Jak spędzać Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy

Roczne Walne Zgromadzenie (EOS) akcjonariuszy odbywa się raz w roku zgodnie z Karta Organizacji. Na tym spotkaniu będziesz musiał omówić sytuację finansową, wybór zarządu i innych kwestii, które wpływają na pracę całej organizacji.

Kroki

Część 1 z 3:

Część pierwsza: spotkanie planowania

jeden. Popraw postanowienia organizacji. Przed zwołaniem czegokolwiek, przejrzyj zasady EOS w swojej organizacji. Pomimo faktu, że większość firm przestrzegać tej samej ogólnej struktury, niektóre szczegóły mogą się różnić.

Do szczegółów, które mogą być konieczne zwrócenie szczególnej uwagi, obejmują sposób alertów uczestników spotkania, procedurę wyboru nowych członków Rady i rodzaju informacji, które należy uwzględnić na każdym EOS.
Powinieneś również sprawdzić, ile osób powinno być obecne na spotkaniu, aby rozpatrywane są urzędnik, a także w jaki sposób rozważane są nowe zmiany do Karty Organizacji i jak przechodzi do nich głosowanie.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Roczne Walne Zgromadzenie) Krok 2

2. Zaplanuj zbiór kolekcji. Ustaw datę i godzinę EEO jak najszybciej. Natychmiast ostrzegaj głównymi uczestnikami.

Uczestnicy Neostny powinni zostać poinformowani po ostatecznym zatwierdzeniu szczegółów.

Gdy tylko wszyscy zostali poinformowani o dacie spotkania, powinieneś regularnie wysyłać przypomnienia, aby żaden z uczestników nie zapomną.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 3

3. Zarezerwuj miejsce spotkania. Jeśli nie masz własnej sali, musisz wybrać miejsce spotkania i zarezerwować go tak szybko, jak to możliwe.

Nawet jeśli masz własną sali, organizując EOS w oddzielnym miejscu, wydaje się bardziej znaczące, a zatem może przyciągnąć więcej odwiedzających.

Wybierz miejsce, które może pomieścić wszystkich uczestników. Upewnij się, że sala jest wystarczająco duża, aby zapewnić komfort dla każdego. Jeśli masz uczestników lub inne potrzeby specjalne (na przykład wymagane są obszerne przejścia drzwi i wózki), sprawdź, czy miejsce jest zgodne z tymi wymaganiami przed rezerwowaniem go.

Po skontaktowaniu się na miejscu, zarezerwuj go podczas instalacji daty i godziny spotkania.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 4

cztery. Przygotuj porządek obrad - lista przedmiotów, które zostaną uwzględnione w EOS.

Przygotuj agendę z góry. Być może będziesz musiał wysłać go wraz z powiadomieniem o spotkaniu, ale nawet jeśli tego nie zrobisz, nadal będziesz musiał przygotować go do dystrybucji na samym spotkaniu.

Umieść tematy dyskusji w kolejności, w jakiej je rozważysz.

Z reguły wystarczy, aby wskazać tytuł każdego tematu. Najprawdopodobniej nie będziesz musiał malować szczegółów każdego tematu.

Przykład porządku obrad:

PROGRAM

1) Powitanie

2) Przepraszamy za brak niektórych uczestników

3) Protokół poprzedniego EOS

4) Dyskusja na temat problemów na protokole

5) Roczny sprawozdanie Przewodniczącego EOS

6) Sprawozdanie roczne sekretarza

7) Sprawozdanie roczne dyrektora finansowego

8) Wybór członków Zarządu

9) Pytania ogólne

10) Data następnego spotkania

11) Zamykanie spotkania

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 5

pięć. Podświetl niezbędny czas na przygotowanie dokumentów i raportów. Czas wymagany do przygotowania różnych deklaracji, raportów i dokumentów wymaganych do EOS, więc zacznij z góry.

Jak najszybciej zadbaj o przygotowanie wszystkich dokumentów i raportów, dla których odpowiesz.

Przypomnieć resztę komisji komisji do przygotowania informacji, dla których reagują.

Wśród dokumentów, które może być konieczne przygotowanie, mogą być sprawozdania finansowe i inne dokumenty sprawozdania finansowego, protokoły poprzednich EOS, sprawozdania przewodniczącego, dyrektora sekretarza i finansowego.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 6

6. Mów z członkami Zarządu Rady. Jeśli wybory do Rady są omawiane na EEO, powinieneś znaleźć możliwych kandydatów do odpowiednich postów przed spotkaniem.

Porozmawiaj z kandydatami, że masz na myśli, i zapytaj, chciałbym wziąć pozycję.

Jeśli wnioskodawcy potrzebują dodatkowego szkolenia, podaj go.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Roczne Walne Zgromadzenie) Krok 7

7. Wyślij formalne "zawiadomienie o spotkaniu" wszystkim uczestnikom. Postępuj zgodnie ze statutem swojej organizacji w odniesieniu do czasu i metody powiadomienia.

Może być konieczne zaproszenie sponsorów, stałych uczestników, byłych pracowników i innych akcjonariuszy lub zaangażowanych.

W uwagi, co do zasady, musisz określić datę, godzinę, czas trwania i miejsce EOS. Jeśli odbędzie się wybory do Rady, będzie to również konieczne, aby określić.

Możesz uwzględnić w ogłoszeniu całego porządku obrad lub wspomnieć o jeden lub dwa kluczowe pytania. Sprawdź kartę organizacji, aby określić prawidłową procedurę.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 8

osiem. Przygotuj miejsce przed spotkaniem. W dniu EOS powinieneś przyjść na spotkanie miejsce na kilka godzin wcześniej, aby przygotować salę.

Nie zapominaj, że niektórzy uczestnicy mogą przyjść 30 minut wcześniej. Spróbuj przygotować miejsca i orzeźwiające napoje lub przekąski przed przybyciem.

Część 2 z 3:

Część druga: Agenda rozmowy na spotkaniu

jeden. Prowadzić protokół. Z reguły sekretarz jest odpowiedzialny za utrzymanie protokołu, ale jeśli ta organizacja nie jest taka, będziesz musiał przypisać osobę, która nagrała kurs EOS.

Zapisz wszelkie decyzje podjęte w sprawie EEO, zwłaszcza tych związanych z wyborami i zmianami w Karty Organizacji.
Być może przydatne będzie nagrywać nazwy i kontakty uczestników. Można to zrobić, z prośbą o zarejestrowanie po przyjeździe.

Obraz zatytułowany Biegnij AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 10

2. Pozdrawiać prezent. Otwórz formalne powitanie EEO, podczas którego upewnij się, że wszyscy uczestnicy dystrybuowali porządek obrad i raporty roczne.

Otwórz otwarte spotkanie. Jak zwykle nazywaj pełną nazwę organizacji i liczby obecnych EOS (dwudzieste Drugie Zwyczajne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy, trzydziestwie dziewiąte Roczne Walne Zgromadzenie Akcjonariuszy i T.P.).

Pozdrawiam wszystkich uczestników, a jeśli jakikolwiek, nazwij goście specjalni.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 11

3. Wyrazić niezbędne przeprosiny i żal. Jeśli ktoś z członków zarządu lub ważnych gości jest nieobecny, możesz krótko wymienić swoje imiona po pozdrowieniach.

Możesz także zaprosić innych uczestników spotkania, aby wyrazić przeprosiny z twarzy zaginionego.

Dokonać propozycji procedury akceptowania przeprosin.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Roczne Walne Zgromadzenie) Krok 12

cztery. Przejrzyj protokół poprzedniego spotkania. Sprawdź, czy otrzymał kopię protokołu ubiegłorocznego EOS. Przejrzyj go, a jeśli wszystkie problemy zostaną rozwiązane, zatwierdź protokół.

Jeśli potrzebujesz wprowadzania poprawek lub poprawek, należy to zrobić przed zatwierdzeniem protokołu.

Po głosowaniu na zatwierdzenie protokołu, przewodniczący musi w końcu zatwierdzić.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 13

pięć. Ogłosić nowe pytania. Tematy związane z protokołem poprzedniego EOS należy ogłosić natychmiast po jego zatwierdzeniu.

Przedyskutuj prawidłowo. W tym czasie, z reguły, musisz przedstawić problematyczne problemy i obserwacje, więc propozycje proceduralne mogą być opcjonalne.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 14

6. Raporty przeglądowe. Musisz omówić raporty prezydenta Spółki lub przewodniczącego, sekretarza i dyrektora finansowego.

Przeczytaj i omówić każdy raport z kolei. Po dokładnym rozważeniu każdego raportu będziesz musiał dokonać wniosku w sprawie kwestii proceduralnej, aby zatwierdzić sprawozdanie.

Podczas prezentacji raportu dyrektora finansowego będziesz musiał zapewnić uczestnikom informacje finansowe w ubiegłym roku. Może to zwykle tworzyć dyrektor finansowy, ale niektóre organizacje mogą wymagać niezależnej strony.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 15

7. Wydaj wybory, jeśli planujesz. Jeśli chcesz wybrać nowych członków Rady w sprawie EOS tego roku, powinieneś mieć te wybory, po rozważeniu raportów, ale przed omówieniem ogólnych kwestii.

Przygotuj niezbędne materiały z góry.

Rozważ procedurę głosowania przed spotkaniem. Przed głosowaniem wyraźnie i jasno wyjaśniają procedurę.

Liczenie głosów powinno być niezależne.

Protokół powinien wskazywać, kto nominowali kandydatów, którzy proponili kandydatów i którzy je poparli. Należy również określić liczbę głosów, które oceniły kandydat, który wybrał każdą pozycję.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 16

osiem. Omów wspólne pytania. Z reguły jest to najnowsze pytania omawiane na EOS. W tym czasie uczestnicy podnoszą problemy, które wymagają oddzielnej uwagi.

Jak ta część zbioru rodzaju nieformalnego, prawdopodobnie nie trzeba tworzyć propozycji dotyczących kwestii proceduralnych lub głosowania.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Roczne Walne Zgromadzenie) Krok 17

dziewięć. Ustaw datę następnego spotkania. Jeśli znasz datę i miejsce następnego EOS, ogłaszają je na końcu spotkania.

Jeśli formalnie, nie zaplanowałeś jeszcze niczego, pomiń ten krok.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Roczne Walne Zgromadzenie) Krok 18

10. Close Up Collection. Po omówieniu wszystkich pytań zadeklaruj EOS zamknięte.

Część 3 z 3:

Część trzecia: Jak sprawić, by spotkać się komfortowo

jeden. Sprawdź ludzi, którzy przywitą uczestników. Przypisz jednego lub dwóch uczestników, którzy stają przy wejściu i powitanie gości, którzy przyjdą.

Więc możesz zrobić atmosferę bardziej przyjazną i ciepłą.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 20

2. Daj orzeźwiające napoje. Przynajmniej staraj się zapewnić wodę wszystkim obecnym, zwłaszcza jeśli spotkanie jest długie.

Lepiej zapewnić uczestnikom z różnymi napojami. Możesz gotować zarówno zimne napoje (woda, zimna herbata i lemoniada) i gorąco (herbata i kawa).

W zależności od pora dnia może być właściwe oferowanie lekkich przekąsek, takich jak ser i krakersy.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Roczne Walne Zgromadzenie) Krok 21

3. Zaproś gościa. Będzie musiał podjąć nieoficjalną kwestię, ważną dla członków Twojej organizacji.

Z reguły, gość występuje po dyskusji o wspólnych kwestiach, ale przed zamknięciem spotkania. Jeśli chcesz, możesz poprosić go o wykonanie po oficjalnym zamknięciu spotkania.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 22

cztery. Oferować nagrody. Darmowa loteria może stymulować frekwencję. Płatna loteria może stymulować zarówno wsparcie frekwencjonalne, jak i finansowe.

Możesz zorganizować loterię 50:50, w której połowa funduszy dotrze do zwycięzcy, a połowę organizacji.

Inną opcją jest loteria, w której można wygrać kosz nagrodami.

Możesz ustanowić warunek, że tylko te obecne na posiedzeniu mogą ubiegać się o nagrody.

Obraz zatytułowany Uruchom AGM (Zwyczajne Walne Zgromadzenie) Krok 23

pięć. Po spotkaniu zorganizować nieformalne spotkanie. Stymulować ludzi do udziału w spotkaniu, dzięki czemu formalna część EEO była jak najkrótsza. Po tym, zorganizuj nieformalną część, gdy uczestnicy będą mogli porozmawiać i dobrze się bawić.

Jeśli budżet pozwala organizować obiad na końcu spotkania. Możesz obniżyć koszty, konfigurując obiad, na którym wszyscy coś przynosi.

Dla organizacji z mniejszym budżetem byłoby bardziej realistyczne zorganizowanie bufetu. Zamiast dostawać napoje i przekąski podczas spotkania, poczekaj na koniec, a następnie służyć różnorodnym napojom bezalkoholowym i wino z lekkim przekąskami.