Jak napisać potwierdzenie listu: 12 kroków

List potwierdzenia to korespondencja wysłana w celu potwierdzenia, na przykład umowy doustnej, spotkania lub wywiadu. List może również służyć jako potwierdzenie rezerwacji, odpowiedź na zaproszenie, otrzymując różne towary lub usługi, organizacja podróży. Skorzystaj z następujących wskazówek, aby napisać prosty i krótki list potwierdzenia.

Kroki

Część 1 z 2:

Potwierdzenie pisania

jeden. Użyj drukowanego puste. Jeśli list potwierdzenia to biznes, napisz go w formie firmy. Obraca list do oficjalnego dokumentu. Nad pozdrowieniami Napisz pełne imię i nazwisko i adres odbiorcy listu. Powinno to obejmować nazwę osoby, która skierowana jest do listu, jego stanowiska, Departamentu Spółki, w której działa (w razie potrzeby) oraz adres Spółki.

Jeśli litera jest noszona osobiście lub odpowiedz na firmę jako jednostkę, napisz literę w innym formacie. Napisz swój adres odwrotny i datę z lewego pola, lub możesz napisać te informacje i prawe pole. Następnie pomiń ciąg, napisz nazwę odbiorcy po lewej stronie.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 2

2. Napisz odpowiednie powitanie. Podczas pisania listu potwierdzającego użyj odpowiedniej nazwy powitania i odbiorcy. na przykład,Drogi Pan / Drogi Madam, Dalej nazwę odbiorcy.

List potwierdzenia jest oznaką głębokiej uwagi i szacunku dla odbiorcy.

Jeśli napiszesz nieformalny list, możesz odwołać się do odbiorcy według nazwy, przed którą należy umieścić Drogi / szanowany.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 3

3. Potwierdź szczegóły Umowy w akapicie pierwszym. Idź od razu do istoty sprawy. Nie ma potrzeby pisania wspólnych słów ani uprzejmości. Zamiast tego użyj pierwszego akapitu, który określono w szczególności szczegóły tego, co potwierdzasz. Może być data, czas i lokalizacja. Być specyficznym.

Oto kilka standardowych fraz dla pierwszego akapitu: Z potwierdzeniem wdzięczności ..., Informujemy Cię, co mamy ... lub Potwierdź zgodę...

Jeśli wyślesz list do otrzymania zamówienia, określ go w pierwszym akapicie. Określ numer zamówienia, wymień odebrane elementy. Uruchom akapit ze słów Z potwierdzeniem wdzięczności lub Informujemy Cię, co dostaliśmy...

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 4

cztery. Uważaj inne szczegóły. W tym samym akapicie, albo w krótkim akapicie, wymienić niezbędne dodatkowe szczegóły. Może być udoskonalenie płatności, wymawiając warunki i przepisy, a wszystko, co należy potwierdzić. Szczegóły te mogą mieć gwarancję wykonywania pewnych zadań lub potwierdzić zadania, które mają.

Zawsze używaj fraz i wyrażeń, które nie spowodują nieporozumień lub trudności w interpretacji. Powtarzanie warunków umowy zapewnia prawidłowe zrozumienie.

Jeśli poproś kogoś, kto wziął odpowiedzialność za zadanie, zaprosić go, aby potwierdzić, że rozumie zadanie. Określ, w którym pomysł chcesz otrzymywać potwierdzenie, pocztą elektroniczną przez telefon lub na piśmie.

List potwierdzenia to nie tylko potwierdzenie intencji, spotkań lub otrzymania zamówienia, ale jest również dokumentem, na którym obie strony mogą odnosić się w przypadku problemów lub nieporozumień.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 5

pięć. Określ, czy wymagane są następne kroki. W ostatnim akapicie powinien zawierać zwroty, które popierają odbiorcę, aby skontaktować się z Tobą w razie potrzeby. Poproś adresata, aby napisać Cię, jeśli ma pytania, będzie miał problemy z problemami, nieporozumieniem i tak dalej.

Może to być następujące sugestie: Jeśli potrzebujesz dodatkowych informacji, będziemy zadowoleni, aby zapewnić Państwu jej prośbę.... lub Jeśli możemy w przyszłości, być dla ciebie przydatne, nie wolno napisać do nas.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 6

6. Wykończenie listu Dzięki. Zakończ literę musi być odpowiedni. Użyj takich zwrotów takich jak Z poważaniem, Z poważaniem, pozdrowienia lub Z góry dziękuję. Napisz swoje imię i zostaw miejsca podpisu. Skończyłeś pisać list biznesowy.

Część 2 z 2:

Edycja listu potwierdzającego

jeden. Edytuj list. Przed wysłaniem oficjalnego dokumentu nawet osobistego charakteru, należy go edytować. Jest to szczególnie ważne, jeśli twój list dotyczy ustaleń biznesowych. Sprawdź pisownię, poprawność gramatyki i interpunkcji.

Wysyłanie listów bez błędów sprawia, że jesteś prawdziwym profesjonalistem, który uważnie odnosi się do szczegółów.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 8

2. Użyj odpowiedniego papieru do wysokiej jakości drukarki. Kiedy drukujesz litery biznesowe, użyj pustych firm. Jeśli nie masz formularzy, wydrukuj wysokiej jakości papieru, używając dobrej drukarki, w której atrament nie zdarza się, a toner nie jest wylewany.

Zawsze drukuj litery potwierdzające, jeśli nie wysyłasz ich przez e-mail. Nigdy nie pisze listów biznesowych z ręki.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 9

3. Użyj standardowej czcionki i znakowanie pól. Podczas pisania listów biznesowych używaj czasów nowej czcionki rzymskiej lub arialnej. Rozmiar czcionki musi wynosić 12 pkt, a nie tłuszcz, żadny kursywa, nie podkreślony. Pola muszą wynosić 2,5 cm z każdej strony.

Użyj odpowiedniego formatowania podczas pisania listów biznesowych. Interwał firmowy musi być singlem, nie oddzielaj od siebie akapitów.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 10

cztery. Bądź krótki i dokładny. List potwierdzenia musi być krótki, usuń niepotrzebne części, szczegóły, informacje i frazy.List treści musi być niezwykle konkretny do tematu, który potwierdzasz.

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 11

pięć. Trzymaj oficjalny list. Większość liter potwierdzających jest krótki, ale muszą być oficjalnym i ścisłym tonem. Pomaga skoncentrować się na głównych szczegółach, podkreślając dodatkowe szczegóły i niepotrzebne dzięki uprzejmości.

Jeśli napiszesz osobisty pisarz potwierdzenia do znajomego lub osoby, z którą jesteś w nieformalnym związku, list może nosić freer postać. Niemniej jednak, jeśli nie jesteś pewien, napisz więcej oficjalnego listu.

Nawet jeśli chcesz dokonać bardziej oficjalnego, możesz wyrazić wdzięczność i entuzjazm. Na przykład, jeśli zostaniesz przypisany wywiad, odpowiedź może zawierać takie frazy: Dziękujemy za zaproszenie na wywiad... lub Tutaj, potwierdzam moją gotowość do przybycia do wywiadu do czasu określonego w zaproszeniu...

Obraz zatytułowany Napisz list potwierdzenia Krok 12

6. Wiem, w jakich przypadkach musisz wysłać list potwierdzenia. Istnieje kilka powodów, dla których musisz wysłać wiadomość e-mail z potwierdzeniem. Możesz potwierdzić spotkanie, spotkania, wywiady, konferencje i inne wydarzenia. Oto wciąż przypadki wymagające pisania listu potwierdzającego:

Oferta pracy

Akceptacja pracodawcy

Uzyskanie zamówienia

Pozycja serwisowa

Organizacja podróży

Moc prawnika do innej osoby

Obecność