Jak napisać e-mail z przyjaznym przypomnieniem

Napisz e-mail z przyjaznym przypomnieniem, nie jest takie proste. Ważne jest, aby nie wydaje się entuzjastycznie lub niecierpliwym, ale jednocześnie przekazać rozmówce. Użyj przyjaznego pozdrowienia i miękkiego sformułowania. Podaj niezbędne przypomnienie, aby odbiorca wyraźnie zrozumie twoje intencje. Upewnij się, że nie ma błędu, aby uzupełnić przyjazny ton profesjonalnej wydajności.

Kroki

Część 1 z 3:

Przyjazny ton

jeden. Pozdrawiać odbiorcę. W korespondencji biznesowej niezbędny Użyj standardowych pozdrowień takich jak "Szanowny Panie". Osobista korespondencja stopniowo staje się coraz bardziej standardowa. Rozważ kilka przykładów, aby pomóc przyjacielowi rozpocząć literę:

Cześć, Alexey;
Pozdrowienia;
Dawno się nie widzieliśmy;
cześć!

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 2

2. Osobiste połączenie z odbiorcą. Jeśli natychmiast przejdziesz do przypomnienia, wtedy litera może wydawać się zimna. Podaj osobiste połączenie z adresatem za pomocą zwrotów opisujących relacje lub wspólne wspomnienia. Na przykład:

Jak twoja firma w szkole?

Jak się masz przyjacielu?

Cóż, szliśmy w ostatni weekend!

Kiedy ostatnio rozmawialiśmy, w zeszłym miesiącu?

Nadal jestem pod wrażeniem naszej podróży! Już czekam na następną wiosnę.

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 3

3. Użyj miękkiego brzmienia. Rada ta jest szczególnie ważna dla części listu, która zawiera przypomnienie. Jeśli nie rozmawiałeś przez długi czas, szczere żale lub taktowate, wybacz, że powód do pisma stał się potrzebą przypomnienia. Oto kilka przykładów:

Niestety, widzimy mniej często, ale chciałbym ci o tym przypomnieć ...

Po narodzinach syna moja wolna minuta rzadko jest rzadko wydawana, ale chcę ci to przypomnieć ...

Byłeś bardzo zajęty i postanowiłem nie zawracać sobie głowy bez powodu, ale teraz chcę ci o tym przypomnieć ...

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 4

cztery. Bądź uprzejmy. Z ważnym przypomnieniem łatwo jest przejść do zbyt ostrych ton. Pamiętaj, że ważne wydarzenia występują również w życiu odbiorcy. Nie zapomnij o słowach "pytam cię", "Byłbym wdzięczny" i synonimowe frazy. Używaj podobnych uprzejmowych zwrotów:

Przepraszam, że cię rozpraszasz, ale chciałbym się upewnić ...

Proszę cię, abyś mógł szybko odpowiedzieć na list, jeśli jest taka szansa ...

Dziękuję, że znalazłeś czas, aby przeczytać list i napisać odpowiedź. To dla mnie ważne.

Nie mogę się doczekać odpowiedzi.

Część 2 z 3:

Cel listu

jeden. Wypełnij motyw szwu. Opcjonalnie wymyślać coś oryginalnego. Jest całkiem odpowiedni do jasnego i jednoznacznego sformułowania. Adresat na pierwszy rzut oka zrozumie cel listu. Niektóre przykłady tematu przyjaznego przypomnienia:

Wyjaśnienie;
Przypomnienie;
W odniesieniu do nadchodzącego spotkania;
Uczestnicy podróży.

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 6

2. Określ swoje przypomnienie. Próbując pozostać przyjazny i uprzejmy łatwo zapomnieć o najważniejszym szczególe, w tym przypomnienie. Umieść odpowiedni akapit na początku listu natychmiast po pozdrowieniach i wzmianki o osobistej komunikacji. Na przykład:

"Cześć Andrew!
Dawno temu nie komunikował się z tobą. Jak żona i dzieci? Moje dzieci nie dają cicho westchnienia, ale uważam, że ważne jest, aby ci przypomnieć ...".

"Cześć babciu!
Przepraszam, piszę ci dawno temu. Ciągle coś rozprasza. Chcę ci przypomnieć, że zapraszamy cię na obiad...".

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie Email Krok 7

3. Użyj krótkich fraz. Wiadomo, że uprzejmość w korespondencji wymaga bardziej rozbudowanych preparatów. Na przykład fraza "Pracować pilnie" W tym formie będzie bardziej uprzejmy: "Powinieneś stosować więcej wysiłku". Takie wyrażenia brzmią grzecznie, ale może rozmyć istotę listu.

Użyj uproszczonej struktury list. Wiadomość może mieć tego rodzaju: powitanie (start) → Komunikacja osobista → Przypomnienie → Pożegnanie (koniec).

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 8

cztery. Usuń niepotrzebne informacje. Pomyśl o tym, ile potrzebna jest Twoja oferta, a nawet konkretne słowo. W niektórych sytuacjach "konieczność" Może być rozpowszechniony jak: "Konieczne jest, aby list nie wydaje się zimny". Usuń wszystkie niepotrzebne słowa i frazy z litery.

Możesz bezpiecznie usunąć przysłówki ("wysoko", "na pewno", "silny", "niesamowite", "całkiem") Aby dokonać bardziej zwięzły.

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 9

pięć. Ukończ literę pożegnania. W ostatniej części litery musisz pożegnać się z adresatem.Używaj fraz "Wszystkiego najlepszego", "Z poważaniem", "Twój przyjaciel" i "pozdrowienia". Potem umieść swój podpis. Należy rozumieć, że taki pożegnalny może wydawać się oficjalnie bezosobowy. Napisz o następujących:

Twój przyjaciel;

Powodzenia;

Wszystkiego najlepszego;

Miłego dnia;

Do komunikacji;

Czekam na szybką odpowiedź.

Część 3 z 3:

Sprawdź błąd

jeden. Przeczytaj ponownie list. Nawet szybkie czytanie pomoże znaleźć złamane błędy. Kiedy litera będzie gotowa, sprawdź gramatykę i pisownię.

Wiele usług pocztowych używa wolnej pisowni. Jakość weryfikacji zależy od dostawcy usług. W niektórych przypadkach program może być niedokładny.
Nie zapomnij sprawdzić sznurka, powitanie i pożegnanie. Ludzie często omijają takie elementy i sprawdzają tylko podstawowy tekst litery.

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 11

2. Przeczytaj list na głos. Jeśli chcesz wykonać bardzo ważną wiadomość lub pokazać specjalne zanieczyszczenia i życzliwość, a potem przeczytaj głośno. Brzmi jak mowa konwersacyjna? W takim przypadku list jest gotowy do wysłania.

Przepisz nieporęczne zdania lub akapity. Przy ocenie, kierując się ze zdrowym rozsądkiem. Percepcja jest zawsze subiektywna i zależy od osobistego stylu mowy.

Obraz zatytułowany Napisz przyjazne przypomnienie E-mail krok 12

3. Poproś inną osobę widzisz list. W przypadku ważnej korespondencji (korespondencja biznesowa) przed wysłaniem pokaż list do innej osoby. Krótka litera z przypomnieniem nie będzie trwała długo, ale świeży wygląd ujawni najmniejsze niedociągnięcia.

Użyj dowolnej usługi przesyłania wiadomości. Wyślij wiadomość z prośbą jak: "Cześć, możesz spojrzeć na jeden krótki list, który muszę wysłać? Zajmie ci kilka minut".

Nie zapomnij podziękować osobie, która reansuje do twojego listu, ponieważ zapewnia usługę.