Jak delegować: 14 kroków (z ilustracjami) -

Niezależnie od tego, czy jesteś dyrektorem wykonawczym Spółki, kierownik sprzedaży detalicznej przez rodzica, siedząc, zdolność do delegowania obowiązków jest jednym z najważniejszych umiejętności, aby osiągnąć maksymalną wydajność swojej działalności. Delegacja jest jednak trudna - musisz być solidny, ale jednocześnie zaufaj tym, który przekazałeś swoje obowiązki. Ten artykuł pomoże Ci przezwyciężyć wszelkie obawy, które mogą pojawić się podczas delegacji i pomoże przejść przez proces delegacji taktowo i szacunku.

Kroki

Metoda 1 z 2:

Część pierwsza: Pomyśl dobrze

jeden. Opublikuj swoje ego.Duży psychiczny hamulec do delegacji jest wyrokiem, że "jeśli chcesz, aby wszystko zostało zrobione poprawnie, a potem sam". Nie jesteś jedyną osobą na świecie, który może to zrobić dobrze. "Może" być jedyną osobą, która zrobi to w tej chwili, ale jeśli przetrzycie czas, aby kogoś nauczyć, prawdopodobnie będą mogli to zrobić dobrze. Kto wie, że mogą to zrobić szybciej lub lepiej niż ty (sen!) i potrzebujesz go nie tylko wziąć, ale także mile widziany.

Myśleć logicznie i realistyczne - możesz sam działać? Czy musisz pracować na całym moim życiu? Czy musisz zrównoważyć swoją pracę i normalne obowiązki? Jeśli tak, prawdopodobnie powinieneś być gotowy do delegowania części swojej pracy. Nie wstydzę się i czujesz się niekompetentny ze względu na fakt, że potrzebujesz pomocy, aby sobie z czymś poradzić - faktycznie stajesz się "bardziej" wydajnym pracownikiem, otrzymując pomoc, gdy potrzebujesz tego.

2. Przestań się czekać na dobrowolną pomoc ludziom. Jeśli nie chcesz delegować swojej pracy, możesz mieć rzadki przypadek zespołu męczennika - prawdopodobnie przeciążony, a ty często zastanawiasz się, dlaczego ludzie nigdy mi nie oferują. Bądź szczery ogólnie - kiedy inni ludzie oferują pomoc, odmówisz jej, żeby wyglądać uprzejmy? Zastanawiasz się, dlaczego nie "nalegają"? Czy uważasz, że gdybyś był w przeciwnej sytuacji, prawdopodobnie wywołujesz wielką gorliwość serca? Jeśli odpowiedziałeś "tak", musisz "przejąć kontrolę" swojej sytuacji. "Uzyskaj pomoc", potrzebujesz - nie czekaj na to, dopóki nie przyjdzie do ciebie, ponieważ może się nie zdarzyć.

Wiele osób nie zwraca uwagi na to, co robią inni, a nie tak wiele można zrobić, aby je zmienić. Odejdź na bok rozczarowanie, jeśli ktoś z ludzi nie rozszerzył pomocy, pamiętaj, że ostatecznie jest twoim obowiązkiem poinformowanie ich o swoich potrzebach.

3. Nie dostrzegaj negatywnego wniosku o pomoc. Wiele osób ma dyskomfort, kiedy poprosi o pomoc. Możesz czuć się winny ze względu na fakt, że obciążony innym lub czujesz się poczucie wstydu, jak myślisz (z jakiegoś powodu), że powinieneś być w stanie poradzić sobie ze wszystkimi pracą samodzielnie. Możesz po prostu być dumnym z twoim wysiłkiem i rozważ to jako dowód, że jesteś osobą szlachetną (kolejna manifestacja Synk Męczennika). Jeśli uważasz, że prośba o pomoc jest formą manifestacji słabości, musisz pozbyć się tej myśli "bezzwłocznie".W rzeczywistości, odwrotnie jest prawdziwe: próbując zrobić wszystko sam - jest to oznaką manifestacji osłabienia, w tym sensie, że wskazuje na brak realistycznego poglądów na twoje umiejętności.

cztery. Naucz się ufać innym. Jeśli boisz się delegacji, ponieważ uważasz, że każdy inny może wykonać pracę tak dobrze jak ty, pamiętasz dwie rzeczy: po pierwsze, prawie każdy może dowiedzieć się czegoś z wystarczającą praktyką, a drugi, że prawdopodobnie nie jesteś tak utalentowany, Jak myślisz o sobie. Podczas delegowania pracy nie tylko za darmo dla siebie - dajesz też szansę na asystenta opanowania nowych umiejętności lub zdecydować o nowych typach zadań. Bądź cierpliwy - z wystarczającą liczbą czasu asystent może być w stanie zakończonej pracy tak jak ty. Jeśli praca, którą planujesz delegować, nie jest "bardzo" ważny, twój asystent może nauczyć się spełnić ją przez długi czas. Jeśli działa "bardzo ważny", pomyśl dwa razy przed delegowaniem!

Nawet jeśli wykonasz pracę, którą zamierzasz delegować, najlepszą rzeczą jest uświadomienie sobie, że delegacja pracy pozwoli Ci wykonywać inne rzeczy w tym czasie. Jeśli jesteś najlepszym pracownikiem w biurze w sprawie wdrożenia monotonnego zadania do montażu dysków twardych, ale przygotowujesz ważną prezentację, logiczne byłoby danie odpowiedniego stażystów. Znacznie lepiej do ustalenia priorytetu w wykonywaniu trudnych, złożonych zadań - zapraszamy do delegowania prostych, powtarzających się zadań, gdy masz ważniejsze rzeczy.

Metoda 2 z 2:

Część druga: efektywna delegacja

jeden. Odchudzanie martwego punktu. Pierwszy krok jest najtrudniejszy, ale jest najważniejszy. Musisz przejść przez siebie i poprosić kogoś o pomoc (lub, jeśli jesteś szefem ", zamów" komuś, aby ci pomóc.) Niekwestionuj to - podczas gdy jesteś uprzejmy, rodzaj i taktowny, nikt nie zostanie zredukowany tylko na żądanie (zamówienie) za pomoc. Staraj się być taktyktywnym i uprzejmy, a jednocześnie utrzymując powagę Twojej prośby.

Jeśli nie jesteś pewien, jak poprosić kogoś, kto zrobił dla ciebie jakąś pracę, spróbuj wyrazić myśli krótko i delikatnie. Powiedz mi coś takiego: "Hej, możesz na minutę? Czy mógłbyś mi pomóc zebrać duży stos dysków twardych, które właśnie dostaliśmy. Nie mogę tego zrobić, ponieważ dzisiaj nie będę w biurze. Możesz mi pomóc?»Nie naciskaj na asystenta, ale upewnij się, że zdał sobie sprawę, że jego pomoc" jest potrzebna ".
Zapytaj, a ty (prawdopodobnie) dostać. Nie bój się delegować z powodu troski wyglądają jak bańka i denerwująca. Spójrz na to z drugiej strony - jak byś się czuł, gdyby ludzie poprosili cię, żebyś coś zrobił? Byłbyś obrażony i obrażony? Lub ty (zwykle) są gotowe do pomocy? Prawdopodobnie ostatni!

2. Nie dostrzegaj niepowodzeń jako czegoś osobistego. Czasami ludzie nie mają okazji, aby ci pomóc - to smutne, ale tak jest. Może to być z różnych powodów - najczęstszą rzeczą jest to, że osoba, o której pytasz, jest bardzo zajęta swoją własną pracą. Nie bierz go zbyt blisko serca - tylko fakt, że ktoś nie może (lub nie chce) zrobić coś dla ciebie w tej chwili, nie oznacza, że on / ona nie ma zastosowania do ciebie. Cóż, po prostu oznacza to, że jest oni zajęty (a) lub leniwy (a) - nie więcej.

Jeśli odmówiłeś, rozważ różne opcje - zazwyczaj możesz uprzejmie, ale mocno nalegał, aby naprawdę potrzebujesz pomocy tej osobie (ma zastosowanie, zwłaszcza jeśli jesteś szefem lub mieć inne potężne moce), możesz spróbować zapytać kogoś innego lub możesz spróbować zapytać kogoś innego sam pracy. Jeśli naprawdę potrzebujesz pomocy, nie bój się wypróbować jednej i / lub dwóch opcji!

3. Deleguj cel, a nie metody wykonania. Jest to kluczowy punkt, aby nie stać się nianią ani Micro Manager. Ustaw wyraźne wskaźniki wyników, pokaż osobę, jak to robisz, ale powiedz im, że mogą wykonywać pracę w jakikolwiek sposób, w jaki chcą, tylko do wykonania dobrze i ukończono na czas. Daj im wystarczająco dużo czasu nie tylko do nauki, ale także eksperymentowania i wprowadzania pewnych innowacji. Nie uczymy ich jak robotów - naucz ich jako osobowości, które mogą opanować i poprawić pro.

Jest również rozsądny, ponieważ ułatwia twój czas i uspokaja nerwy. Chcesz użyć czasu, w którym wydasz, na coś ważniejszego, nie stale martwić się o tym, jak postępuje asystent. Pamiętaj, że delegowałeś tę pracę, aby być "mniej" poddanym stresowi, Ana "więcej".

cztery. Bądź przygotowany do trenowania twojego asystenta. Powinieneś prawie zawsze przydzielać trochę czasu na nauczanie asystenta, jak wykonać zadanie delegowane do niego, nawet jeśli jest dość proste. Pamiętaj, że procesy, które wydają się proste i proste dla ciebie, mogą nie być tak proste dla tych, którzy nigdy wcześniej z tym nie mieli. Być przygotowanym nie tylko do przedstawienia asystenta w przypadku, który delegowałeś, ale także cierpliwie odpowiedz na pytania, które prawdopodobnie pojawi się.

Rozważmy czas spędzony na szkoleniu asystenta jako uzasadnione długoterminowe inwestycje. Spędziliśmy trochę czasu na szkolenie asystenta do prawidłowego wykonania zadania, oszczędzasz czas na przyszłość, co w przeciwnym razie byłyby wydane na korygowanie jego błędów.

pięć. Podświetl niezbędne zasoby do zadania. Możesz mieć niezbędne zasoby do wykonywania zadania, ale osoba, która ma zadanie, może nie mieć dostępu do nich. Na przykład dane chronione hasłem, sprzęt specjalistyczny i niektóre narzędzia mogą być niezbędne do wykonania tego zadania, więc upewnij się, że twój asystent ma wszystko, co jest potrzebne do osiągnięcia celu.

6. Zrozumieć, że twój asystent może zrobić jednocześnie jedną rzecz. Kiedy twój asystent pomoże ci, nie spełnia swoich zwykłych obowiązków. Nie zapominaj, jak ty, twój asystent może mieć napięty harmonogram. Zadaj sobie - jaką pracę "oni" opóźni lub delegują, aby spełnić Twoje zadanie? Upewnij się, że znasz odpowiedź na to pytanie, gdy delegujesz zadanie komuś innemu.

7. bądź cierpliwy. Osoba, którą delegowała "będzie" popełnia błędy, gdy nauczyć się wykonywać nowe zadanie. Jest to część procesu uczenia się. Przygotuj się na to z góry. Nie deleguj zadania, zakładając, że osoba wykonuje go idealnie, dopóki nie zdobyli doświadczenia. Jeśli projekt nie pójdzie, jak ci chciałbyś, ponieważ twój partner nie jest w stanie wykonać "idealne" zadania, które go delegowałeś, to twoja wina, nie on, ani ona. Bądź mentorem dla twojego asystenta, a praca delegowana może być przydatnym doświadczeniem dla niego, a nie czegoś, co kosztuje.

Kiedy uczysz kogoś, jak coś zrobić, robisz inwestycję. Po pierwsze, spowolni Twoją działalność, ale w długoterminowej przyszłości szybko zwiększy wydajność, więc dojść do całego procesu na pozytywną i realistyczną notatkę.

osiem. Bądź przygotowany na możliwe trudności. Zrób plan kopii zapasowej i przygotuj się na zastosowanie go, jeśli coś pójdzie nie tak. Wiem, co się stanie, jeśli praca nie zostanie wykonana na czas lub zgodnie ze standardami. Przeszkody i nieoczekiwane problemy mogą pojawiać się w dowolnym momencie, jesteś w pracy lub w domu - nawet technika czasami zapewnia niepowodzenia. Niech twój delegat wiedział, że jeśli coś się dzieje, zrozumiesz i pomożesz mu lub dać go na czas - a nie tylko wrzuć je pod kołami samochodu przy pierwszym znaku kłopotów.

Jest to rozsądne również w egoistycznym sensie - jeśli twoje delegat obawia się, że zostanie oskarżony o błędy, znacznie więcej czasu zostanie wydany na pokrycie go lub jej tył niż na prawdziwe zakończenie zadania.

dziewięć. Wyraź swój asystenta uznanie, kiedy na to zasługuje. Delegacja zadań do kogoś innego potrzebnego, jeśli musisz wziąć więcej i więcej odpowiedzialności. Jednak jest to zamierzone, jeśli delegujesz zadanie, pozostaw swój asystent, aby ciężko pracować, a następnie weź wszystkie laurowe dla siebie. Wyrazić swoje uznanie i pochwalić wysiłki innych w Twoim imieniu.

Za każdym razem, gdy chwaliście pracę, którą pomogłeś, nie zapomnij wspomnieć o twoim asystencie.

10. Mów "Dziękuję". Kiedy ktoś coś dla ciebie robi, ważne jest, aby podziękować mu lub jej, rozpoznać znaczenie jego pomocy i pozwól asystentowi wiedzieć, że jego / jej doceniam. W przeciwnym razie wydajesz się niewdzięczny, nawet jeśli nie jest. Pamiętaj, że ludzie nie mogą czytać twoje myśli. Ludzie częściej pomogą ci ponownie, jeśli poczują, że są doceniane.

Bądź miły. Proste szczere oświadczenie, takie jak "Nie mogłem tego zrobić bez ciebie!»Drodzy Worth. Jeśli praca, którą ta osoba wykonana dla ciebie była niezbędna, możesz nawet traktować go lub jej jedzenie, napić, daj dziękuję lub kupić mały prezent.

Rada

Utwórz listę zadań, które chcesz przekazać komuś innemu. Nie naprawiaj niczego na swojej liście życzeń. Ustaw wszystko na papierze i zdecyduj, że możesz zaimplementować, ale co nie. Będziesz zdumiony, jak bardzo robisz sobie, co ktoś może ci pomóc.

Ostrzeżenie

Nie resetuj nieprzyjemnych zadań, udając, że robisz przysługę. Jeśli nie ma dla nich prawdziwych korzyści, nie potwierdzaj odwrotnie. Najlepiej jest zrobić "po" ukończeniu jednego lub więcej zadań za pomocą jednego polecenia. Pozwoli to szczerze mówiąc: "Walt, ta praca jest niewdzięczna, ale naprawdę potrzebuję twojej pomocy" lub "Lori, obiecuję, że jeśli stanie się pewnym pozytywnym efektem, zrobię wszystko, abyś toczył. Wiem, że nie jest to świetne zadanie, ale należy to zrobić, i wiem, że mogę ci zaufać, żebyś to zrobił ". Istnieje wiele nieprzyjemnych, niewdzięcznych prac, które muszą być wykonane - wykonanie egzekucji jest to, że pojawiają się zadania kremowe, nie zapomnisz osoby, która jest twoją dobrą prawą ręką.