Jak przygotować i trzymać spotkanie -

Wskazówki te będą przydatne dla wszystkich, którzy świadczą usługi pośrednie na posiedzeniach lub organizuje je niezależnie. Obowiązki Organizatora obejmują zaproszenie uczestników i zapewniając im wszystkie niezbędne do najbardziej wydajnej pracy. Organizator jest również odpowiedzialny za przebieg spotkania. Musi zapewnić maksymalne koncentrację na temat spotkania, trzymając uczestników z przejść do jednostki i dyskusji o zasadzie spotkania. Ten materiał ułatwi organizację i utrzyma spotkanie, aby odnieść sukces.

Kroki

Metoda 1 z 9:

Rozwijaj porządek obrad

jeden. Określ czas rozpoczęcia i zakończenia spotkania, a także terminy, aby omówić każdy problem. Spotkanie postrzega to jako manifestację uprzejmości z twojej strony.

Obraz zatytułowany ułatwia spotkanie krok 2

2. Zapytaj pracowników swojej organizacji lub osoby, która zwołując spotkanie, jakie tematy muszą być zawarte w porządku obrad, a także poprosić o krótki opis każdego problemu.

Metoda 2 z 9:

Oddzielne zaproszenia

jeden. Najlepszym sposobem na dystrybucję zaproszeń jest e-mail, zwłaszcza jeśli pracownicy mają program, który łączy funkcje pocztowe z kalendarzem i przypomnieniami.

Obraz zatytułowany ułatwia spotkanie krok 4

2. Określ termin rezerwacji miejsc. Umożliwi to przygotowanie ilości zasobów, aby nie przerywać spotkania w celu przygotowania brakujących materiałów.

Metoda 3 z 9:

Przygotuj miejsce spotkań

jeden. Tak więc spotkanie przechodzi płynnie, musisz prawidłowo przygotować pokój. Wynajem pokój, który jest często używany do spotkań (na przykład w hotelowej sali lub specjalnej służbie), możesz liczyć, że lokalny personel jest dobrze świadomy i zna Nuanse preparatu pomieszczeń.

Układ wykładowy - fotele są wystawiane w szeregach w taki sposób, że wykładowca jest w centrum uwagi. Takie zakwaterowanie jest szczególnie skuteczne, jeśli głównym celem jest przesłanie niektórych informacji.
Wyrównanie teatralne - Prezydium jest instalowany z przodu pokoju (tabela, dla której siedzą głośniki i eksperci). Wyrównanie krzeseł innych uczestników przypomina wykład.
Wyrównanie szkolne - Przed rzędami krzeseł są zainstalowane stoły, łaskotanie uczestników spotkania w celu zapisywania rekordów podczas przemówienia. Centrum uwagi koncentruje się na rozmowach.
Okrągły stół. Wybierz taki umieszczony, jeśli uczestnicy muszą działać jako osobne polecenia, a także stymulować wymianę opinii między grupami lub poszczególnymi uczestnikami.
Ustaw stół w formie. Jest to styl Zarządu Rady Dyrektorów, umożliwiając uczestnikom widzieć siebie i w razie potrzeby interakcji.
Jeśli zaplanowano otwarte spotkanie, zapewniając komunikację z słuchaczami, umieść krzesła w okręgu, w środku, którego będzie mówić.

Metoda 4 z 9:

Zabezpieczyć wymagany zestaw narzędzi na spotkanie

jeden. Pełne przygotowanie spotkania obejmuje zestaw uchwytów, notebooków, pomocników pracowników, materiały informacyjne i wszystko inne, które mogą być potrzebne podczas spotkania.

Obraz zatytułowany ułatwiający spotkanie krok 7

2. Weź miejsce na pytania. Może to być arkusz plakatu lub płyta, na której uczestnicy będą mogli nagrać swoje pytania lub przymocować je za pomocą naklejek papieru klejącego. Uczestnicy spotkania będą wiedzieć, że w pewnych momentach otrzymają odpowiedź na ich pytania, a spotkanie będzie bardziej gładkie.

Obraz zatytułowany ułatwia spotkanie krok 8

3. Przygotuj napoje i przekąski dla uczestników długiego spotkania. Na krótkie spotkania wystarczyło umieścić butelkę wody na każdym stole ze słodyczami na każdym stole.

Metoda 5 z 9:

Przygotuj kwestionariusz lub kwestionariusz

jeden. Członkowie spotkania mogą ocenić swoją jakość natychmiast po spotkaniu lub wypełnić kwestionariusz i wysłać go przez e-mail 1-2 dni.

Obraz zatytułowany ułatwia spotkanie krok 10

2. Szacowane arkusze i kwestionariusze pozwalają określić, jak spotkanie zostało postrzegane przez jego uczestników.

Metoda 6 z 9:

Wyślij przypomnienie zaplanowanego spotkania

jeden. Wysyłanie przypomnień jest wykonywane w ostatnim dniu rejestracji uczestników lub 1-2 dni wcześniej.

Obraz zatytułowany ułatwiający spotkanie krok 12

2. Poproś o poinformowanie, czy ktoś zmienił plany i zostaną zmuszeni do odmowy uczestnictwa.

Metoda 7 z 9:

Rozpocznij spotkanie dokładnie według harmonogramu

jeden. Kto zostali poproszeni o spotkanie, są w stanie "nadrobić zaległości", ale zmuszanie innych czekać uważa się za chamstwo.

2. Na początku spotkania podejmuje ogłoszenia organizacyjne, w tym informacje o czasie przerwy i lunchu, lokalizacji toalet, a także raport, gdzie i jak uczestnicy spotkania mogą zadać swoje pytania.

Metoda 8 z 9:

Przechowuj temat spotkania

jeden. Organizator spotkania powinien wysłać uczestników do przedmiotu spotkania. Umożliwienie wprowadzania sąsiednich tematów, ryzykujesz harmonogram pracy.

Obraz zatytułowany ułatwia spotkanie krok 16

2. Trzymaj się wyznaczonego czasu na przerwę i lunch.

Metoda 9 z 9:

Odpowiedz na maksymalną możliwą liczbę pytań

jeden. Zbieraj pytania pozostawione przez spotkania uczestników. Podaj wystarczająco dużo czasu na odpowiedzi, aby zaspokoić zainteresowanie jak najwięcej ludzi.

Obraz zatytułowany ułatwia spotkanie krok 18

2. Po spotkaniu pozostań w ramach dostępności, abyś zbliżył się do Ciebie uczestnikom spotkania, którzy wstydzili się, by mówić w obecności innych ludzi, lub tych, którzy mają konkretne pytania wymagające dyskusji na oku.

3. Przypomnij uczestnikom spotkania w sprawie potrzeby pływania kwestionariusza lub kwestionariusza, i podziękować im za udział w spotkaniu.