Jak spędzić selektor

2. Wyślij wszystko, czego potrzebujesz, aby wziąć udział w spotkaniu. Decydując się z harmonogramem, podziel się uczestnikom spotkania podstawowe informacje. W tym poście musisz włączyć: Dane do załącznika (numer telefonu i hasło), agenda (w tym obowiązki) i inne informacje niezbędne. Agenda musi przewidzieć wszystkie pytania i informacje, których spodziewasz się usłyszeć od innych uczestników spotkania. Najpierw umieść pozytywne pytania, a następnie omówić rozwiązanie problemów i złożonych tematów.

3. Utwórz listę uczestników. Włącz dane dotyczące ich lokalizacji i ogólnych danych osobowych. Informacje te mogą być przydatne na czacie, podczas gdy podłączony uczestnicy oczekują innych.

cztery. Wyślij przypomnienie e-mail spotkania. Wyślij list tego samego dnia, jeśli spotkanie zostanie zaplanowane po obiedzie, lub w ciągu dnia, jeśli spotkanie zostanie zaplanowane na rano. Dzięki temu będziesz pewien, że nikt nie zapomni o spotkaniu. Możesz także użyć tego listu do dystrybucji dokumentacji, raportów i innych niezbędnych informacji. Jeśli raporty są przygotowywane przez innych ludzi, pamiętaj, aby określić nazwę autora. Otrzymają więc wdzięczność wdzięczności (lub będziesz chronić przed krytyką, że raporty będą dzwonić). Napisz coś takiego: "Dołączyłem do raportu Ivanova o swoim raporcie". Menedżer spotkania jest również zobowiązany do upewnienia się, że wszyscy uczestnicy są zawarte na liście, a także, że spełnili powierzone obowiązki.

pięć. Wyświetl wszystkie informacje, które omówisz.

6. Uruchom grupę dyskusyjną. Nie spóźnij się. Jeśli to możliwe, wprowadź system wyboru 10 minut przed spotkaniem. Niektóre systemy blokują wejście przed określonym czasem lub do czasu podłączenia menedżera spotkania. Przetestuj mostek telekomunikacyjny i sprzęt z wyprzedzeniem, zwłaszcza jeśli nie użyłeś go wcześniej.

7. W większości przypadków zawsze będzie co najmniej jeden późno. Dlatego gotuj opcje omawiania pewnego tematu, podczas gdy te, które opóźniają okoliczności nie dołączą do konferencji. Upewnij się, że wszyscy przedstawiono wszystkich uczestników (nazwa, pozycja, obowiązki), zwłaszcza jeśli klienci, którzy nie są osobiście zaznajomieni z tymi urzędnikami biorą udział w konferencji. Spróbuj rozpocząć dyskusję na temat głównych problemów nie później niż 3-5 minut po rozpoczęciu konferencji, nawet jeśli nie wszyscy, którzy zostaną skłonni do systemu.

osiem. Przylegać do porządku obrad. Spędziłeś czas na kompilację, więc poprowadź ten dokument. Obserwuj na zegarze, ponieważ nie wszyscy uczestnicy będą mogli pozostać, jeśli dyskusja zostanie opóźniona. Twoim zadaniem jest omówienie wszystkich planowanych problemów, nie zapominając o interesach klientów.

dziewięć. Bądź ostrożny i rób notatki. Spróbuj nie używać przycisku "MUTE" (tryb podróży dźwięku) nawet podczas długich występów innych. Pracownicy są mało prawdopodobne, aby odwrócili uwagę od konferencji, jeśli zobaczysz swój udział w nim. Jeśli możesz coś dodać, użyj tej okazji, aby zademonstrować swoje kompetencje. Nie dawaj wysokich obietnic. Lepiej, aby spokojnie powiedzieć, że na pewno wrócisz do dyskusji na temat nieoczekiwanego pytania później.

10. Pod koniec konferencji musisz zapytać, czy ktoś ma pytania, aby odpowiedzieć teraz lub po zakończeniu spotkania. Jeśli zgodziłeś się na ponowne spotkanie, zgłoś czas przed resztą uczestników odłączyć. Dziękujemy wszystkim uczestnikom dla przydzielonego czasu i życzę im udanego dnia roboczego / tygodnia (weekend).

jedenaście. Natychmiast po telekonferencji, utwórz i dzielić wszystkich uczestników krótkie podsumowanie (protokół) spotkania. Niniejsze podsumowanie serwuje dwa cele: 1) Upewnij się, że wszyscy rozumieli listę swoich obowiązków - 2) jest dokumentalnym dowodem na możliwe nieporozumienia w przyszłości. Często nie będziesz wdzięczny sobie, że spędzili czas na nagrywanie protokołu. Wysyłam go do innych uczestników, pamiętaj, aby prosić o poinformowanie, czy musisz dokonać dodawania lub zmian w dokumencie. Po rozwiązaniach zdecydowanie będziesz wdrożyć skorygowaną opcję.

12. Po spotkaniu musisz spełnić wszystkie rozwiązania. Jeśli były jakieś pytania, zaznacz wystarczającą ilość czasu na ich odpowiedź, a także wykonać wszystkie inne działania. Gdyby były pewne terminy rozwiązywania problemów, nie przeszkadzaj im. Jeśli obietnice muszą korzystać z innych pracowników / jednostek, zrób to i upewnij się, że ukończyli wszystko, czego potrzebujesz.