadomości e-mail, a następnie podsumowanie powinno być zawarte w tekście listu. Następnie czytelnik nie musi otwierać załącznika, aby zrozumieć podstawową ideę.

W przypadku raportu wydrukowanego zazwyczaj konieczne jest przygotowanie załączonego listu lub strony tytułu, aby raport mógł być prawidłowo zidentyfikowany i wprowadzony.

Niezależnie od raportu raportu, ważne jest, aby określić nazwisko na każdej stronie i zdrętwiałe je w formacie "X z Y". Strony można łatwo podzielić, więc ważne jest, aby wiedzieć, jak raport jest zapisany na tym, ile stron i kto jest autorem dokumentu.

Wszystkie niezbędne informacje można określić w górnej stopce. Na przykład wpisz to: "Raport sprzedaży Ivanov Peter Arkadyevich, Tydzień 32, strona 3 z 7".

Obraz zatytułowany Napisz raport tygodniowy Krok 7

3. Przywiązać podsumowanie. Podsumowanie raportu zwykle pasuje do kilku akapitów, a każda sekcja jest przesyłana przez jeden do dwóch zdań. Chodzi o to, że menedżer wystarczył do odczytania tylko podsumowania, a jeśli twoje wnioski pokrywają się z jego założeniami w tej kwestii, podejmują działania bez konieczności przeczytania całego raportu.

Ważne jest, aby podsumowanie jest pisane jasne, niedrogi i zwięzły język. Nie używaj profesjonalnego żargonu i specjalnych terminów wymagających wyjaśnień, nawet jeśli czytelnik jest dobrze zorientowany w terminologii sektorowej.

Krótka zawartość jest skompilowana po zakończeniu pozostałych elementów raportu. Nie można krótko podsumować akapity, które nie są jeszcze pisane, nawet ze szczegółowym planem. Podczas pracy wiele może się zmienić.

Obraz zatytułowany Napisz raport tygodniowy Krok 8

cztery. Pomyśl o strukturze akapitów i sekcji. Zdecyduj się z formatem i pozostaw plan partycji raportu, który spełnia zadania.

Plan powinien być logiczny, sekcje muszą płynąć na drugą. Rozważ również, kto będzie potencjalnym czytnikiem raportu.

Z reguły sprawozdanie składa się z podsumowania, wprowadzenia, konkluzji i zaleceń, danych i wyjaśnień, a także listy źródeł. Rozszerzone raporty można uzupełnić z załącznikami o ważnych danych i tabelach, ale raporty tygodniowe zwykle nie są tak długie.

Każda sekcja powinna dotykać na jednym pytaniu. Każdy akapit w sekcji opisuje jeden pomysł. Jeśli więc sekcja tygodniowego raportu sprzedaży nazywa się "popularnymi markami odzieży dla dzieci", każda marka powinna otrzymać jeden akapit. Jeśli potrzebujesz osobno określać ubrania dla chłopców i dziewcząt, użyj podsekcji (z odpowiednimi napisami) dla każdej marki, w środku, w którym przejdziemy na emeryturę jednego akapitu odzieży dla chłopców i jedno - ubrania dla dziewcząt.

Obraz zatytułowany Napisz raport tygodniowy Krok 9

pięć. Utwórz stronę tytułową lub list motywacyjny. W przypadku raportów podsumowujących, lista tytułów nie jest wymagana, ale szczegółowy raport powinien być wyposażony w oddzielną kartę ze wskazaniem autora raportu i krótki opis zadania.

Strona tytułowa różni się od krótkiej treści, ponieważ faktycznie zawiera tylko informacje potrzebne do prawidłowego rejestracji i pokrycia raportu.

Organizacja może istnieć standardowa strona tytułowa szablonu dla raportów tygodniowych. W takim przypadku postępuj zgodnie z ustalonymi zasadami.

Na stronie tytułowej należy określić nazwę lub opis raportu (na przykład, tygodniowy raport sprzedaży), nazwę kompilatora i wszystkich współautorów, nazwa firmy, data sporządzania lub składania raport.

Część 3 z 3:

Słowa i sformułowanie

jeden. Wymyślać kompetentne nagłówki i napisy. Te elementy raportu pozwalają czytelnikowi szybko znaleźć niezbędne sekcje i dodatkowe informacje, które pomogą zrozumieć wnioski i zalecenia.

Nagłówki i napisy sekcji muszą dokładnie i zrozumieć zawartość.
Na przykład w cotygodniowym raporcie sprzedaży można skorzystać z sekcji "Trendy w odzieży damskiej", "Trendy w odzieży męskiej" i "Popularne marki odzieży dziecięcej". Następnie w każdej sekcji można wybrać podrozdziały, których nazwy będą odzwierciedlać oczywiste trendy lub nazwy popularnych marek.
Użyj tych samych projektów gramatycznych dla wszystkich nagłówków, aby wyglądać logiczny i spójny. Na przykład, jeśli pierwszy nagłówek jest formułowany jako "najlepsze produkty z kolekcji męskiej", następny tytuł powinien być "wiodącą pozycją w odzieży damskiej", a nie "otrzymywać sprzedaż towarów dla kobiet".

Obraz zatytułowany Napisz raport tygodniowy Krok 11

2. Używaj prostych i zrozumnych ofert. Twój raport powinien składać się z propozycji z prostą strukturą "tematem, diodami LED, suplement", aby wyraźnie wyrazić swoje myśli i wykazać zaufanie do wniosków i zaleceń.

Przeczytaj ponownie wersję roboczą i przekroczyć wszystkie dodatkowe słowa. W każdym zdaniu znajdź artystę do akcji i umieść go przed czasownikiem. Propozycje schematycznie muszą być "Kto robi co".

Pozbądź się nadmiaru słów i zwrotów takich jak "dzisiaj", "z bramką do" lub "dla dostępności".

Ten styl może wydawać się nudny, ale nie jesteś wart zadania rozrywki czytelnika. W sprawie sprawozdania jest znacznie ważniejsze, aby skutecznie przekazać kluczowe aspekty i wnioski.

Obraz zatytułowany Napisz cotygodniowy raport Krok 12

3. Podejmować obiektywne i bezstronne wnioski. W sprawozdaniu często konieczne jest dostarczenie zaleceń, ale powinny być oparte na faktach, a nie osobistych opinii i doznach. Ważne jest, aby przekonać czytelnika z nieistotnymi dowodami i jasnością myśli.

Nie używaj przymiotników, a także innych słów i zwrotów z wyraźnym pozytywnym lub negatywnym kolorem emocjonalnym. Skup się na faktach i zdrowym rozsądku.

Na przykład w raporcie zalecasz podnoszenie jednego z menedżerów sprzedaży. Wzmocnienie rekomendacji faktów, które wykazują, że osoba naprawdę zasługuje na zwiększenie, ale nie podawaj subiektywnej opinii i nie odwołuje się do emocji. "Alina regularnie pokazuje najlepsze wyniki, chociaż działa tylko 15 godzin tygodniowo" przekonująco niż "Alina jest bardzo miłą osobą i zawsze próbuje, choć jest zmuszony do pracy niekompletny tydzień, ponieważ dba o starszą matkę".

Obraz zatytułowany Napisz cotygodniowy raport krok 13

cztery. Używaj przekonujących czasowników. Jeśli tekst jest napisany w ważnym zastawie, akcja we wniosku jest wyrażona w jednym słowie - czasownik. Użyj pojemnych i przekonujących czasowników, które wyraźnie opisują akcję.

Wskazane jest, aby preferować proste czasowniki. Na przykład "sprzedaż" jest zawsze lepszy niż "narzędzie".

Czasami potrzebne są czasowniki, wyrażanie procesów umysłowych - pomyśl, wiedząc, rozumiesz, wierzyli - ale ogólnie są gorsze niż gorsze od czasowników działania. Spróbuj wdrożyć swoje oświadczenie i przekształcić go w działanie. Na przykład napisałeś: "Wierzę, że w kolejnych miesiącach sprzedaży wzrośnie". Wdrażaj zatwierdzenie i zarys przyczyny takiego założenia. Sformułować ofertę: "Jak pokazuje praktyka, w sezonie święta, zwiększa się sprzedaż. Przewiduję, że w listopadzie i grudnicy stawki sprzedaży wzrosną. ".

Tekst musi koncentrować się na działaniu. Przeczytaj ponownie raport, spróbuj pozbyć się niepotrzebnych przyimków i zastąpić nadmiar słów przez przekonujące czasowniki. Na przykład "Assist" można zastąpić "pomocą" i "zapewnić ochronę" - "ochrona".

Obraz tytułowy napisz raport tygodniowy Krok 14

pięć. Nie używaj cierpienia. Pasywny formularz strajkuje z propozycji przedmiotu działania, a obiekt przychodzi na pierwszy. W niektórych sytuacjach pasywny depozyt jest potrzebny z rozważań politycznych lub dyplomatycznych, ale najczęściej sprawia, że tekst jest zdezorientowany i mglisty.

Rzeczywista depozyt umożliwia podkreślanie wykonawców akcji i pokazuje czytelnika osób odpowiedzialnych. Aby ocenić znaczenie tego aspektu, wyobraź sobie, że ta oferta została złapana w artykule gazety: "Na szczęście wszystkie dzieci udało się zaoszczędzić". Konieczne jest zrozumienie, kto uratował tych dzieci. Jeśli propozycja była rodzaj "nauczyciela wychowania fizycznego Ivan Sergeev wróciła kilka razy do płonącej zarządu szkoły i uratowała wszystkich dzieci", wtedy prawdziwy bohater idzie na pierwszy.

Również rzeczywisty depozyt pozwala na znalezienie odpowiedzialności za negatywne konsekwencje. Wyrażenie "Niektóre błędy zostały dozwolone" zmusi pracodawcę do zakłopotania, który popełnił błędy i kto powinien zostać ukarany. Jeśli popełniasz błędy, przyznaj ich odpowiedzialność i podejmij konsekwencje.

Zwróć uwagę na formularze czasownika "do", aby znaleźć sugestie z pasywnym zastawem. Jeśli udało ci się je znaleźć, a następnie określić akcję aktorską i osobę, która go sprawia, po tym rodzaju zamówienia.

Obraz zatytułowany Napisz raport tygodniowy Krok 15

6. Użyj metod ekspresji danych wizualnych. Schematy i wykresy są postrzegane znacznie łatwiejsze i zorganizować natychmiast po akapicie z takimi informacjami (zwłaszcza, jeśli takie dane zawierają dużą liczbę liczb).

Wybierz odpowiednie narzędzia wizualne, które upraszczają czytnik zadań i pracować w celu raportu.

Na przykład użyj wykresu liniowego, aby pokazać sprzedaż wełnianej płaszcza. Taka prezentacja danych jest znacznie bardziej wydajna dla stołu z liczbą jednostek sprzedanych towarów za każdy miesiąc, ponieważ czytnik tabeli jest zmuszony do utrzymania wszystkich liczb w umyśle i porównuje je między sobą, aby odkryć trendy. Jeden spójrz na harmonogram będzie wystarczający, aby zrozumieć istotę.

Przede wszystkim osoba zawsze zwraca uwagę na elementy wizualne. Wszystkie wykresy i schematy muszą być jasne i schludne, zlokalizowane prawidłowo na stronie. Używaj tylko tych elementów, które naprawdę potwierdzają wnioski i zalecenia.

Obraz zatytułowany Napisz cotygodniowy raport krok 16

7. Nie używaj żargonu. Każda gałąź wiedzy lub aktywności ma jej nieuniknioną terminologię, a także modne słowa, które są często używane w książkach i artykułach. Czasami są przydatne, ale w większości przypadków żargon koliduje tylko jasno i kompetentnie wyraża główną ideę.

Spróbuj wykonać listę profesjonalnego żargonu, aby nie nadużywać takich słów w raporcie. Ukończ pracę na tekście i wyszukaj słowa kluczowe do wymiany niechcianych jednostek leksykalnych.

Należy rozumieć, że duża liczba modnych słów nie pokaże czytelnika, jak gdybyś "w temacie", ale spowoduje odwrót efekt. Dyrektor i menedżerowie są często starsi niż zwykli pracownicy i widzieli wiele takich słów w swoim wieku. Jeśli nadużycie żagonizm, uważają, że jesteś zbyt leniwy, nie rozumiesz tematu lub po prostu chcę zaimponować.

Lepiej nie używać zbyt skomplikowanych terminów. Na przykład raport o sporze prawnym nie powinien zawierać nadmiernej ilości niespójnych preparatów prawnych.

Obraz zatytułowany Napisz raport tygodniowy Krok 17

osiem. Popraw wszystkie błędy. Duża liczba liter literowych i gramatycznych rozprasza czytelnika i tworzyć negatywny pomysł autora. Napisz projekt raportu z góry, abyś miał czas na pracę nad błędami.

Sprawdź pisownię i gramatykę w programie tekstowym na komputerze, ale nie musisz polegać tylko na automatycznych poprawkach. Takie programy mogą przegapić wiele błędów, zwłaszcza w podobnych słowach ("rozmiary" zamiast "rękawice").

Przeczytaj z tyłu z powrotem z góry, aby znaleźć wszystkie błędy. Jeśli temat raportu jest blisko, nie do zauważania, że błąd jest bardzo prosty, ponieważ mózg może automatycznie "myśleć" brakujące słowa lub litery w tekście. Przeczytaj dupę, aby dostrzec indywidualne słowa.

Przeczytaj głośno raportu, aby powiadomić błędy i wady stylistyczne. Jeśli nie możesz odczytać oferty ani akapitu bez nokautu, prawdopodobne jest przeciążenie tekstu, a czytelnik również wkradł się. Przepisz nieudane zdania.