Jak spędzić wydarzenie

Kroki

2. Umieścić przed sobą. Co dokładnie Chcesz osiągnąć? Nie tak, że liczba osób, których oczekujesz, nie fakt, że wydarzenie nawet zdarza się - co chcesz uzyskać w wyniku czego? Wyjść 5 osób w nowej części organizacji? Zarób 1000 $? Zmień Worldview? Zintegrować ludzi?

3. Zbieraj wolontariuszy. Konieczne jest zebranie dobrego zespołu, z różnymi umiejętnościami. Mogą pomóc we wszystkim, z harmonogramów szkoleniowych i budżet, przed tworzeniem zaproszenia i plakatów, gości gości i wykonywania brudnej pracy na czyszczeniu na końcu wydarzenia. Innymi słowy, pomogą ci zrozumieć wszystko. A jeśli możesz, weź zaufanych wolontariuszy!

cztery. Przygotuj budżet. Wszystkie możliwe wydatki, dochody, sponsorzy i nie należy wziąć pod uwagę wydatki. Jeśli nie skompilujesz budżetu, ostatecznie znajdziesz się pakietem wpływów, pustym portfelu, a nie mieć pomysłu, że cholernie się stało. Być realistycznym od pierwszego dnia, aby nie zmierzyć się z niespodziankami w ciągu dnia!

pięć. Zdecyduj się z czasem i miejscem. to główny aspekt, jeśli chodzi o twoje wydarzenie. O której godzinie i miejsce sprawią, że ludzie powiedzą: "Tak, pójdę tam!"? Musisz wybrać czas, gdy wszystko jest bezpłatne i umieszczone w dogodnej lokalizacji. I coś, na które możesz sobie pozwolić na zamówienie!

6. Pomyśl o Logistics. Logistyka dla wszystkiego. Ten parking będzie obecny? Co z dostępem dla osób niepełnosprawnych? Co możesz zrobić z wielkością przestrzeni? Jaki potrzebujesz sprzętu? Jakie dodatkowe rzeczy (woda mineralna dla wykładowców, zbiory, broszury) będziesz potrzebować dodatkowych wydatków? Ilu ludzi musi użyć, aby wszystko naprawdę przeszło płynnie?

7. Pomyśl o marketingu i reklamie. Podczas gdy jesteś w dobrym okresie przygotuj projekt plakatu. Musi zawierać pre-date, godzina, miejsce, główny gość, nazwę wydarzenia oraz temat lub hasło zdarzeń. Ponieważ jest zbyt wcześnie, nie możesz się z tym spieszyć - ale najlepiej jest czerpać wstępną wersję teraz, aby zobaczyć, jak to wszystko wygląda razem!

osiem. Organizować się sami. Możliwe, że czujesz się teraz jako fretka, która właśnie odcięła głowę. Westchnij i otwórz znak w Excelu. Przygotuj wstępny harmonogram wydarzeń w trakcie wydarzenia. Zrób kilka tabel do organizowania swoich myśli. Teraz może wydawać się niepotrzebne prace papierowe, ale za dwa miesiące będziesz hojnie dziękuję w przeszłości na ostrożność.

2. Poznaj swojego zespołu. Zatwierdź swój budżet, harmonogram i wszystko inne z członkami zespołu, a także z nadzorami. W tej chwili - odpowiedni czas, aby dowiedzieć się wszystkie pytania. Czy wszyscy znają swoje obowiązki? Jak odnoszą się do różnych problemów i problemów?

3. Rozpowszechniać pracę w różnych ludziach i pozwól doświadczonej osobie koordynować wszystkie działania. Jeśli wydarzenie jest wydarzeniem Mega, niech różne osoby koordynują różne wydarzenia pod kierownictwem jednej osoby. Członkowie zespołu muszą zaufać lidera.

cztery. Upewnij się, że wszystkie strony powiązane z wydarzeniem są aktualizowane. Prawdopodobnie zapaliłeś go na Facebooku i Twitterze, ale istnieje również ogromna liczba innych stron internetowych, których można użyć, a pomogą ci powiedzieć wszystkim o wydarzeniu. EventBrite, Evite i Meetup - trzy najbardziej autorytatywne, które przychodzą na myśl. Jeśli jeszcze o nich nie słyszałeś, przejrzyj teraz w Internecie!

pięć. Zbieraj sponsoring i inne źródła środków z delegatów. Podczas nadchodzących tygodni będzie wiele wydatków i nie potrzebujesz ich, aby były objęte kieszenią! Zbieraj przynajmniej pewne fundusze na pokrycie początkowych wydatków - możliwe jest wynajęcie miejsca, sprzętu, dostawców? Niektórzy z tych ludzi / firm / produktów mogą wymagać płacenia nawet przed rozpoczęciem wydarzenia.

6. Promuj wydarzenie. Przygotuj broszury, publikuj reklamy, poinformuj media, wyślij e-mail mailing, wykonaj połączenia telefoniczne, wysyłanie wiadomości do grup w sieciach i odwiedzić potencjalnych uczestników i sponsorów. Jak inaczej ludzie dowiedzą się? Upewnij się, że podane informacje są absolutnie zakończone, pozostawiając zamknięte tylko kilka pytań - ludzie muszą intrygować trochę, na końcu!

7. Zbierz wszystko, czego potrzebujesz na wydarzenie. Tematy te mogą obejmować medale, gry, pamiątki, nagrody lub certyfikaty. Istnieje wiele różnych małych rzeczy i bombków, które mogą być niezauważone na niedoświadczone oko, ale znasz każdą dyszy, zaciszne miejsce i wszystko, co je wypełnia. I nie zapomnij o stołach, krzesłach, urządzeniu dźwięku, talerzami, obrusami i wszystkimi ważnymi ważnymi rzeczami!

osiem. Umów się na zgódź Wszystko. Zgadzam się na strzelanie do zdjęć i wideo. Zgadzam się na transport dla gości. Zgadzam się na jedzenie do czyszczenia brygady. Lista może nadal kontynuować, ale w przeciwnym razie nigdy nie organizujesz wydarzenia!

dziewięć. Przygotuj arkusz kontaktowy. Będziesz potrzebował wszystkich niezbędnych numerów, adresów i adresów e-mail członków zespołu. Również wykonaj podobną listę VIPS i wszystkich dostawców towarów i usług. Jeśli ktoś nie przyjdzie ani nie spóźnił, będzie to lista, do której skontaktujesz się.

10. Odwiedź miejsce z członkami zespołu. Sprawdź obiekt i kurs parking, toalety, garderoby, aranżacje, różne wejścia i wyjścia. Poszukaj pobliskich miejsc, w których można wykonać kserokopie, połączenia i kup wszystko, czego potrzebujesz w sytuacji awaryjnej. Ogólnie rzecz biorąc, sprawdź całe terytorium i musisz znać ją jak pięć palców.

2. Zrób najnowszy czek na każdy element z zespołem. Upewnij się, że przekazałeś informacje do wszystkich o tym, jak dostać się do miejsca i czasu. Ostatnią rzeczą, której potrzebujesz, jest całość twojego zespołu o nazwie Cię jednocześnie w dniu imprezy i był zainteresowany, gdzie, cholera, tylne drzwi.

3. Sprawdź wszystkie zaproszenia i odpowiedzi. Utwórz arkusz kalkulacyjny z listą zaproszonych i oblicz ich numer. W większości wydarzeń liczba osób potwierdziła nie reprezentuje liczbę osób, które faktycznie przyszły. Możesz napotkać fakt, że 50 osób potwierdziło, że przyjdą, ale ostatecznie będzie 5 lub 500. Dlatego też, chociaż musisz znać tę liczbę, ale także przygotuj się do radzenia sobie z dowolnym zasięgiem!

cztery. Idź do obiektu i sprawdź, czy wszystko jest gotowe. Sala jest czysta i dostępna? Czy wszystkie zainstalowane urządzenia elektroniczne i wydaje się być tym, co działa? Czy możesz przedostrzyć jakiś rodzaj sprzętu, jeśli to konieczne? Czy personel wygląda wystarczająco przygotowany?

pięć. Zrobić zestawy dla uczestników. Ten zestaw może zawierać butelkę wody, bar, papier do wpisów, uchwytu, broszury oraz wszystkie informacje, które mogą być potrzebne. Dobry pomysł włączy się również małe pamiątki. Jest to miły dotyk, który naprawdę przekonuje ludzi, że jest to dobrze przemyślane, zorganizowane wydarzenie. I sprawi, że poczują się, że są doceniane!

6. Zrobić suwak. Ta lista wszystkich niezbędnych informacji sortowanych według czasu i / lub pokoi. Przygotuj pamiątkowy plan ważnych wydarzeń. Format zależy od Ciebie. Po prostu spróbuj zmniejszyć informacje w tym do minimum, aby być łatwiejszym do odczytania.

7. Zrób listę kontrolną rzeczy, które musisz zabrać ze sobą. Ponieważ byłoby okropne, jeśli już jesteś, wszystko jest na miejscu, wszystko Tam i rozumiesz, że jedyną rzeczą, która nie jest - to 12 000 filiżanek, które zapomniałeś w domu? Irytująca sytuacja. Po prostu wszyscy zepsułeś. Dlatego złożyć listę kontrolną, sprawdź dwukrotnie i przynieś wszystko, co musisz przynieść!

2. Zainstaluj wszystko. Wewnątrz i na zewnątrz. Potrzebujesz balonów na skrzynce pocztowej? Plakat w rogu? I na drzwiach i korytarzu? Jeśli goście muszą wędrować na prawdziwie labiryncie, tym więcej znaków, tym lepiej.

3. Upewnij się, że ludzie, którzy mają znacząco wiedzą, co się dzieje. Jeśli głośnik jest opóźniony, musisz pociągnąć czas. Jeśli jedzenie zajmuje więcej czasu niż obliczone, powinny być ostrzegane o zmianach w harmonogramie. Bardzo rzadko działalność pasują dokładnie tak, jak to było zaplanowane - więc jeśli wycofujesz się z kursu, upewnij się, że metody połączenia są otwarte.

cztery. Zrobić zdjęcia! Chcesz coś zapamiętać dla siebie. A ludzie będą pod wrażeniem, widząc kogoś idzie z kamerą. Zwróć uwagę na sponsor rozciągający, rozstępy, wejście, stół do recepcji. Możesz ich użyć w przyszłym roku!

pięć. Daj materiał dystrybucyjny. Prawdopodobnie zasadziłeś coś w gośćch gości i chcą, żeby zostawili, myśląc o tym, zastanawiając się coś lub czekając na jakieś działania. Więc gotuj broszury lub cokolwiek innego, co mogliby z nimi zabrać do użytku osobistego po Wydarzenia.

6. Usuń pokój! Sprawdź licznik elektryczny, usuń rozstępy, stoły i tak dalej. Musisz opuścić miejsce w tej samej formie, jak pierwotnie było - zwłaszcza jeśli za to zapłaciłeś i chcesz wrócić. Mogą ładować zarząd, który należy unikać w innych przypadkach. Udostępnij pracę, aby była tak szybko, jak ta bezbolesna, w miarę możliwości.

7. Zadbaj o wszelkie obowiązki po wydarzeniu. W zależności od wydarzenia mogą się różnić od absolutnie nic do długiej listy podziękowaniach i paragonów. Oto kilka pomysłów, dlaczego zaczynasz:

osiem. Zorganizować późniejsze rozpatrzenie w formie spotkania, aby lepiej wykonać wszystko. Po tym wszystkim i zrobiłbyś to, co zrobiłbyś inaczej? Co działało i co się nie udało? Czy kiedykolwiek zdecydowałeś się zorganizować podobne wydarzenie? Czego się nauczyłeś?

• Różne prace organizacyjne są podobne do różnych obowiązków zawodowych. Praca z kontami i budżetem jest podobna do finansowania, przesłanie do delegatów i zapraszanie ich do udziału jest podobny do pracy marketingu, zespół zarządzający jest podobny do zarządzania personelem firmy, praca z transportem przypomina pracę logiki, Wydarzenie jest podobne do działań produkcyjnych, ustanowienie dobrych relacji medialnych jest podobny do PR.
• Lista dokumentów (i tak dalej) do gotowania

• Budżet
• Harmonogram wydarzeń (wykres każdego programu w wydarzeniu)
• Zaproszenie
• Lista zaproszonych
• Plan działania
• Tymczasowe ramy (harmonogram zakończenia pracy)
• Materiały do ​​konferencji prasowej
• Przemówienie
• Lista uczestników
• Wpisy porównawcze (wraz z głośnikami mowy)
• Program
• Harmonogram na minutę
• Lista komunikacji (numery mobilne organizatorów)
• Lista rzeczy, które musisz przynieść
• Lista kontrolna pracy, która musi zostać wykonana
• Raport na temat wydarzenia (dla mediów i innych)