Jak zrobić porządek obrad: 6 kroków (z ilustracjami)

Agenda jest szczegółową listą tematów, które zostaną uwzględnione na spotkaniu lub spotkaniu. Jest to integralna część spotkań planowania i utrzymywania, ponieważ opisuje cel spotkania, a rozważane kwestie, mówcy są wymienione, a czas jest określony do rozważenia każdego problemu. Jeśli chcesz zaplanować spotkanie, zebrać wszystkie niezbędne informacje i strukturę rozpowszechniaj go w porządku obrad. Poniższe wskazówki pomogą ci zrobić dobrze.

Kroki

Metoda 1 z 1:

Robienie porządku obrad

jeden. Powiadom wszystkich wcześniej uczestników o spotkaniu.

Możesz wysłać im e-maile lub rozpowszechniać oficjalne powiadomienia w formie drukowania.
Określ datę, godzinę, miejsce i cel spotkania.
Poproś odbiorców, aby dać ci odpowiedź. Daj im znać, że wszystkie zaproszenia akceptacyjne muszą koniecznie pojawiać się na spotkaniu.

2. Niech każdy uczestnik poinformował Cię z wyprzedzeniem, jakiego pytania planuje oświetlać na spotkaniu.

Poproś każdego kolegi, aby opisać istotę i szczegóły pytania, które chce rozważyć na spotkaniu, abyś mógł poprawnie i dokładnie dotrzeć do porządku obrad.

Określ, ile czasu uczestnik będzie musiał rozważyć jego pytanie.

3. Zrób listę wszystkich przedmiotów porządku obrad.

Zrób stół trzech kolumn z nagłówkami: "Emisja porządku obrad", "Sprawozdawca" i "Czas dyskusji".

Wymień zagadnienia rozważane zgodnie z procedurą ich pokwitowania, znaczenia lub ważności.

Zrób krótki opis każdego tematu, który zapewnił każdą sprawozdawcę.

W tytule określ szczegóły spotkania - data, czas i miejsce, jego cel i czas trwania.

cztery. Ucz się od każdego sprawozdawcy, czy zgadza się z kolejką jego występu i czasu przydzielonym, aby rozważyć jego problem.

pięć. W razie potrzeby wprowadź odpowiednie poprawki w porządku obrad.

6. Oddziel kopie zatwierdzonej agendy wszystkim uczestnikom spotkania. Zrób to z góry, aby mogli zapoznać się z treścią i przygotować się na spotkanie. Dwa dni powinny wystarczyć.

Rada

Jeśli otrzymasz wniosek o złożenie wniosku o porządek obrad tego problemu, który nie jest związany z tematem posiedzenia, zaoferować mówcę, aby rozważył swój problem na następnym spotkaniu.

Ostrzeżenie

Podświetl każdy czas sprawozdawcy wystarczająco dużo czasu na prezentację swojego tematu. Trzeźwo ocenia perspektywy i nie próbuj uwzględniać zbyt wiele informacji na jedno spotkanie. Nie zapominaj, że uczestnicy mogą mieć pytania lub chcą omówić dodatkowe tematy.