Jak trzymać spotkanie jako przewodniczący

Konserwacja biznesowa, zwłaszcza w atmosferze biurowej, wymaga współpracy na pewnym poziomie. Na przykład, obiektywna opinia jest często wymagana do podejmowania ważnych decyzji, a doświadczenie wielu osób często wymaga ważnej pracy. Montaż jest jednym ze sposobów strukturyzacji i organizowania współpracy, ale bez wyraźnego celu i kontroli spotkania może łatwo opóźnić i stać się bezużyteczny. Możliwość zaplanowania, przygotowania i niezależnie spędzać spotkanie może odgrywać ważną rolę, jeśli chcesz zastanawiać się, że twój montaż został zastanawiał się i przyniósł wyniki.

Kroki

Część 1 z 3:

Przygotowanie do kongregacji

jeden. Przedyskutuj nadchodzące spotkanie z tymi, którzy będą na nim obecne. Kiedy dowiedziałeś się, że musisz spędzić nadchodzące spotkanie, przede wszystkim, powinieneś spędzić trochę czasu na rozmowę z ludźmi, którzy będą obecni (zwłaszcza z wysokim rankingiem i wpływowym ludziom). Zapytaj ich, czy nie chcą omawiać czegoś konkretnego na spotkaniu. Zwróć uwagę na ich odpowiedzi i użyj ich jako przewodnika podczas robienia obrad.

Zwracając się o pytanie do tych, którzy będą uczestniczyć w spotkaniu w sprawie tego, co chcieliby omówić na spotkaniu - jest to inteligentny ruch, ponieważ nie tylko ułatwi przygotowanie porządku obrad, ale także zaangażuje je w proces nawet przed spotkaniem. Ludzie są bardziej skłonni do uczestniczenia i słuchali, jeśli wiedzą, że pytania zostaną podniesione, że mają dla nich znaczenie.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 2

2. Uzupełnić i rozpowszechniać porządek obrad. Agenda może być ważną pomocą nie tylko dla Przewodniczącego Zgromadzenia, ale także dla gości obecnych na spotkaniu. Agenda zawiera ważne informacje - czas i miejsce spotkania oraz nazwiska uczestników. A główna rzecz jest również zauważona za domniemane tematy do dyskusji, aby każdy mógł się przygotować. Oddzielne agendy przed rozpoczęciem spotkania, ważniejsze spotkanie, wcześniej należy to zrobić.

W porządku obrad należy określić przybliżone regulacje w celu omówienia każdego problemu. Surowy harmonogram, z wyprzedzeniem, pomoże Ci powstrzymać spotkanie zgodnie z planem. Pomimo faktu, że dyskusja niektórych punktów twojego porządku obrad może zostać opóźniona (a niektórzy - przyspieszenie), harmonogram będzie znacznie łatwiejszy na zadanie - będziesz mógł śledzić dyskusję na temat każdego problemu i wprowadzić odpowiednie korekty.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 3

3. Przeglądaj omawiane i protokoły poprzednich spotkań. Ludzie, którzy są obecni na posiedzeniu, mogą nie być świadomi tego, co zamierzasz omówić: niektórzy nie byli obecni na poprzednich spotkaniach, a inni po prostu zapomnieli. Bycie spotkaniem ze spotkaniem, lepiej zapoznać się z historią spotkania na dzień dzisiejszy. Spróbuj porozmawiać z ludźmi, którzy byli na poprzednich spotkaniach, aby zapoznać się z nierozwiązanymi problemami, które można dotknąć na spotkaniu. Możesz także poprosić o zapisy poprzednich zespołów od oficjalnego operatora, aby sporządzić plan.

Protokoły poprzednich posiedzeń mogą służyć jako ważny zasób, jeśli jesteś przewodniczącym zgromadzenia. Podsumowałem omówione i decyzje podjęte podczas poprzednich posiedzeń, które pomogą Ci stosunkowo szybko i łatwo wejść w tę sprawę. Możesz nawet rozpowszechniać ważne protokoły spotkań wraz z porządkiem obrad.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 4

cztery. Przygotuj miejsce na spotkanie z wyprzedzeniem. W dniu spotkania powinieneś upewnić się, że pokój lub hala, w której chcesz się spotkać, czysty, prezentowany i gotowy do przybycia uczestników. Musisz także upewnić się, że wszystkie elementy techniczne spotkania (prezentacje, projektory, ekrany i tak dalej działają i są w pełni przygotowane do stosowania - zamieszanie z technologią może prowadzić do faktu, że spędzasz cenny czas i odbiegają od określonego planu.

Jeśli używasz prezentacji elektronicznej (na przykład PowerPoint i tak dalej), poświęć minutę, aby poradzić sobie z urządzeniem zdalnego sterowania lub pilotem, którego użyjesz do przełączania slajdów. Nie warto spędzać czasu, radzenia sobie z kontrolami, jeśli możesz wydać go na dyskusję o ważnych kwestiach.

Część 2 z 3:

zachowywać się jako krzesło na spotkaniu

jeden. Odkryj spotkanie. Kiedy przychodzi wyznaczony czas, a wszyscy uczestnicy spotkania będą gromadzić (lub przynajmniej wszystkie ważne dane), zwróć uwagę na każde siedzenie w hali. Wyobraź sobie jako przewodniczący Zgromadzenia i opowiedz o tym, jakiemu celowi spotkanie jest nawiedzane. Ustaw zaplanowane ramki czasowe spotkania, informując wszystko o szacowanym czasie spotkania - może opóźnić lub iść szybciej, ale lepiej jest zainstalować zaplanowane ramki czasowe z wyprzedzeniem. Pomoże to powstrzymać spotkanie zgodnie z planem. Jeśli niektórzy uczestnicy nie znają się ze sobą, zdobądź minutę, aby przeprowadzić szybki połączenie i złożyć ważnych uczestników.

Należy pamiętać, że niektóre przedsiębiorstwa i organizacje mają ścisłą, regulowaną procedurę otwarcia i utrzymywania spotkań. Na przykład Amerykańska Federacja państwowa, dystrybowanych i komunalnych (AFSCME) wykorzystuje system o nazwie "Robert Regulations", który przewiduje zwołanie posiedzenia młotka i wysoce szczególnych zasad składania i przyjęcia propozycji.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 6

2. Przenieś wynik ważnych pozycji poprzednich spotkań. Rozpoczęcie spotkań, które są częścią długiego niedokończonego projektu, powinieneś krótko przedstawić wszystkich uczestników w przypadku, powiedzieli im o projekcie, szybko podsumowując wszystkie ważne wydarzenia lub decyzje podejmowane na poprzednich spotkaniach. Nie wszystkie obecne mogą być równie dobrze świadome kwestii omawianych jak Ty, aby Spotkanie było doskonale i skutecznie, konieczne jest szybkie wprowadzenie wszystkich do sprawy.

Jeśli nie chcesz samodzielnie podsumować, może złożyć oficjalny sekretarz lub urzędnik, czytając protokoły poprzednich posiedzeń, aby przestrzegać wszystkich formalności przy podsumowaniu.

Możesz także przeczytać ważne dokumenty i materiały informacyjne, które pojawiły się do Twojej dyspozycji po poprzedniego spotkaniu.

Warto zauważyć, że jeśli dystrybuujesz kopie protokołów / dokumentów do uczestników, a następnie przeczytaj je kochając głośno.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 7

3. Pozwól ważnym uczestnikom informować o stanie spraw. Następnie daj podłogę osób z odpowiednimi informacjami, aby powiedzieć uczestnikom spotkania w sprawie nowych lub ostatnich wydarzeń, które wystąpiły od ostatniego spotkania. Prawie może to być coś. Na przykład nowe problemy w obliczu przedsiębiorstwa lub organizacji, zmiany personelu, rozwój projektowania, a także zmiany w strategii - wszystko to można uwzględnić na spotkaniu. Uczestnicy spotkania będą również chcieli usłyszeć o wynikach wszelkich konkretnych działań podjętych w wyniku decyzji przyjętych na ostatnim spotkaniu.

Obraz zatytułowany Krzesło Spotkanie Krok 8

cztery. Zwróć uwagę na słuchaczy do nierozwiązanych problemów. Jeśli istnieją problemy, które pozostały nierozwiązane lub rozwiązania, które nie mogły zostać przyjęte na poprzednim spotkaniu, spróbuj zająć się nimi przed przejściem do nowych zadań. Im dłużej odkładasz rozwiązanie starych problemów, tym mniej uczestników spotkania będzie chcieli wziąć odpowiedzialność za ich decyzję, więc spróbuj wybrać je do ściany i radzić sobie z przedłużonymi nierozwiązanymi problemami podczas spotkania. Zwykle nierozwiązane pytania są oznaczone jako "nierozwiązane" lub "oczekujące do następnej dyskusji" w protokole poprzednich posiedzeń.

W zależności od atmosfery w zespole i zasadach w przedsiębiorstwie lub w organizacji może być specjalna procedura podejmowania decyzji. Na przykład, możliwe jest, że uczestnicy spotkania powinni po prostu przyjść do jednego rozwiązania większości głosów lub wybrać grupę wysokiego rangą osób, których zadania obejmują przyjęcie wszystkich rozwiązań.

Warto zauważyć, że niektóre pytania są zbyt duże, aby rozwiązać na spotkaniach. Nie trzeba kłócić się na rozwój długoterminowych projektów, które nie zostały jeszcze zakończone. Ale wciąż ty powinien Podnieś rozwiązanie problemów lub projektów, które muszą teraz zrobić.

Obraz zatytułowany Krzesło Spotkanie Krok 9

pięć. Porozmawiaj o nowych przedsiębiorstwach. Następnie podnieś Nowy Problemy, przypadki i pytania, które należy omówić. Przyczyny tych problemów powinny być przechowywane w wydarzeniach, które wystąpiły po poprzednim spotkaniu, a także obecnie dostępne. Spróbuj osiągnąć uczestników konkretnych rozdziałów jasnych - tym więcej pytań pozostawisz nierozwiązane, tym bardziej nierozwiązane sprawy musisz demontować na następnym spotkaniu.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 10

6. Załaduj wyniki spotkania. Kiedy dotknąłeś rzeczy, które pozostały w przeszłości i co dzieje się teraz, płacić czas na podsumowanie wszystkich uczestników na posiedzeniu. W razie potrzeby zdemontowane wyniki wszystkich przyjętych rozwiązań, podaj konkretne zadania uczestnikom spotkania, wykonanie, którego spodziewasz się następnym spotkaniu.

Ten kluczowy punkt jest twoją ostatnią szansą na upewnienie się, że wszyscy opuścili salę rozliczczącą, otrzymując dokładny pomysł swoich projektów i czego się od tego oczekuje.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 11

7. I wreszcie połóż fundament na następne spotkanie. W końcu powiedz wszystkim, czego należy spodziewać się z następującego spotkania, a jeśli już zacząłeś go planować, wyrazić szacowane miejsce. Wtedy uczestnicy spotkania zrozumie, że istnieje ciągłe połączenie między projektami a decyzjami, a mają czas, aby przejść do przodu lub wykonać zadania ustawione przed nimi.

Zwróć uwagę na to Dostępność Plan następnego spotkania niekoniecznie jest, jeśli na spotkaniu podniosłeś wszystkie przeszłe i obecne problemy. Ale jeśli nadal istnieje wystarczająco dużo nierozwiązanych spraw, a chcesz być pewny, że zostaną omówione w przyszłości lub chcą postępować zgodnie z rozwojem niektórych projektów, to może być lepiej przygotowywać glebę.

Część 3 z 3:

Wydajność na spotkanie

jeden. Poprowadził dyskusję, ale nie zajmuj dominującej pozycji. Jednym z obowiązków Przewodniczącego Zgromadzenia, który jesteś - wspierający dyskusję i podążaj, że idzie zgodnie z planem. ty nie musi narzucić swoją opinię na temat każdego pytania lub omówienie dyskusji na temat dokładnej grafiki. Bądź elastyczny. Pozwólcie, że uczestnicy spotkania swobodnie wyrażają i podniesią nowe pytania do dyskusji, nawet jeśli nie były wprowadzane do obrotu w porządku obrad. Możesz delikatnie zmienić przebieg dyskusji lub zmienić przedmiot, aby omówić dyskusję na temat planu, ale nie powinien kolidować z drobnymi. W końcu realizujesz wspólne cele.

Podczas spotkania ostrożnie podążaj za nie odbiegającym od porządku obrad. Jeśli jesteś za sobą, możesz przegapić kilka pytań lub odłożyć je później, aby zaoszczędzić czas. Nie bój się tego zrobić, jeśli Omówiony Pytania są naprawdę ważne.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 13

2. Przyciągnąć wszystkich uczestników, aby omówić. Będąc przewodniczącym się zgromadzenia, musisz zapewnić otwarte i owocne dyskusję. Jeśli zauważyłeś, że niektórzy uczestnicy z informacjami, co ważne jest omówienie problemów, strzelonej wody w ustach - porozmawiaj z nimi. Nie musisz kontaktować się z nimi bezpośrednio, powiedzmy coś takiego jak "Myślę, że potrzebna jest tutaj ekspertowa ocena pana Smitha - jest to świetny sposób na wiązanie biernych uczestników spotkania w dyskusji.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 14

3. Upewnij się, że wszyscy rozumieją, o co chodzi. Może być trudne, aby pamiętać, że nie wszyscy ludzie obecni na spotkaniu posiadają te same doświadczenie i wiedzę na temat omówionych problemów. Aby upewnić się, że wszyscy uczestnicy spotkania wydajnie spędzili swój czas, powinieneś krótko określać złożone pytania lub tematy w prostej formie, gdy mówimy o. Mniej świadomi uczestnicy spotkania niewątpliwie doceniają taki krok.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 15

cztery. Nie zignoruj złożonych ani delikatnych pytań. Jeśli właściwy przewodniczący nie podejmuje ich kontroli, spotkania będą bardzo nieproduktywne. Spróbuj upewnić się, że podniesiono każde ważne pytanie. Nie pozwalaj uczestnikom przenieść odpowiedzialność na innych lub wymyślić śmieszne wymówki dotyczące problemów, które nie były objęte. Spróbuj wybrać je do ściany i osiągnąć odpowiedzi na te pytania, których nikt nie chce podnieść. Pomimo faktu, że może dojść do smaku nie wszyscy uczestnikom, podobne delikatne pytania wymagają dokładnej odpowiedzi, aby posiedzenie przeszło tak skutecznie, jak to możliwe.

Upewnij się, że ważne rozwiązania są skonfigurowane (jeśli masz oficjalnych robotników lub protokołów, pociąga za sobą spełnienie tego zadania). Jeśli chcesz wykonać zadanie, aby odpowiedzieć na złożone pytania, konieczne jest upewnienie się, że otrzymane odpowiedzi zostaną poprawnie skonfigurowane.

Obraz zatytułowany krzesło Spotkanie Krok 16

pięć. Śledzić czas. Spotkania nie są na próżno, mają złą reputację - wielu ludzi uważa ich strata czasu. Że twoja kolekcja nie jest opóźniona, będąc krzesłem, musisz zapewnić, że dyskusja nie stanowi na miejscu. Nie bój się odłożyć niewielkie pytania lub dyskusje na później, jeśli zobaczysz, że spotkanie trwa dłużej niż się spodziewałeś. Bądź przygotowany w locie, aby zmienić swój harmonogram, aby upewnić się, że nie spędziłeś cennego czasu, nie jeden z jego uczestników.