Jak zachować spotkanie

Kroki

2. Dla każdego członka zarządu przygotuj specjalny pakiet, który zawiera: Powiadomienie o spotkaniu, protokołowi poprzedniego posiedzenia, lista obu danych kontaktowych, jak i ta, która zostanie zaprezentowana na spotkaniu (na przykład analizy i raporty budżetowe). Jeśli informacje są poufne, a następnie przekazać je tylko wtedy, gdy wystąpi o tym rozmowa, po pracowników (w niektórych przypadkach), a goście opuszczają pokój.

3. Upewnij się, że twoja ręka ma akcesoria do pisania materiału, z którym można pracować najwyraźniej, takich jak: Notatnik, folder, laptop lub rejestrator głosowy.

cztery. W dniu spotkania upewnij się, że wszyscy uczestnicy mają akcesoria napisane, odznaki (jeśli to konieczne) i napoje bezalkoholowe.

2. Zapisz przyczynę spotkania, na przykład: Kwartalne spotkanie członków zarządu lub rocznych wyborów urzędników.

3. Musi być wymieniony:

cztery. Określ liczbę uczestników wymaganych na kworum, a czy to było numeryczne.

pięć. Zapisz wyniki adopcji, rewizji lub odmowy protokołu ostatniego spotkania.

6. W razie potrzeby wprowadzaj zmiany w poprzednich protokole.

7. Dźwięku tematyczne pytania z poprzedniego protokołu i zarejestruj przebieg dyskusji, wyników głosowania lub wyniku ogólnego.

osiem. Uwzględnij inne głosowanie w protokole, na przykład wybór urzędników, a także liczbę głosów "dla", "przeciwko" lub "wstrzymane". Z wyjątkiem tych, którzy wstrzymali się, niekoniecznie nagrywają nazwiska ludzi i jak głosowali. Wskazać przyczynę odmowy uczestniczenia w głosowaniu, a każdy ktoś opuścił salę podczas głosowania.

dziewięć. Zrób listę przedmiotów porządku obrad i zostaw wolny miejsce na pisanie notatek.

10. Rób notatki na temat omówienia problemów porządku obrad, a co i przez kogo go powiedziano.

jedenaście. Wymień wszystkie tematy aktualne, które zostały omówione podczas spotkania, a także ludzie, którzy będą musieli mówić na następnym spotkaniu.

12. Zwróć uwagę na wszelkie dyskusje na temat zagadnień, które nie stanęły w porządku obrad i kto ich zapytał, a także wyniki tych dyskusji.

13. Określ wyniki tych rozwiązań zaproponowanych na ponowne badanie, aktualizowanie lub głosowanie. Oficjalna decyzja zostanie przedstawiona w formie odrębnego dokumentu.

czternaście. Określ datę i godzinę następnego spotkania.

piętnaście. Zauważ, że spotkanie ogłoszono decyzją większością lub jednomyślną decyzją. Określ czas, aby zakończyć spotkanie.

2. Podkreśl wszelkie wyniki głosowania, przedmioty programowe i decyzję.

3. Mów także kopie protokołu jak najwcześniej dla wszystkich uczestników na spotkaniu, aby uzyskać informacje zwrotne o swojej treści. Jeśli nie zaproponowano żadnych zmian, uczyń protokołem oficjalnie, a następnie umieść go w specjalnym folderze dla spotkań korporacyjnych.Dystrybuuj kopie ostatecznej wersji protokołu do wszystkich uczestników spotkania i tych, którzy nieobecni.

• Jeśli coś jest dla ciebie niezrozumiałe, natychmiast zadać odpowiednie pytania, aby przebieg dyskusji jest poprawnie zapisany. Aby zadawać wszelkie wyjaśnienia, nie musisz czekać, aż narysujesz projekt protokołu.
• Decyzje i wyniki głosowania muszą być określone w protokole, ale ich kopie powinny być również przechowywane w oddzielnym folderze w miejscu chronionym od wody i innych czynników. Kopie elektroniczne powinny być również przechowywane w tym folderze.
• Nie próbuj rejestrować każde słowo podczas spotkania: Napisz ogólnie ogólnie na temat tego, co zostało powiedziane. Możesz pełniejszy pokazywać przebieg dyskusji po zakończeniu protokołu.
• Zasady Twojej firmy mogą zakazać korzystania z łączności elektronicznej. Teraz znajduje się dość rzadki - wszystko zależy od czasu, gdy zasady zostały napisane, a czy zostały zmienione w ciągu ostatnich lat. Dlatego, zanim ten sposób komunikować się z uczestnikami spotkania, upewnij się, że nic nie naruszasz. Możesz również sugerować zmianę tej reguły, jeśli są beznadziejnie przestarzałe.

• Uważaj, kiedy podajesz projekt protokołu uczestnikom spotkania, aby wziąć pod uwagę i sprawdzić, ponieważ daje im możliwość zmiany wszystkiego, co powiedzieli. Gdy protokół jest całkowicie zakończony, upewnij się, że każdy jest znany o wszelkich zmianach wykonanych w niej: informacje będą interpretowane poprawnie, a nikt nie będzie mylący.

• Lornetka składana
• Akcesoria do nagrywania materiałów (notebooki, ołówek lub pióro, laptop lub rejestrator głosu)
• Badi, jeśli potrzebują
• Pakiety zawierające wszystkie informacje potrzebne do spełnienia
• Notatniki i uchwyty / ołówki do spotkania uczestników
• Chłodne napoje, zimne drinki