Jak dokumentować proces -

Firmy często dokumentują proces dla każdego pracownika, aby wiedzieć, jak wykonać go prawidłowo lub przeanalizować proces, aby go poprawić. Jeśli jesteś proszony o Dokumentowanie procesu, czy sam siebie postanowili to zrobić, pamiętaj, aby użyć tych osób, którzy są dość doświadczeni i kompetentni w tym procesie. Poniżej opisano dwa rodzaje reprezentacji graficznej, ale jeśli uważasz, że proces jest bardziej odpowiedni dla prostego diagramu innego typu lub dokumentu tekstowego, możesz użyć swojej opcji. W tym przypadku przeczytaj sekcję ze wspólnymi wskazówkami, aby uzyskać pomysł na cel dokumentacji procesu.

Kroki

Metoda 1 z 4:

Podjąć decyzję o udokumentowaniu twojego procesu

jeden. W miarę możliwości, skup się na jednym procesie na raz. Nie próbuj opisać wszystkie swojej pracy w jednym schemacie strukturalnym. Znacznie łatwiej jest śledzić szereg krótkich dokumentów, które są oddzielnie zatrzymane na każdym zadaniu.

Jeśli chcesz udokumentować projekt na dużą skalę jako utworzenie produktu firmy z koncepcji do sprzedaży, a następnie użyj prostych nazw, odnoszących się do każdego zadania w procesie. Jeśli to konieczne, użyj dodatkowych dokumentów do wyjaśnienia każdego zadania bardziej szczegółowo.

Obraz zatytułowany dokument procesowy proces 2

2. Przypraw cały obraz do mniejszych procesów. Będą to kluczowe zadania wykonywane podczas procesu. Jeśli nie jesteś bardzo zaznajomiony z tematami procesów, które dokumentują, pytaj o nich kierowników projektowych lub innych ekspertów w tym procesie, aby uzyskać jasną ideę zawartych zadań.

Ogólnie, jeśli krok w dokumencie zawiera więcej niż jeden czasownik lub słowo "i", Prawdopodobnie może być podzielony na dwa kroki. na przykład, "Umieść kok i brykietę z grilla mięsa" Musisz podzielić "Umieść brykietę grilla" i "Umieść kok grillowy".

3. Zdecyduj, czy prosty proces jest wystarczający dla dokumentu tekstowego.Jeśli proces nie jest tak inny za każdym razem i zawiera tylko kilka rozwiązań lub wariantów, możesz zapisać listę kroków. Użyj elektronicznego dokumentu tekstowego (jak plik Microsoft Word) lub tylko arkusz papieru.

cztery. Rozważ możliwość utworzenia schematu strukturalnego. Prosty schemat strukturalny - wygodny sposób wyświetlania procesu opisanego później w sekcji na tej stronie. Możesz także stworzyć bardziej złożone schematy strukturalne, ale dla większości procesów nie potrzebują. Pomyśl, aby postępować zgodnie z instrukcjami w tej sekcji na temat złożonych schematów tylko wtedy, gdy proces zawiera więcej niż dziesięć kroków i Masz więcej niż trzy osoby, które wykonują różne etapy procesu.

Obraz zatytułowany Dokument procesowy krok 5

pięć. Kiedy jest możliwe, spróbuj utworzyć zwięzłe schematy. Jedna strona jest idealna, ale nawet dla złożonych procesów, staraj się ograniczyć się do 5 stron i mniej. Tylko specjalistyczne i złożone zadania wymagają dokumentów dłuższych, a nawet wtedy, gdy są tam ludzie, którzy wykonują zadania.

Na przykład, jeśli dokument został zaprojektowany, aby służyć jako przewodnik dla lekarzy, diagnozowanie raka, prawdopodobnie wspominasz o każdym teście diagnostycznym, które można zastosować. Jednakże, jeśli ten sam proces zostanie udokumentowany w celu przedłożenia menedżerów, utwórz dokument zgłoszenia, który obniża szczegółowe kroki, takie jak definicja, w której ustawienie stosowania dla określonego mechanizmu.

Usuń przymiotniki z nazw zadań. Tytuły powinny być jasne i krótkie. Na przykład pisz: "Wyślij klient konta", ale nie "Wyślij pełne konto dla wszystkich usług dla klienta, który zamówił produkty".

6. Włącz narzędzia wizualne, jeśli pomogą ułatwić czytanie procesu. Niektórzy ludzie lepiej postrzegają wizualną reprezentację materiału niż czytanie tekstu, zwłaszcza jeśli są to menedżerowie, menedżerowie lub inni ludzie, którzy mogą nie być praktycznym doświadczeniem w procesie, który dokumentujesz. Może to być diagramy, zdjęcia lub zrzuty ekranu, ale niech będą proste i jasne.

Dodatkowo włącz diagramy i obrazy tylko wtedy, gdy są niezbędne do zrozumienia terminu w dokumencie opisującym proces. Na przykład, jeśli dokument wymaga czytelnika określa różnicę między dwoma typami mechanizmów, zapewniają jasne obrazy lub schematy tych mechanizmów.

Nie obejmuj ilustracji lub innych obrazów, które są łatwe do rozrywki.

Obraz zatytułowany dokument procesowy proces 7

7. Zadzwoń do ludzi zgodnie z ich pozycją, a nie według nazwy. Dokument może utrzymać dłużej niż jednostkę. Nie pisz: "Wyślij Kate Collection Protocol". Pisać: "Wyślij Krzesło spotkań protokołu." Jeśli uważasz, że nazwa jest konieczna, aby upewnić się, że dokument czytania wiedział, z kim do kontaktu, napisz jako nazwę i pozycję.

osiem. Wyraźnie wyznaczają procesy związane ze sobą. Na przykład dokument dla procesu "Organizacja biuletynu informacyjnego" może skończyć z uwagami: "Efekt końcowy trafia na edycję. Cm. Nazywany dokument "Edycja biuletynu". Nazywany dokument "Edycja biuletynu" Może rozpocząć uwagi: "Ten dokument jest poprzedzony "Organizacja biuletynu informacyjnego" I koniec "Teraz publikuje. Cm. Nazywany dokument "Biuletyn Publikacji".

Obraz zatytułowany Dokument procesu Krok 9

dziewięć. Musisz utworzyć dostępne dokumenty, które można edytować. Zrobić kopie, które ludzie będą mogli czytać lub studiować. Główny dokument elektroniczny musi być w formacie, który można edytować tak, jeśli to konieczne, możliwe jest wprowadzenie zmian w niej.

Pliki PDF nie są edytowane. Jeśli używasz specjalistycznego oprogramowania do tworzenia diagramów, spójrz tam inny unikalny format pliku do zapisywania edytowalnych dokumentów. Inne osoby prawdopodobnie zostaną pobrane lub kupują te same oprogramowanie, zanim będą mogły edytować dokument.

Dla dokumentów tylko z tekstem Użyj wspólnych formatów plików, takich jak .DOC, .DOCX, .Txt lub .Rtf. Jeśli przewidziasz częste zmiany w dokumencie, użyj udostępniania plików online jak Dokumenty Google, aby ludzie zawsze widzieli najbardziej odpowiedniej wersji.

Obraz zatytułowany dokument procesowy proces 10

10. Ostrożnie wskazują dokumentację procesu. Zapisz tworzenie i datę ostatniej edycji w widocznym miejscu w każdym dokumencie, na przykład na górze strony. Jeśli dokument może edytować kilka osób, może również określić nazwę lub inicjały obok ostatniej daty zmiany. Wreszcie, podaj nazwę i nazwę pliku, który wyraźnie sprawiają, że proces w nim jest udokumentowany.

Metoda 2 z 4:

Tworzenie schematu strukturalnego

jeden. Aby łatwo wyjaśnić proste zadania, utwórz schemat strukturalny. Są świetnie na obraz podstawowych informacji tylko do czytania i wizualizacji. Schematy strukturalne mogą być wykorzystane do pomocy nowych pracowników zajmować się prostymi zadaniami podczas szkolenia zawodowego lub pomóc pracownikowi, który tymczasowo spełnia zadanie z powodu braku jego kolegi.

Obraz zatytułowany dokument procesowy proces 12

2. Zorganizuj schemat strukturalny od lewej do prawej lub do góry. Po dokonaniu takiego schematu narysujesz ramkę dla każdego zadania procesu i podłączyć je ze strzałkami, aby pokazać sekwencję wykonania niezbędnych zadań. Zacznij od lewej lub górnej części strony, jak byś to zrobił, jeśli napisałeś. Jeśli umieścisz kroki w porządku, natychmiast będzie łatwiej zrozumieć, który z nich.

Jeśli pracujesz z językiem, który wyróżnia się kierunkiem listu z rosyjskiego, a następnie użyj właściwego kierunku. Na przykład schemat strukturalny, skompilowany w języku arabskim, idzie do prawej do lewej.

Aby kierunek był jasny, użyj strzałek. Nie narysuj linii między zadaniami.

3. Zacznij od kubka z oznaczeniem "Początek." Jeśli twój schemat jest wystarczająco mały i umieszczony w jednym rzędzie lub kolumnie, możesz nie potrzebować takiego kręgu. W wielu złożonych schematach strukturalnych przydatne jest mieć takie oczywiste koło "Początek".

Obraz zatytułowany dokument procesowy krok 14

cztery. Narysuj trójkąt zwany pierwszym zadaniem wewnątrz. Narysuj strzałkę wskazującą z kubka "Początek" Przed ramami z pierwszym zadaniem wewnątrz. na przykład, "Weź zamówienia klientów."

pięć. Wyobraź sobie strzałę do następnego zadania lub pytania. Ta strzałka wskazuje następującą ramkę za pomocą drugiego zadania. Jeśli przed wykonaniem drugiego zadania musisz podjąć decyzję lub odpowiedzieć na pytanie, napisz to pytanie w romb.

Jeśli to możliwe, użyj innego koloru romb niż dla ramek.

Obraz zatytułowany dokument procesowy krok 16

6. Idź z Rombuses z rozwiązaniami do zadań, które zależą od odpowiedzi. Na przykład powiedzmy, ramy z zadaniem "Weź klienta" prowadzi do romba z pytaniem "Uporządkowana woda?" Od Rhomba, rysuj dwie strzałki. Na jednym napisie "tak" i połączyć się z wyznaczoną ramką: "Daj wodę kliencką". Z drugiej strzałki napisz "nie" i poprowadź go do wskazanego ramy "Przenieś zamówienie do kucharza".

Metoda 3 z 4:

Sporządzenie złożonego schematu strukturalnego

jeden. Użyj ich do złożonych procesów, które używają kilku osób lub działów. Jeśli udokumentujesz kompleksowy proces, w którym uczestniczą kilka osób, zespołów lub działów, które działają oddzielnie, rozważ przykład wykonania złożonego schematu strukturalnego. Opisany tutaj rodzaj schematu strukturalnego"Schemat utworów pływackich" lub "Rammler-Brasha". Według schematu wyraźnie widać, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, a łatwiej jest określić sekcje, w których można poprawić proces.

Schemat strukturalny powinien opisać, jak dzieje się teraz proces, a nie jak się wydarzy.

Obraz zatytułowany dokument proces etap 18

2. Pomyśl o korzystaniu z oprogramowania. W rezultacie schemat prawdopodobnie wygląda zaniedbanie i czytelny, jeśli oprogramowanie jest używane do tworzenia diagramów. Obecność pliku elektronicznego upraszcza również zmiany, jeśli potrzebują. Spójrz na Internet "Do mapowania procesów", Ale upewnij się, że pobierasz lub kupujesz, z którym można utworzyć schematy Rammlera-Brasha.

3. Ostrożnie napisz do kolumny po lewej stronie na liście wszystkich uczestników w tym procesie. Każda linia może być oznaczona przez Departament, Zespół lub tytuł Post Osoba. Każdy uczestnik będzie odpowiedzialny za zadania znajdujące się w linii poziomej, która rozciąga się wzdłuż strony. Czasami nazywa się "Pływanie" Uczestnik.

Ścieżki można oznaczyć kolorami lub nie. Zawsze powinny być rozdzielone grubymi czarnymi liniami, aby schematy były łatwe do przeczytania również osób cierpiących na ślepotę kolorową.

Spróbuj zlokalizować grupy interakcji obok. Jednak nie jest to konieczne.

Obraz zatytułowany dokument procesowy proces 20

cztery. Zacznij od pierwszego zadania. Rozpocznij proces z umieszczeniem pierwszego zadania w ramce po lewej stronie strony, trochę od uczestnika odpowiedzialnego za wykonanie tego zadania. Na przykład akademicki dział badań rozpoczyna proces tworzenia pomysłu produktu, przedstawić ramkę na prawo do słowa "Nauka" I wyznacz go Utwórz pomysł produktu.

pięć. Kontynuuj, jak również z konwencjonalnym schematem strukturalnym, ale umieść zadania w kierunku w prawo i umieścić je w pożądanym ciąg. Na przykład, jeśli dział badań wysyła pomysł produktu do Departamentu Marketingu do testowania ostrości, narysuj strzałę Utwórz pomysł produktu Do ramy w linii działu marketingowego, od poprzedniej ramy. Rozpoznaj tę ramę Testowanie ostrości.

Czasami zadanie może być powtarzane, na przykład, produkt może później powrócić do dodatkowych testów ustawicznych. Jeśli sam proces powróci do tego samego wczesnego etapu, narysuj strzałkę z powrotem do oryginalnej ramki wskazanej przez Testowanie ostrości. Jeśli proces jest nadal inny niż początkowy (na przykład, jest to zaawansowana runda testowania ostrości, która prowadzi do innych zadań), utwórz nową ramkę o innej nazwie Zaawansowane testowanie ostrości.

6. Naucz się używać romb i kubków. W większości zmian strukturalnych stosuje się ramki, diamenty i koła, a strzałki między nimi. Masz już na ramie, która jest wskazana przez nazwę zadania. Kiedy istnieje kilka możliwych wyników, użyj rombu. Jeśli osiągnięto wynik końcowy, użyj kubków. Kontynuowanie poprzedniego przykładu, narysuj strzałę Testowanie ostrości do oznaczonego romb Zatwierdzony produkt? Narysuj strzałkę z rombu, oznaczając go nie, i podłącz go za pomocą okręgu wyznaczonego Zakończenie procesu. Druga strzałka wskazana tak może prowadzić do następnego zadania procesu.

Umieść romans w rzędzie lub "Pływanie" Uczestnik, który jest odpowiedzialny za tę decyzję.

Okrąg, wyznaczony Zakończenie procesu musi być w swoim rzędzie, bez uczestnika, który jest z tym związany.

W systemie strukturalnym nadal istnieje wiele innych znaków specjalnych, ale rzadko są rzadko używane i niekoniecznie cię potrzebują. Jeśli uważasz, że twój dokument wygra z nieco większej różnorodności, bez wahania, zbadaj je samodzielnie.

Obraz zatytułowany dokument procesowy krok 23

7. Być sekwencyjnym. Użyj ramek o tej samej rozmiarze i nie więcej niż dwóch lub trzech łatwych rozróżnialnych kolorach, aby schemat jest tak łatwy do odczytania. Na przykład wszystkie klatki (zadania) mogą być niebieskim tłem, a wszystkie diamenty (pytania) mogą być żółte.

Jeśli to możliwe, wykonaj linię odpowiedzi "tak" zawsze zaczynamy z jednej strony ramy (na przykład, po prawej) i odpowiedź "nie" - Zawsze na drugim (na przykład poniżej). To nie zawsze jest łatwe lub możliwe, więc nie marnuj go zbyt wiele czasu.

Obraz zatytułowany dokument procesowy proces 24

osiem. W razie potrzeby przejdź do innej strony. Lepiej jest używać wielu stron niż, aby wykres był zbyt nieczytelny do przeczytania. Wykorzystaj wyraźnie wskazane przejścia lub strzałki, aby były jasne, jak kontynuuje schemat. Na przykład wyciągnij wskazany strzałkę ZA, prowadzący na prawej stronie. Na następnej stronie narysuj strzałę po lewej stronie, a także wyznaczony jako ZA.

Obraz zatytułowany dokument procesowy etap 25

dziewięć. Edytuj schemat strukturalny. Wypełnij każdy możliwy "droga" W programie i sprawdź, czy gdziekolwiek nie zostanie utracony. Idealnie poproś kogoś innego zaznajomionego z procesem, wyświetlić schemat, aby wyeliminować błędy i określić nieodebrane kroki. Po wcześniej spojrzeniu na dokument i poprawiono błędy, możesz wysłać lub przedstawić je innym zaangażowanym. Jednak edytuj schemat, jeśli proces jest nieznacznie zmodyfikowany później, wysyłając zaktualizowaną wersję do tych, którzy korzystają z dokumentu.

Metoda 4 z 4:

Analiza dokumentu w celu poprawy procesu

jeden. Zidentyfikować obszary, w których przydatne byłoby prowadzenie kontroli jakości. Za każdym razem, gdy proces przechodzi z jednej osoby lub zespołu do drugiego, pomyśl, może warto sprawdzić pracę podczas wykonania i ustalić, czy możliwe jest kontynuowanie. Czy jakość jest często niższa niż norma po pewnym kroku, zwłaszcza etapem wykonywanym przez niedoświadczony członek zespołu? Jaki proces dokonuje najwyższego wpływu na jakość i może wymagać dodatkowej uwagi?

Jeśli naprawdę zdecydujesz się polecić krok weryfikacji jakości w tym procesie, opracuj wyraźne kryteria "Przejście" Do następnego kroku. Nie zostawiaj ludzi do stracenia zgadywania, które stosuje się standardy jakości.

Obraz zatytułowany dokument procesowy etap 27

2. Poszukaj duplikatów zadań. Jeśli masz dwa identyczne zadania na diagramie lub dokumencie, pomyśl o tym, czy jest to właściwe. Czasami powtórzenie zadania, aby powtórzyć zadanie do poprawy kontroli jakości (na przykład, dwa działy są sprawdzane dmuchanie na różnych etapach). Niemniej jednak proste zadania, jak zastępcy, nie powinny spełniać więcej niż raz na ten proces. Zaoferuj, że jeden z duplikowanych kroków usuń z procedury procesu.

Obraz zatytułowany Dokument procesowy krok 28

3. Poszukaj niepotrzebnych ruchów między działami. Twój dokument może pokazać, że indywidualna, a zwłaszcza w przekazywaniu odpowiedzialności za proces tam iz powrotem kilka razy. Czy można zmniejszyć liczbę niepotrzebnych przejść? Jeśli możesz odbudować proces, może wykonywać kilka zadań na raz, a następnie przejść zadanie.

Rada

Aby uzyskać więcej procesu, tworzą kilka obwodów strukturalnych lub wykresów. Najpierw opracuj graficzną reprezentację ogólnego obrazu lub procesu. Dołącz mniejsze procesy na tym obrazie. Następnie utwórz inną wizualną reprezentację, która koncentruje się na mniejszych procesach. Pokaż zadania, które tworzą te mniejsze procesy.