Jak zachować spotkanie
Bycie sekretarzem korporacyjnym lub sekretarzem zarządu, a może właściciel małego biznesu, prawdopodobieństwo tego, co przejdziesz na potrzeby prowadzenia protokołów spotkań korporacyjnych. To zadanie jest bardzo ważne, ponieważ jest to nie tylko wymóg prawodawstwa, zwłaszcza dla organizacji niekomercyjnych: te protokoły są częścią oficjalnych dokumentacji Spółki, jego historii. Protokoły można łatwo urządzić, jeśli postępujesz zgodnie z pewnymi zasadami i formatem.
Kroki
Metoda 1 z 3:
Przygotowanie do spotkaniajeden. Z góry (za kilka tygodni), wyślij zawiadomienie o spotkaniu z datą, czasem, miejscem i jego celami dla każdego, kto rzekomo bierze udział.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 2](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_2.jpg)
2. Dla każdego członka zarządu przygotuj specjalny pakiet, który zawiera: Powiadomienie o spotkaniu, protokołowi poprzedniego posiedzenia, lista obu danych kontaktowych, jak i ta, która zostanie zaprezentowana na spotkaniu (na przykład analizy i raporty budżetowe). Jeśli informacje są poufne, a następnie przekazać je tylko wtedy, gdy wystąpi o tym rozmowa, po pracowników (w niektórych przypadkach), a goście opuszczają pokój.
![Obraz zatytułowany Wysłać minuty korporacyjne Krok 3](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_3.jpg)
3. Upewnij się, że twoja ręka ma akcesoria do pisania materiału, z którym można pracować najwyraźniej, takich jak: Notatnik, folder, laptop lub rejestrator głosowy.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 4](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_4.jpg)
cztery. W dniu spotkania upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają akcesoria napisane, odznaki (jeśli to konieczne) i napoje bezalkoholowe.
Metoda 2 z 3:
Podczas spotkaniajeden. Zapisz następujące informacje:
- Nazwa organizacji i typ spotkania.
- Czy został wysłany zawiadomienie o spotkaniu, a jeśli tak, to kiedy.
- Data spotkania i miejsca, w którym minął.
- Czas, kiedy zaczęło się spotkanie.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 6](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_6.jpg)
2. Zapisz przyczynę spotkania, na przykład: Kwartalne spotkanie członków zarządu lub rocznych wyborów urzędników.
![Obraz zatytułowany Wysłać minuty korporacyjne Krok 7](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_7.jpg)
3. Musi być wymieniony:
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 8](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_8.jpg)
cztery. Określ liczbę uczestników wymaganych na kworum, a czy to było numeryczne.
![Obraz zatytułowany Pisze minuty korporacyjne Krok 9](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_9.jpg)
pięć. Zapisz wyniki adopcji, rewizji lub odmowy protokołu ostatniego spotkania.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 10](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_10.jpg)
6. W razie potrzeby wprowadzaj zmiany w poprzednich protokole.
![Obraz tytułowy pisze minuty korporacyjne Krok 11](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_11.jpg)
7. Dźwięku tematyczne pytania z poprzedniego protokołu i zarejestruj przebieg dyskusji, wyników głosowania lub wyniku ogólnego.
![Obraz zatytułowany Pisz minuty korporacyjne Krok 12](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_12.jpg)
osiem. Uwzględnij inne głosowanie w protokole, na przykład wybór urzędników, a także liczbę głosów "dla", "przeciwko" lub "wstrzymane". Z wyjątkiem tych, którzy wstrzymali się, niekoniecznie nagrywają nazwiska ludzi i jak głosowali. Wskazać przyczynę odmowy uczestniczenia w głosowaniu, a każdy ktoś opuścił salę podczas głosowania.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 13](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_13.jpg)
dziewięć. Zrób listę przedmiotów porządku obrad i zostaw wolny miejsce na pisanie notatek.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 14](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_14.jpg)
10. Rób notatki na temat omówienia problemów porządku obrad, a co i przez kogo go powiedziano.
![Obraz zatytułowany Wysłać minuty korporacyjne Krok 15](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_15.jpg)
jedenaście. Wymień wszystkie tematy aktualne, które zostały omówione podczas spotkania, a także ludzie, którzy będą musieli mówić na następnym spotkaniu.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 16](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_16.jpg)
12. Zwróć uwagę na wszelkie dyskusje na temat zagadnień, które nie stanęły w porządku obrad i kto ich zapytał, a także wyniki tych dyskusji.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 17](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_17.jpg)
13. Określ wyniki tych rozwiązań zaproponowanych na ponowne badanie, aktualizowanie lub głosowanie. Oficjalna decyzja zostanie przedstawiona w formie odrębnego dokumentu.
![Obraz zatytułowany pisze minuty korporacyjne Krok 18](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_18.jpg)
czternaście. Określ datę i godzinę następnego spotkania.
![Obraz zatytułowany pisać minuty korporacyjne Krok 19](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_19.jpg)
piętnaście. Zauważ, że spotkanie ogłoszono decyzją większością lub jednomyślną decyzją. Określ czas, aby zakończyć spotkanie.
Metoda 3 z 3:
Po spotkaniujeden. Wypełnij protokół tak całkowicie, jak to możliwe, i zrób to tak wcześnie, jak to możliwe.
![Obraz zatytułowany pisze minuty korporacyjne Krok 21](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_21.jpg)
2. Podkreśl wszelkie wyniki głosowania, przedmioty programowe i decyzję.
![Obraz zatytułowany Napisz minuty korporacyjne Krok 22](https://cdn3.panoutx.info/rkiw/kak-vesti-protokol-soveshhanija_22.jpg)
3. Mów także kopie protokołu jak najwcześniej dla wszystkich uczestników na spotkaniu, aby uzyskać informacje zwrotne o swojej treści. Jeśli nie zaproponowano żadnych zmian, uczyń protokołem oficjalnie, a następnie umieść go w specjalnym folderze dla spotkań korporacyjnych.Dystrybuuj kopie ostatecznej wersji protokołu do wszystkich uczestników spotkania i tych, którzy nieobecni.
Rada
- Jeśli coś jest dla ciebie niezrozumiałe, natychmiast zadać odpowiednie pytania, aby przebieg dyskusji jest poprawnie zapisany. Aby zadawać wszelkie wyjaśnienia, nie musisz czekać, aż narysujesz projekt protokołu.
- Decyzje i wyniki głosowania muszą być określone w protokole, ale ich kopie powinny być również przechowywane w oddzielnym folderze w miejscu chronionym od wody i innych czynników. Kopie elektroniczne powinny być również przechowywane w tym folderze.
- Nie próbuj rejestrować każde słowo podczas spotkania: Napisz ogólnie ogólnie na temat tego, co zostało powiedziane. Możesz pełniejszy pokazywać przebieg dyskusji po zakończeniu protokołu.
- Zasady Twojej firmy mogą zakazać korzystania z łączności elektronicznej. Teraz znajduje się dość rzadki - wszystko zależy od czasu, gdy zasady zostały napisane, a czy zostały zmienione w ciągu ostatnich lat. Dlatego, zanim ten sposób komunikować się z uczestnikami spotkania, upewnij się, że nic nie naruszasz. Możesz również sugerować zmianę tej reguły, jeśli są beznadziejnie przestarzałe.
Ostrzeżenie
- Uważaj, kiedy podajesz projekt protokołu uczestnikom spotkania, aby wziąć pod uwagę i sprawdzić, ponieważ daje im możliwość zmiany wszystkiego, co powiedzieli. Gdy protokół jest całkowicie zakończony, upewnij się, że każdy jest znany o wszelkich zmianach wykonanych w niej: informacje będą interpretowane poprawnie, a nikt nie będzie mylący.
Czego potrzebujesz
- Lornetka składana
- Akcesoria do nagrywania materiałów (notebooki, ołówek lub pióro, laptop lub rejestrator głosu)
- Badi, jeśli potrzebują
- Pakiety zawierające wszystkie informacje potrzebne do spełnienia
- Notatniki i uchwyty / ołówki do spotkania uczestników
- Chłodne napoje, zimne drinki