Jak zorganizować konferencję: 6 kroków

Otrzymałeś monumentalne zadanie - organizowanie konferencji, która pociąga za sobą ogromną listę przypadków. Istnieje miejsce konferencyjne, lista gości, materiałów, technologii, a nawet chłodnych napojów, o których warto myśleć i planować. Jeśli zaczniesz żałować tego nowego zaufania do ciebie swojego szefa, przeprowadzić to, wolniej, przetłumacz ducha i wiesz, że masz wszystkie umiejętności, aby dowiedzieć się, jak zorganizować konferencję.

Kroki

jeden. Zapisz swoje cele i porządek obrad. Będziesz musiał jasno określić, co masz nadzieję osiągnąć dzięki tej konferencji, ponieważ określi resztę rozwiązań. Wiedzieć, co chcesz przekazać, a komu, zanim rozpoczniesz inne działania w organizowaniu konferencji, aby ułatwić dalszy stres.

2. Opracuj swój budżet. Nie ma nic do zrobienia, dopóki nie określisz, ile pieniędzy musisz spędzić ogólnie, a następnie podzielić tę kwotę na spotkania, takie jak miejsce konferencji, materiałów i opłat wiet. Trzymaj swój budżet, a jeśli zdałeś obowiązki, upewnij się, że twoje asystenci również przestrzegać ich limitów monetarnych.

3. Wybierz lokalizację konferencji. Kiedy szukasz miejsca, rozważ liczbę uczestników, wygodę lokalizacji, parkingu i bliskości komunikacyjnych transportu publicznego, lotniska i hotelu. Twoim celem znalezienia miejsca spotkań do przechowywania konferencji jest uczynienie tej konferencji, jak to możliwe dla swoich uczestników.

cztery. Określ menu. Kiedy organizujesz konferencję, musisz pamiętać, że uczestnicy nie będą chcieli siedzieć przez cały dzień bez dobrego jedzenia, a wielu nie wie, co jest dostępne w obszarze pobliskim. Pomyśl, jeśli wypożyczasz usługę, aby zrobić śniadanie, obiad i przekąski lub administrację lokalizacji konferencji, którą wybrałeś, zapewni posiłki.

Obraz zatytułowany zorganizowanie konferencji Krok 5

pięć. Ciesz się wsparciem personelu Miejsce konferencyjnej. Jeśli wybrałeś miejsce, które konferencje są znane, a następnie użyj tego nieocenionego zasobu. Właśnie tego personel robi codziennie i powinno być w stanie odpowiedzieć na wszelkie pytania lub problemy oraz udostępnić porady, jeśli to konieczne.

Obraz zatytułowany zorganizowanie konferencji Krok 6

6. Nalegać na próby. Po zakończeniu wszystkich przygotowań do konferencji nie zostawiaj niczego do woli sprawy, pozostawając z resztą uczestników, jeśli konferencja powinna wkrótce rozpocząć. Pojawiają się w miejscu konferencji i spotkaniu z personelem w przeddzień pewności siebie, że wszystko jest na miejscu i zadbaj o ostatnie szczegóły.

Rada

Zapytaj głośniki z góry, jeśli jakieś dodatkowe sprzęt potrzebny do ich występów, takich jak podium, telewizor, duże ekrany lub komputery.
Dowiedz się, czy którykolwiek z twoich uczestników konferencji ma specjalne wymagania odżywcze podczas przygotowywania menu.
Jak porównujesz ceny na witrynach, pytaj również o cenę żywności, wody, napojów i t.RE. Mogą być bardzo drogie.
Rozważ cel konferencji, gdy wyposażenie pokoju: zapewnić pokój dla siedzącej publiczności lub z siedzeniami i tbsterami na notatki.