Jak napisać e-mail do obsługi klienta

Istnieje wiele różnych sytuacji, w których klient musi skontaktować się z firmami lub producentami, w różnych kwestiach biznesowych. Ale kiedy nadejdzie czas, wyślij wiadomość e-mail do obsługi klienta, niektórzy ludzie mogą czuć się w martwym końcu. Często pytania dotyczące pisania takich listów w formie elektronicznej, ponieważ są one zwykle napisane w wersji papierowej, a które ogólnie przyjęte standardy najczęściej stosują się do liter tego typu. Chociaż takie standardy zależą od branży, regionu i kultury, nadal istnieją pewne ogólne zalecenia, które zapewniają skuteczność e-maila wysłanego do usługi wsparcia. Oto najlepsze zalecenia od tych, którzy wcześniej przeszli na takich listach.

Kroki

Metoda 1 z 1:

Napisz wiadomość e-mail na obsługę klienta

jeden. Sprawdź stronę internetową. Upewnij się, że firma jeszcze nie zdecydowała twojego problemu przed wysłaniem listu. Oszczędzą czas i wysiłek dla wszystkich, w tym Ciebie i będzie postrzegany z wdzięcznością.

Podczas sprawdzania witryny poszukuje najlepszych kanałów komunikacyjnych. E-mail nie zawsze jest najlepszym kanałem i potrzebujesz szacunku dla takiej polityki firmy i skontaktować się z nimi w inny sposób. Wiele firm oferuje wsparcie telefoniczne i dodatkowe usługi wsparcia, takie jak skrzynka pocztowa abonenta.

Obraz zatytułowany Napisz wiadomość e-mail do obsługi klienta Krok 2

2. Szukaj specjalnych zasobów internetowych w Internecie. Wiele firm oferuje indywidualne adresy e-mail dla kwestii specjalnych, na przykład do śledzenia dostarczania towarów, zwracających towarów lub wsparcie techniczne. Możliwe, że stosowanie dostarczonych kanałów komunikacyjnych będzie znacznie bardziej wydajny niż standardowy list na całkowitym e-mailu firmy. Ponadto, jeśli ignorujesz dostarczone obiekty komunikacyjne, proces wiązania spółki może trwać znacznie więcej czasu.

Obraz zatytułowany Napisz wiadomość e-mail do obsługi klienta Krok 3

3. Włącz informacje identyfikujące Cię w usłudze Wsparcia. Firmy muszą wiedzieć, które produkty lub usługi nabyte, a także datę zakupu i oczekiwanych terminów dostawy towarów lub świadczenia usług. Możliwe, że firmy będą musiały również poznać swój adres domowy i liczbę zakupionych towarów. Upewnij się, że wszystko to jest określone w swoim e-mailu.

Obraz zatytułowany Napisz e-mail do obsługi klienta Krok 4

cztery. Użyj odpowiedniego tonu. Niektórzy eksperci zwracają uwagę na fakt, że litery w usłudze obsługi klienta napisane do etykiety można ignorować lub ich skuteczność będzie znacznie niższa. Spróbuj trzymać się pewnego stylu w liście, który pokaże Twój poziom edukacji i wiedzy, bez użycia nadmiernych prowokatywnych instrukcji.

Obraz zatytułowany Napisz wiadomość e-mail do obsługi klienta Krok 5

pięć. Zapytaj pożądane bezpośrednio. Wiele doświadczonych pisze e-mail w obsłudze klienta służy uważa, że lepiej jest być szczerym o swoich oczekiwań. Firma może się zgodzić lub nie z Twoimi wymaganiami, ale zapewniając wyraźne informacje, pomożesz przedstawicielowi firmy nie tylko zrozumieć swój punkt widzenia, ale także pokaż swoją opinię na temat wszystkich problemów, o produktach lub innych problemach w obsłudze klienta.

Dowiedz się więcej o polityce firmy. Podczas sporządzania żądania można najpierw przeprowadzić badania, aby zrozumieć, jakie wymagania będą najprawdopodobniej zadowoleni. Jak rozwiązać problem, który powstały - zależy od ciebie, ale zrozumienie pozycji firmy pomoże Ci sprawić, że Twoje wiadomości będą bardziej wydajne.