Jak skompilować plan zmiany: 15 kroków

Istnieją dwa rodzaje planów zarządzania zmianami. Jeden z nich uwzględnia wpływ zmian w organizację i ma na celu wspieranie okresu przejściowego. Inny rodzaj planu pozwala śledzić ruch pojedynczego projektu, naprawiać odchylenia lub zmiany podczas projektu i skali. Cel i innego planu - wyraźnie i wyraźnie formułować, co dokładnie należy zrobić.

Kroki

Metoda 1 z 2:

Jak napisać plan zarządzania zmianami organizacyjnymi

jeden. Określ powody zmiany. Wymień te czynniki, które wpłynęły na decyzję o wprowadzeniu zmian, na przykład, niski poziom wydajności pracy, nowej technologii lub zmiany misji organizacji.

Jednym z podejść jest opisanie obecnej sytuacji w organizacji i jaki plan doprowadzi do którego w przyszłości.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 2

2. Określ typ i skalę zmian. Krótko opisz charakter oczekiwanej zmiany w ramach projektu. Słowo, które zmienia wpłynie: obowiązki, procesy, polityki i / lub struktura organizacyjna. Wymień podziały, grupy robocze, systemy i inne elementy organizacji, aby wpływać na nadchodzące zmiany.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 3

3. Określ, kto wspierają te zainteresowane osoby. Wymień wszystkie zainteresowane strony, na których wdrożenie tego planu wpłynie na przykład, na przykład zarządcy, kierownik projektu, sponsor projektu, użytkowników końcowych i / lub pracowników firmy. Określ dla każdej kategorii, czy ci interesariuszy wspierają projekt do zmiany.

Spróbuj większa jasność i widoczność, aby odzwierciedlić te informacje w tabeli. Na przykład, jako wygodny szablon, można podjąć parametry, takie jak świadomość, poziom wsparcia i wpływ i ocenić każdą grupę interesariuszy na poziomie wysokiej / średnich / niskich.

Jeśli możesz mieć osobistą rozmowę, aby zaciągnąć wsparcie interesariuszy.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 4

cztery. Utwórz polecenie sterowania zmianami. Zespół ten jest odpowiedzialny za wprowadzenie informacji do wszystkich zainteresowanych stron, słuchają swoich obaw i zapewniają najbardziej bezbolesne wprowadzenie zmian. Wybierz osoby, które cieszą się zaufaniem i autorytetem w organizacji, a także dobre umiejętności komunikacyjne.

Odnosi się również do poziomu kierownictwa wyższego szczebla. Podkreślaj uwagę menedżerów na temat tego, czego potrzebują nie tylko zgodzić się na plan, ale także aktywnie promować zmiany.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 5

pięć. Opracować podejście koncepcyjne do organizacji organizacji. Pełne wsparcie od renomowanych osób w organizacji odgrywa kluczowe dla pomyślnego wdrażania zmian. Pozwól każdemu przywódcom wyrazić swoją opinię na temat zmian i przynieść wszystkich do odegrania aktywnej roli w prowadzeniu udanych zmian.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 6

6. Zrób plan dla każdej grupy interesariuszy. Oceń ryzyko i obawy każdej grupy interesariuszy, w tym tych, którzy wspierają zmiany. Podziel zespół, aby zarządzać zmianą rozwoju tych problemów między uczestnikami.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 7

7. Plan komunikacji. Komunikacja jest najważniejszym elementem zarządzania zmianami. Dbać tak często, jak to możliwe, ze wszystkimi ludźmi zaangażowanymi w proces. Niestrudzenie podkreślają przyczyny zmian i korzyści, które przynoszą.

Interesariusze powinni być w stanie komunikować się osobiście, co zapewnią dwustronne połączenie. Osobiste spotkania są niezbędne.

Źródłem informacji powinno być sponsorowanie z najwyższego zarządzania, bezpośrednim przywódcą każdego pracownika i dodatkowego przedstawiciela Komisu, który cieszy się zaufaniem w zainteresowanych stronach. Wszystkie informacje powinny być przeprowadzane w jednym kluczu.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 8

osiem. Oporność na torze. Zmiany są zawsze postrzegane w bagnachach. Jest to oparte na poziomie indywidualnym, tak komunikować się z zainteresowanymi stronami osobiście, aby ujawnić przyczynę oporu. Śledź niezadowolenie i skargi, które zespół zarządzający zmianami może terminowo rozwiązać problemy. Najczęstszymi problemami tego przyrody obejmują:

Brak motywacji do zmian lub braku uczucia, które są pilne.

Brak zrozumienia ogólnego obrazu lub powodów, dla których konieczne są zmiany.

Brak danych wejściowych dla procesu.

Niepewność w jutrze, przyszłe obowiązki lub wymogi dotyczące przyszłych obowiązków.

Niemożność prowadzenia do spełnienia oczekiwań dotyczących wdrażania zmian lub informowania.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 9

dziewięć. Wyeliminuj przeszkody. Reakcja na większość niezadowolenia powinna być dodatkowa informowanie lub zmiany w strategii komunikacyjnej dotyczącej konkretnych kwestii. W innych przypadkach mogą być wymagane dodatkowe środki do uwzględnienia w swoim planie lub pozostawić polecenie do zarządzania zmianami w celu wdrożenia. Zastanów się, że z następujących czynności może być istotne dla Twojej organizacji:

W przypadku zmian w obowiązkach służbowych lub procesach pracy konieczne jest, aby główny nacisk na szkolenia personelu.

Jeśli spodziewasz się zmniejszyć ducha moralnego w zespole lub zbyt podkreślając przejście do nowych warunków, rozładować środowisko wydarzenia korporacyjnego lub nagrody dla pracowników.

Jeśli interesariusze nie są zmotywowani do zmiany, opracuj system stymulacji.

Jeśli zainteresowane strony uważają, że pozostali za burtą, spędź spotkanie, aby uzyskać komentarze z nich i dostosować swój plan odpowiednio.

Metoda 2 z 2:

Jak śledzić zmiany w każdym projekcie

jeden. Zdefiniuj role zmieniające zmiany. Wymień wszystkie role niezbędne jako część tego projektu. Opisz obowiązki i niezbędne umiejętności dla każdej role. Minimum obejmuje menedżer projektu, który powinien wdrożyć zmiany codziennie, a sponsor projektu, który powinien śledzić wspólny postęp i podejmować decyzje dotyczące zarządzania zmianami poziomu zarządzającego.

W przypadku większych projektów w dużej organizacji musisz podzielić rolę zarządzania projektami między kilkoma osobami o różnych specjalizacjach.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 11

2. Użyj panelu sterowania MONE. Projekty w oprogramowaniu, z reguły, są wyposażone w panel sterowania zmianami, dostęp do których przedstawiciele każdej grupy interesariuszy są. Takie oprogramowanie umożliwia automatyczne koordynowanie wniosków o zmianę, eliminując odpowiedzialność kierownika projektu, a także poinformować o decyzjach interesariuszy. Takie podejście działa dobrze w projektach z dużą liczbą zainteresowanych stron, a także w tych projektach, które wymagają regularnej rewizji skali i celów projektu.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 12

3. Opracuj proces wprowadzania zmian zmian. Konieczne jest, aby pomyśleć o tym, jak pomysł jest realizowany w rzeczywistości, gdy ktoś z uczestników zespołu ujawnia niezbędny następny krok. Opisz ten proces i negocjuj go przed całym zespołem. Oto przykład:

Uczestnik zespołu wypełnia formę prośby o zmianę i wysyła tę prośbę do kierownika projektu.

Menedżer projektu rejestruje to żądanie na liście ogólnych żądań i odnotowuje status zapytania, gdy decyzja jest wprowadzona w celu wprowadzenia pomysłu lub odmówić jej.

Kierownik wydaje zadanie członka zespołu do skompilowania bardziej szczegółowego planu, biorąc pod uwagę wymagane zasoby.

Menedżer projektu wysyła plan koordynowania sponsora projektu.

Zmiana jest wdrażana. Zainteresowane strony regularnie otrzymują informacje o obecnej sytuacji.

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 13

cztery. Utwórz formularz żądania zmiany. Każda wniosek o zmianę musi być zarejestrowany na liście wniosków i uwzględnić:

żądanie daty zmiany;

Zmiana numeru żądania przypisanego do menedżera projektu;

Nazwa i opis;

Nazwa autora żądania, adres e-mail i numer telefonu;

Priorytet (wysoki, średni, niski). Pilne plany zarządzania zmianą wymagają definicji jasnych warunków;

Numer produktu i wersja (dla projektów tworzenia oprogramowania).

Obraz zatytułowany Zapisz plan zarządzania zmianami Krok 14

pięć. Dokonaj dodatkowych informacji, aby zapytać dziennik rejestracyjny. Zapytanie dziennika rejestracji powinno również odzwierciedlać rzeczywiste rozwiązania i środki do wdrożenia. Oprócz informacji określonych w formie zapytania należy również zawierać następujące dane:

znaczyć na wynikach koordynacji (zatwierdzonych lub anulowanych);

Podpis osoby, która zgadza się na tę prośbę;

termin wymiany;

Data ukończenia projektu do zmiany.

Obraz zatytułowany Napisz plan zarządzania zmianami Krok 15

6. Śledzić główne zmiany. Oprócz codziennego śledzenia statusu projektu, przydatne będzie rejestrować wszystkie główne decyzje dotyczące tego projektu. Takie rekordy ułatwiają zadanie śledzenia długoterminowych projektów lub projektów, w trakcie zmian występujących jako część instrukcji. Informacje te są również używane w informowaniu klientów i kierownictwa wyższego szczebla. W przypadku jakichkolwiek zmian w czasie, skale lub wymaganiach projektu, priorytetów lub strategii, zaznacz następujące informacje:

Kto przyjął decyzję.

Kiedy podjęto decyzję.

Krótki opis powodów, dla których decyzja ta została wykonana i proces jego wdrożenia. Zastosuj wszystkie dokumenty związane z tym procesem.

Zalecenia

Wzmocnij zaufanie i zaangażowanie wobec naszych pracowników i wśród klientów. Zmiany powodują, że ludzie, z reguły, poczucie dyskomfortu. Demonstrując ludzi, którzy starasz się działać w ich interesach, możesz zaciągnąć ich wsparcie.