Jak napisać porządek obrad na spotkaniu

Nikt nie uwielbia długotrwałe bezcelowe spotkania. Jeśli chcesz napisać porządek obrad, spróbuj zapobiec takim rozwoju wydarzeń. Zrób jasny porządek obrad, określ wszystkie tematy, które muszą rozważyć, a także czas przeznaczone na każde pytanie. Utwórz i postępuj zgodnie z planem, aby skutecznie trzymać spotkanie i nie spędzać cennego czasu kolegów.

Kroki

Część 1 z 3:

Zrobić podstawowy plan

jeden. Poproś o informacje od kolegów. Ludzie aktywnie uczestniczą w spotkaniu, jeśli pozwolisz im wpływać na porządek obrad. Słuchaj sugestii, które należy wziąć pod uwagę, i dodać odpowiednie pytania do dokumentu.

Możesz napisać e-maile z góry lub spotkać każdą osobę.
Wykonaj przygotowanie przez 6-7 dni przed spotkaniem, aby koledzy mogli przyczynić się. Porządek obrad powinien być zakończony 3-4 dni przed wydarzeniem.

Obraz zatytułowany, aby twój mąż zakochał się w tobie ponownie krok 13

2. Określ główny cel lub cel. Spotkanie musi mieć konkretny cel: podjąć decyzję, dzielić się informacjami, planować na przyszłość lub przedstawić raport. W tym przypadku nie ma sensu trzymać spotkanie.

Niekoniecznie ograniczony do jednego celu. Na przykład możesz słuchać sprawozdania z postępów, aby podejmować ważne decyzje na przyszłość.

Obraz zatytułowany Wybierz agencję rekrutacyjną krok 16

3. Skup się na pytaniach, które wpływają na więcej par. Jeśli sytuacja może zostać rozwiązana na spotkaniu tylko dwóch kolegów, nie musi być zawarta w porządku obrad. Spróbuj użyć cennego czasu na spotkaniu, aby rozwiązać pytania, które dotyczą wszystkich.

Na przykład, jeśli z kolegą trzeba omówić nowy projekt, zorganizuj oddzielne spotkanie.

Jeśli omówisz problemy, które dotyczą tylko kilku osób, reszta uważa, że marnujesz swój czas. Ponadto, aby zebrać razem duża liczba osób, jest zawsze trudna, więc skorzystaj z umysłu.

Obraz tytułowy zaakceptuj członek rodziny LGBT krok 3

cztery. Zmniejsz listę pytań. Trzeba prawidłowo zorganizować priorytety. Nie zawsze jest możliwe rozważenie wszystkich pytań, więc zostaw tylko najważniejszą rzeczą.

Na przykład musisz "zatwierdzić czas projektów", omówić "Raport o postępach", "Nowe projekty", a także posiadają "Dyskusję grupową". Może być biorący, że grupa dyskusja na pomysłach jest dopuszczalna do przeniesienia inaczej, jeśli nie masz czasu.

Możesz także zaplanować małe spotkania w celu rozwiązania pytań, które nie wpadają w ogólny agendę zgromadzenia.

pięć. Najpierw rozważ najważniejsze pytania. Przygotowując, zwykle zaleca się przede wszystkim podnieść najważniejsze tematy. Więc wszyscy będą mogli omówić kluczowe problemy, nawet zanim uczestnicy wydostają się z sił i stają się mniej uprzejmi.

Na przykład kwestia podejmowania ważnych decyzji może poprzedzać sprawozdanie z postępu (jeśli rozwiązania nie zależą od wyników raportu).

Jeśli spotkanie musi zostać zakończone wcześnie lub niektórzy uczestnicy muszą wyjść, zanim wydarzenie zostanie zakończone, to wszystkie ważne kwestie będą już rozwiązane.

Obraz zatytułowany na własne podatki Krok 24

6. Zarysuj czas dyskusji każdego pytania. Nigdy nie wiem, jak bardzo dyskutuje o sytuacji, ale ważne jest, aby mieć przynajmniej ogólny pomysł. Wziąć pod uwagę całkowity czas trwania spotkania i liczbę pytań. Najważniejsze tematy powinny płacić więcej czasu niż inne problemy.

Na przykład, zaplanuj 30 minut dla raportów z postępów, 10 minut na dyskusję i 10 minut, aby głosować na nowych warunkach.

Jeśli nie opóźnisz czasu, nie będziesz miał czasu rozważenia porządku obrad. Pomyśl o tymczasowym planu z góry, ponieważ może to być, że nie masz wystarczająco dużo czasu na wszystkie wybrane pytania.

Zdefiniuj ramki czasowe, biorąc pod uwagę liczbę uczestników. Jeśli obecne są 15 osób i omówić ten problem, aby przydzielić 15 minut, to wszyscy będą mieli mniej minutę, aby mówić. Jest to ciasny harmonogram, nawet jeśli nie każdy chce robić słowo.

Część 2 z 3:

Pomyśl o porządku obrad

jeden. Zacznij od nagłówka do porządku obrad i spotkania. Tytuł powinien pokazać czytelnikowi, że czyta porządek obrad. Również musi odzwierciedlić główny temat spotkania. Wybierz najlepszą opcję i określić w górnej części nowego dokumentu. Tytuł powinien być prosty i zasadniczo.

Na przykład użyj tytułu: "Agenda zgromadzenia Lipiec: dyskusja na temat pomysłów na nowy projekt", - lub: "Agenda Zgromadzenia, sierpień 2019: Zmiana czasu projektu".
Użyj prostej czcionki biznesowej, jak Times New Roman lub Calibri.

Obraz zatytułowany Pożegnaj ze współpracownikami Krok 5

2. Rezerwuj czas na pozdrowienia. W tej części te obecne mogą się powtórzyć. Konieczne jest również rozpoczęcie spotkania i głosu głównych pytań.

Jeśli na spotkaniu jest wielu nieznanych ludzi na spotkaniu, możesz wymyślić wspólny temat.

Jeśli porządek obrad jest przeznaczony na duże spotkanie (na przykład na konferencji), ta część zajmie dużo czasu. Na spotkaniu biurowym powitanie zwykle zajmuje kilka minut.

Możesz także przewidzieć początek spotkania możliwych zmian w porządku obrad.

Obraz zatytułowany ma dobry wywiad do pracy Krok 3

3. Słowo motywy w formie pytań do zainteresowania tych obecnych. Krótkie prace mogą pomylić uczestników na spotkaniu. Pytanie zawiera konkretny kontekst i pozwala myśleć o sytuacji.

Na przykład zamiast słów "Projekty projektów", lepiej pisać: "Możliwe jest przeniesienie okresu projektu, biorąc pod uwagę wzrost popytu?"

W razie potrzeby każde pytanie może być wyposażone w krótki opis.

Obraz zatytułowany nacisk na badania Krok 6

cztery. Określ przybliżony czas naprzeciwko każdego problemu. Nie jest konieczne wskazywanie czasu, ale to podejście pomoże ludziom się przygotować. Na przykład, jeśli to konieczne, będą mogli poprosić o dodatkowy czas.

Ponadto uczestnicy będą mogli ograniczyć swoje komentarze, jeśli jest mało czasu.

Obraz zatytułowany nacisk na badania Krok 12

pięć. Przemyśl procedurę omawiania każdego problemu z listy. Zamówienie określi twoje podejście do tematów. Na przykład, jeśli chcesz omówić przeniesienie czasu projektu, wszyscy uczestnicy będą musieli rozważyć temat z różnych stron. Powiadom procedurę, aby wszyscy zrozumieli, jak odbędzie się spotkanie.

Na przykład na pytanie: "Czy można przenieść czas projektu, biorąc pod uwagę wzrost popytu?»- Możesz określić takie zamówienie:" 10 minut, aby omówić aktualny stan rzeczy, 15 minut na poświęcenie kwestii przyspieszenia tempa produkcji, 10, aby zapłacić rozważenie argumentów za i przeciw, kolejne 5 minut Głosuj na przemieszczeniu terminów ".

Obraz zatytułowany Rozpocznij literę Krok 1

6. Określ osoby odpowiedzialne za każde pytanie. Określ, kto powinien zająć słowo podczas omawiania konkretnego tematu. Dla osoby nie powinno być niespodzianką. Omówić pytania z góry i odzwierciedlają decyzję w porządku obrad.

Jeśli spędzasz całe spotkanie, określ ten fakt na szczycie porządku obrad.

Obraz zatytułowany Buduj zaufanie w związku krok 6

7. Rezerwuj czas na uhonorowanych gości. Jeśli spotkanie jest oczekiwane na spotkaniu, co będzie uczestniczyć w dyskusji o ważnych tematach, a następnie muszą przeznaczyć osobny czas. Każdy gość musi poświęcić jeden punkt w porządku obrad, nawet jeśli natychmiast uczestniczą w kilku tematach. Dlatego łatwiej będzie do grupowania pytań i czasu planu.

Lepszy kontakt z wyprzedzeniem i wyjaśniają czas potrzebny. Pozwoli to uniknąć niezręczności i sytuacji konfliktów.

osiem. Zostawię na inne pytania. Niniejsza pozycja agendy musi być na końcu. Możesz więc zapytać, czy istnieją inne pilne pytania, które należy rozwiązać. Ponadto uczestnicy będą mogli wrócić do niektórych nierozwiązanych problemów lub wyjaśnić szczegóły.

Ten przedmiot będzie pokazał uczestnikom, że będą mieli okazję wpłynąć na kwestie, które nie są w porządku obrad.

Możesz także zapewnić blok pytań i odpowiedzi.

Część 3 z 3:

Weź pod uwagę wszystkie aspekty

jeden. Określ szczegóły spotkania. Nie zapomnij określić czasu, daty i miejsca spotkania. Dokonaj także nazwisk wszystkich uczestników, aby ludzie znali z góry, z którymi będą mogli spotkać i mówić.

Przydatne jest również informowanie listy tych, którzy są zazwyczaj obecni na takich spotkaniach, ale tym razem nie będzie mógł odwiedzić wydarzenia. Pozwól mi zrozumieć, że nie będą obecni na spotkaniu.
Dołącz mapę i instrukcje dla tych uczestników, którzy wcześniej nie odwiedzili miejsca.

Obraz zatytułowany Napisz blog Post Krok 12

2. Wymień wstępną pracę, która ma zostać wykonana przed spotkaniem. Być może koledzy muszą przeczytać pewne materiały lub zbadać proponowane rozwiązania. Możesz także pomyśleć o wielu pytaniach.

Umieść to urządzenie na dole porządku obrad. Zaznacz tekst pogrubiony lub podkreśla tekst, który pozostał bez uwagi.

Obraz zatytułowany Uzyskaj pracę szybki krok 1

3. Przed wysłaniem upewnij się, że nie ma błędów. Niektórzy uczestnicy mogą liczyć na informacje o porządku obrad, więc upewnij się, że nie ma błędów i niedokładności. Taki krok jest nie tylko uprzejmości, ale znak dbałości o szczegóły i szacunek dla tych obecnych.

cztery. Dystrybuuj lub podziel porządek obrad przez 3-4 dni przed spotkaniem. Więc koledzy będą mogli przygotować się na spotkanie. Nie wysyłaj dokumentu zbyt wcześnie, aby nie zgubić się w przepływie przychodzących liter.

Przed głównymi spotkaniami i konferencjami porządku obrad musi zostać opublikowany za kilka miesięcy.

Rada

Użyj szablonów w edytorze tekstu. Wiele edytorów tekstowych, takich jak Microsoft Office, strony dla Mac i innych zawierają szablony różnych dokumentów osobistych i roboczych, które mogą obejmować porządek obrad spotkań. Pomogą ci szybko utworzyć kompetentny dokument.
Firmy są często używane we własnej formie emisji programu.
Stosować się do porządku obrad, ale pokaż elastyczność. Spróbuj śledzić spotkanie, aby podążać, ale spójrz na zegar. Jeśli to możliwe, uprzejmie przejdź do następujących pytań: "Nadszedł czas, aby przejść do następnego pytania, jeśli chcemy dokończyć spotkanie na czas".