Jak opracować proces biznesowy: 8 kroków

Niezależnie od tego, czy rozpoczynasz nową sprawę lub pracę nad poprawą obecnej wydajności, obecność dobrego procesu biznesowego jest ważnym krokiem w kierunku osiągnięcia celów. Tworzenie procesu biznesowego poprawi wydajność, jakość, a także rachunkowość i kontrolę roboczą.

Kroki

Część 1 z 2:

Określ swoje potrzeby

jeden. Przeanalizuj problemy, które sprzeciwiają się obecnej wydajności i sukcesu. Wymień elementy, które według Państwa zdaniem wymagają wyrafinowania i opisać związane z tym trudności. Pomoże Ci określić źródło problemów w biznesie.

Pomyśl, czy możesz wykonać pewne zadania bardziej efektywnie, tańsze lub lepiej.
Poszukaj kluczowych wskaźników wydajności, aby określić, co działa dobrze pod względem wydajności i co należy poprawić.
Zadaj sobie pytanie, dlaczego to problem. Jeśli jest to wynik innego problemu, nadal utrzymuj go do głównego źródła.

Obraz zatytułowany Opracowanie procesu biznesowego Krok 2

2. Zacznij od końca. Określić cele, które chcesz osiągnąć za pomocą procesu biznesowego. Skup się na poprawie jakości, wydajności lub wartości produktu lub usługi. Powinien być bardziej ogólną wizją twoich nadziei na przyszłość Twojej firmy.

Pomyśl o przyszłości swojej firmy i o tym, gdzie chciałbyś być w ciągu roku i za pięć lat.

Cel musi być zgodny z wizją i misją firmy.

Cel powinien być realistyczny i osiągalny.

Nie instaluj zbyt wielu celów.

Obraz zatytułowany Opracowanie procesu biznesowego Krok 3

3. Umieść konkretne zadania na podstawie celów. Powinny być bardziej szczegółowe, ograniczone w czasie i mierzalne niż oni.

Ustaw mierzalne ramki czasowe do wykonywania zadań.

Upewnij się, że Twoje oczekiwania są rozsądne.

Upewnij się, że masz pracowników, którzy są zdolni i gotowi do wykonywania zadań w zainstalowanym czasie.

Obraz zatytułowany Opracowanie procesu biznesowego Krok 4

cztery. Zrób listę działań wymaganych do wykonywania zadań. W tym miejscu przydatne jest uwzględnienie przyczyn i konsekwencji każdego działania, a także jak wszystkie działania są związane ze sobą i jak przynosi Ci pożądany cel. Określ punkt wyjścia procesu i pomyśl o tym, jakie działania na tym etapie pomogą Ci dojść do celu.

Aby spełnić zadanie, upewnij się, że wszystkie działania są współzależne i powiązane.

Działania mogą być zarówno kolejne, jak i równoległe, czyli albo bez ukończenia jednej akcji, jest to niemożliwe, lub dwie czynności mogą wystąpić jednocześnie w tym samym procesie.

Część 2 z 2:

Zrobić plan procesu

jeden. Zmaksymalizuj wydajność procesu biznesowego. Przeglądaj listę działań, aby określić, jakie kroki są nieodpowiednie. Narysuj wszystkie niepotrzebne punkty z listy, jeśli nie mają zastosowania do konkretnego zadania.

Ważne jest, aby zoptymalizować proces i wykluczyć niepotrzebne kroki, aby nie wyciągnąć i nie mylić pracowników.
Jeśli odrzucone działanie jest ważne dla biznesu jako całości, pomyśl o tym, w jakim celu przyniesie więcej korzyści i angażuje go w ramach odrębnego procesu biznesowego.

Obraz zatytułowany Opracowanie procesu biznesowego Krok 6

2. Określ procedurę niezbędnych działań. Przydatne będzie utworzenie diagramu blokowego całego procesu, wyliczając każdą działanie w kolejności i łączenie go z następującą częścią.

Zacznij od głównej akcji prowadzącej do celu. Zakreśl go z kołem.

Wydaj linię do bloku i wewnątrz piszę pierwszy krok niezbędny, aby przejść do celu z głównej akcji do celu.

Po osiągnięciu momentu, który wymaga rozwiązania, narysuj blok w postaci diamentu wokół pytania. Z tego bloku należy płynąć dwie linie prowadzące do akcji z powodu tego rozwiązania.

Podłącz każde działanie. Niektóre z nich mogą pracować jednocześnie w różnych jednostkach biznesowych.

Ukończ całą akcję, która doprowadzi do celu i okrąż ten wynik w okręgu.

Obraz zatytułowany Opracowanie procesu biznesowego Krok 7

3. Optymalizuj proces biznesowy. Ostrożnie zbadaj ukończony schemat blokowy, aby zrozumieć, czy możliwe jest wyeliminowanie wszelkich działań w celu zwiększenia wydajności i jakości lub redukcji kosztów. Czy można zmienić procedurę lub poprawić indywidualne procesy, aby wykonać zadanie bardziej optymalnie?

Pomyśl, czy można zautomatyzować jakąkolwiek część procesu.

Zrób krok z powrotem i zdobądź opinię z boku, pokazując schemat grupy sterującej.

Spójrz na proces z punktu widzenia klienta i pomyśl o tym, jak możesz poprawić swoje doświadczenie i zwiększyć ogólny poziom satysfakcji.

Obraz zatytułowany Opracowanie procesu biznesowego Krok 8

cztery. Przypisz menedżerów do kontrolowania każdego etapu procesu. Zapewni to przejrzystą odpowiedzialność na każdym etapie.

Podziel się schematem blokowym pracownikami, aby wyraźnie przekazać im czekając na zadanie.

Dystrybuuj służby zarządzającego, obejmującym ich w procesie tworzenia procesu biznesowego.

Przyznaj czas i wspierać menedżerom, aby osiągnąć zadania.

Rada specjalisty

Carmela Resuma, MPP

Dyrektor wykonawczy Organicznie Non-profit Agulance of Resuma - Dyrektor Wykonawczy Flyte, organizacja non-profit, zlokalizowana w Georgetown, Teksas, która otwiera nowe możliwości dla uczniów ze zdalnych regionów. Ma tytuł magistra w analizie społecznej i politycznej otrzymanej na Uniwersytecie w Nowym Jorku. Jej pasja - inspirować młodzież, zmienić społeczeństwo i podróże.

Carmela Resuma, MPP
Dyrektor wykonawczy organizacji non-profit

Spróbuj użyć cyfrowej platformy do zarządzania przepływem pracy. Możesz użyć programów asana i zenda lub po prostu notatek i kalendarza google. Calendly pomoże wyeliminować większość procesów związanych z dwustronną wymianą informacji, a także zapewnić mapę stref czasowych, jeśli prowadzisz działalność na poziomie międzynarodowym.