Jak analizować procesy biznesowe: 6 kroków

Proces biznesowy to system używany przez firmę, aby osiągnąć cel. Również ten termin można zdefiniować jako sekwencja działań, które umożliwia tworzenie usługi produktu lub obsługi klienta. Funkcjonariusze analizują procesy biznesowe w celu określenia korzyści i wydajności procesu. Przede wszystkim głowa prowadzi analizę bieżącego procesu. Następnie instrukcja może podjąć decyzję o wprowadzeniu zmian w celu poprawy istniejącego procesu. Więc ulepszony proces pomoże firmie zaoszczędzić czas, obniżyć koszty lub stworzyć bardziej atrakcyjny produkt.

Kroki

Część 1 z 2:

Określ procedurę tworzenia procesu biznesowego

jeden. Proces biznesowy kontur. Proces biznesowy to codzienne czynności pracowników mające na celu osiągnięcie celu Twojej organizacji. Proces uosabia kroki, które doprowadzą Cię do określonego celu. Proces biznesowy powinien obejmować wszystkie zmiany lub wyjątki z takiego procesu. Aby prawidłowo przyjść do analizy, musisz najpierw rozważyć procedurę tworzenia procesu biznesowego.

Wziąć pod uwagę wielkość zadania. Załóżmy, że chcesz zaktualizować proces wysyłania kont do swoich klientów. Wielkość zadania jest ilość pracy, która musi zostać wykonana. W tym przykładzie przypuśćmy, że głośność jest jednym kontem na klienta. Średnio powiedzmy, firma wysyła 200 rachunków miesięcznie.
Określ pożądany wynik. Co chcesz osiągnąć dzięki temu procesowi? W tym przykładzie starasz się wysłać konto do każdego klienta po dostarczeniu produktu. Wyślij drukowaną kopię konta podczas wysyłki, a także wysłać konto przez e-mail do każdego klienta.
W każdym procesie jest podprocesy. Im bardziej konkretnie proces, tym łatwiej jest przeanalizować i poprawić.
Proces działu dokumentu. Proces może być udokumentowany jako sekwencja kroków, a także utwórz schemat blokowy. W dużych organizacjach proces często obejmuje różne działy. Jest więc proces wysyłania kont może korzystać z rachunku rachunkowego i działu księgowego.
Określić departamenty lub funkcje jednostek strukturalnych organizacji w tym procesie, a także wszystkie inwestycje i wyniki. Na przykład, aby skompilować oświadczenie wynagrodzenia, należy poznać inwestycję Departamentu Produkcyjnego i czasu spędzonego, stawki pośrednie i ilości odliczeń, które zapewnia dział personelu.
Zapisz wszystkie wyjątki od procesu. Każdy rodzaj działalności ma wyjątki lub odmiany. Na przykład niektórzy z Twoich klientów otrzymują znaczące zniżki. Zamówili dużą ilość produktów. Departament Wykonania konta musi odzwierciedlać te zniżki w obliczeniach kont. Duże zniżki należy wprowadzić ręcznie, aby utworzyć dokładne konto.

Obraz zatytułowany Analiza procesu biznesowego Krok 2

2. Dokumentuj proces biznesowy i określ typ utworzonego procesu. Oddzielenie procesów typu pomoże przeanalizować i ulepszyć. W przypadku dwóch procesów tego samego typu, często stosuje się te same metody poprawy. Proces może być produkcją, pomocniczą lub kierownictwem.

Produkcja jest codziennie wykonywana zadaniami, które umożliwiają dostarczenie klienta produktu lub usługi. Rachunkowość można nazwać procesem produkcyjnym. Bardzo ważne jest, aby wysyłać klientom dokładne konta, aby natychmiast otrzymywać płatności.

Proces pomocniczy, jak widać z nazwy, ma na celu pomóc produkcji. Departament Personelu - wizualny przykład departamentu pomocniczego. Personneloviki pomaga szefowi wydziału rachunku, ponieważ są wywiady i zatrudniają nowych pracowników. Departament Personelu nie działa bezpośrednio z klientami, ale pomaga wydziałom produkcyjnym.

Każda organizacja wymaga przewodnika, który może wykonywać ogólne zarządzanie przedsiębiorstwem. Proces planowania i wykonania budżetu - proces zarządzania. Każda firma wymaga formalnego procesu kompilacji budżetowej. W tym celu kierownictwo powinno omówić budżet działów z dyrektorem finansowym Spółki.

Obraz zatytułowany Przeanalizuj proces biznesowy Krok 3

3. Analizuj procesy biznesowe dla nieefektywności. Każdy proces biznesowy składa się z inwestycji i wyników. Praca, energia, materiały, środki produkcji są inwestycjami. Załączniki to składnik aktywów, który powoduje zysk i dochód, podczas gdy wyniki są produktem materialnym lub usługą. Załączniki wpadają w proces i tworzą wynik. Wykonaj analizę, aby zidentyfikować aspekty o niskiej wydajności.

Proces powinien skutecznie używać załączników, aby uzyskać wyniki. Na przykład posiadasz sieć sklepu samochodowego. Twoje inwestycje to praca, sprzęt i części zamienne oraz wynik - naprawione pojazdy klientów.

Długie naprawy lub duża ilość nadchodzącej pracy wskazują, że dzięki procesowi nie jest gładki. Jednym z problemów może być nierealistyczny plan pracy.

Jeśli koszt części zamiennych przekracza kwotę przewidzianą w budżecie, to jest inny znak nieefektywności. Problem może być w pracy zamówień lub dostawców.

W zależności od charakteru zidentyfikowanego problemu konieczne jest zdecydowanie, które procesy muszą zostać poprawione. Jeśli potrzebujesz ustanowienia priorytetów w obecności wielu procesów, wybierz proces, który ma największy wpływ na działalność. Na przykład najpierw potrzebujesz zmniejszenia długości oczekiwania, w przeciwnym razie ryzykujesz utraty klientów. Poprawa tego procesu powinna być twoim pierwszym priorytetem.

Część 2 z 2:

Spędź analizę procesu biznesowego

jeden. Omów proces z wiodącym personelem. Określ proces, który wymaga poprawy, a następnie omówić go z ludźmi, którzy są odpowiedzialni za wdrożenie takiego procesu. Wpisz wszystkich kluczowych uczestników, aby dowiedzieć się swoich sugestii dotyczących możliwych ulepszeń tego procesu.

Zapytaj, jakie działania wykonują pracowników i dlaczego to robią.
Określ załączniki niezbędne do wykonania każdego zadania, a także źródła takich inwestycji. Jeśli udajesz odzież dżinsową, musisz wiedzieć, kto dostarcza Ci materiał i jak często twój dostawca produkuje przesyłkę.
Określić wyniki każdego zadania i odbiorcy wyniku. Jeśli posiadasz maszynę do naprawy naprawy, a następnie twoja mechanika musi udokumentować wykonaną pracę i wysłać te informacje do Departamentu Wykonania Konta. Następnie ten dział ustawia wynik klientowi.
Słuchaj pracowników o tym, jak wyeliminować zidentyfikowane niedociągnięcia obecnego procesu.

Obraz zatytułowany Analiza procesu biznesowego Krok 6

2. Utwórz diagram blokowy każdego procesu biznesowego. Schemat pomoże wizualnie przedstawić każdy proces. Utwórz diagram blokowy na podstawie procesu omawianego protokołu. Diagram blokowy musi obejmować wszystkie działania, które muszą być wykonywane w procesie biznesowym.

Ważne jest wyjaśnienie, że diagram procesu biznesowego musi zawierać tylko pewne działania, które muszą przestrzegać pracowników.

Diagram blokowy można wykonać ręcznie lub za pomocą specjalnego oprogramowania. Użyj redaktorów tekstowych i przetwarzania programów do tworzenia niezbędnego schematu. Istnieje również wyspecjalizowane oprogramowanie.

Diagram blokowy pozwala wizualnie zobaczyć cały proces. Takie narzędzie wizualne upraszcza proces wyszukiwania i eliminacji nieefektywnych aspektów.

Wprowadź zmiany w procesie, poznawaj wyniki i zainstaluj, czy uzyskać pożądane ulepszenia. W przeciwnym razie powtórz analizę procesu i dokładniej ustawione aspekty, które należy poprawić. Analiza procesów powinna wystąpić w sposób ciągły.

Obraz zatytułowany Przeanalizuj proces biznesowy Krok 5

3. Pomyśl o pomysłach na poprawę procesu. Często procesy wymagają udziału kilku departamentów firmy. Dyskusje grupowe wyeliminują niedociągnięcia, które wpływają na pracę kilku zaangażowanych obszarów, a także potwierdzają informacje dostarczone w prywatnych rozmowach z indywidualnymi uczestnikami w procesie.

Podsumuj informacje i rozszerzone do wszystkich uczestników w procesie, w tym tych, którzy nie uczestniczą w dyskusji. Zainteresowanie opinią każdego uczestnika. Recenzje pomogą przeprowadzić kompleksową analizę.

Uzyskane informacje pomogą Ci sporządzić jasną ideę, jak działa ten proces i obecne są wady.

Dyskusje z pracownikami będą podstawą przyszłych ulepszeń. Zmiany te mogą obniżyć koszty, zmniejszają czas trwania cyklu, upraszczają proces lub poprawić obsługę klienta.