Jak być dobrym sekretarką: 12 kroków

Każde publiczne biuro wymaga osoby, która spełnia odwiedzających. Wspaniała zdolność komunikowania się z telefonem i pocztą elektroniczną jest bardzo ważna dla pracowników recepcji, ale zdolność do komunikowania się osobiście - jest to, co wyróżnia sekretarz od specjalisty w pracy z klientami. W końcu, gdy osoba (dostawca, konsument, partner) wchodzi do biura, pierwszą rzeczą, którą widzi ten sekretarz, a pierwsze wrażenie jest zawsze ważne.

Kroki

Metoda 1 z 2:

Wymagane kwalifikacje

jeden. Trzeba mieć umiejętności organizacyjne pierwszej klasy. Sekretarz jest obliczem firmy. Jest to człowiek, z którym klient mówi pierwszy, a koledzy apeluje o różne informacje. Oprócz przyjęcia połączeń spółek zależnych sekretarze często komunikują się z klientami, organizować imprezy, spotkania i tak dalej. Aby poradzić sobie z tymi wszystkimi obowiązkami, sekretarz musi być w stanie zorganizować swój czas, ponieważ trzeba kontrolować kilka przypadków w tym samym czasie. Osoba nie będzie pracować dla długiego sekretarza, jeśli nie może "żonglować" więcej niż jedno zadanie na raz i rozpowszechniaj ich do pierwszeństwa.

Doskonała droga do organizowania przestrzeni roboczej jest spędzenie czasu i sortowania dokumentów w dogodnym zamówieniu dla Ciebie.Bardzo ważne jest, aby wiedzieć, które dokumenty i informacje mogą potrzebować twojego szefa, kolegów lub klientów. Zachowaj wszystkie dokumenty w osobnych plikach. Mogą być zarówno na ekranie komputera, jak iw wersji papierowej. Obolałe dokumenty w wygodnym zamówieniu dla Ciebie. Jeśli potrzebujesz naklejek wielokolorowych, użyj ich.
Aby być zorganizowanym, oznacza również szukać motywacji do pracy w sobie. Nie potrzebujesz kogoś, kto cię kontroluje. Jeśli jesteś zorganizowany, będziesz wiedział, jakie zadania musisz zrobić codziennie, a co - przede wszystkim.
Zachowaj numery telefonów pod ręką. Ich bardzo, dużo, na przykład, numery telefonów pracowników, wykonawców, partnerów, pilnych kontaktów i tak dalej. Będziesz potrzebny w dowolnym momencie. Zachowaj je w programie Rolodex lub innego odpowiedniego programu komputerowego.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 2

2. Ucz się nowoczesnych technologii. Urządzenie numer jeden, z którym działa sekretarz, więc przeczytaj wszystkie przyciski i funkcje. Ważna jest również umiejętność czytania komputera: większość sekretarzy powinna być w stanie wykorzystać e-mail i pracować z dokumentami elektronicznymi. Również przydatne, aby wiedzieć, jak Utwórz stół w Excelu, i móc korzystać z programów branżowych.

Należy. Po dowiesz się, jakie maszyny są używane w biurze, przeczytaj podstawowe funkcje tych urządzeń, a także sposoby poprawienia najczęstszych problemów.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 3

3. Być niezawodnym pracownikiem. Sekretarz liczy na wszystko i zawsze. Jeśli nikt nie odpowiada połączyć się z firmą ani budować całą kolejkę od ludzi czekających na odpowiedź, to jest to manifestacja słabości firmy. Rozwiązywanie takich problemów powinno być priorytetem dla Ciebie. Jeśli twój przewodnik wie, że możesz polegać na tobie i zawsze jesteś tam, aby pomóc, wtedy staniesz się niezbędny.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krokiem 4

cztery. Uczyć się Dobrze słuchaj. Większość prac sekretarza - słuchać ludzi. Usłyszeć pytanie klienta na telefon, zdobądź potrzebne informacje - wszystko, co jest tylko manifestacją umiejętności słuchania.Możliwość prawidłowego usłyszenia informacji sprawi, że będziesz bardziej wydajny. Będziesz mógł rozwiązać pytania szybciej, jeśli jesteś zrozumiałe, że prosi o osobę.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 5

pięć. Rób notatki o wszystkim. Jeśli głowa prosi cię o zrobienie, zapisz szczegóły. Jeśli wywołania klientów, zapisz informacje o tym (nazwa, informacje kontaktowe, cel połączenia i tak dalej). Uwagi - wspaniały sposób na zorganizowanie i przypominają ci wszystkie te małe rzeczy, które zapomniałeś bez tych notatek w ciągu kilku godzin. Rób notatki w notebooku i trzymaj go przez cały czas. Będziesz zaskoczony, jak bardzo, zwłaszcza jeśli spróbujesz zapamiętać, co chciał, który chciał, który zadzwonił do ciebie pięć godzin temu.

Sprawdź, czy zapisałeś szczegółowo wiadomość i ponownie przeczytałeś, co napisali. A co najważniejsze - nie bój się sprawdzać wiadomości i informacji kontaktowych, osoby, która cię dzwoni. Po prostu możesz być pewien, że nagrali wszystko dobrze.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 6

6. Odpowiedz na rozmowę telefonicznie za pomocą standardowych pozdrowień. Na przykład: "[Nazwa firmy], dobre popołudnie. Nazywam się XXX, niż mogę ci pomóc?"Spróbuj odpowiedzieć po pierwszej lub drugiej rozmowie telefonicznej. Niedopuszczalne jest, aby ludzie czekali dłużej niż jedną minutę (wierzą słowo, jest znacznie dłużej niż myślisz).

Słuchaj uważnie nazwisk dzwoniących. Jeśli chcesz powtórzyć nazwę dzwoniącego. Telefony komórkowe często zniekształcają dźwięki. Zapisz nazwę osoby, z którą mówisz, jeśli jest poważnie wymawiany.

Jeśli przetłumaczysz połączenie do innego subskrybenta, uczyń go za pomocą standardowych fraz: "Proszę, proszę minutę". Jeśli abonent jest zajęty, możesz powiedzieć: "Pytam o pasję, XXX mówi teraz przez telefon. Poczekasz, aż będzie wolny lub chcesz zostawić dowolną wiadomość?". Uprzejmie dziękuję dzwoniącego i wykonać zgodnie z jego życzeniem.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 7

7. Poznaj wszelkie kurierzy lub ludzi z usługi dostawy z tym samym profesjonalizmem i szacunkiem jak każdy inny odwiedzający. Upewnij się, że pickup podpisu.Może kurierzy potrzebują wytyczni, gdzie zostawić pakiety. Upewnij się, że skontaktujesz się z odpowiednim personelem z tym problemem.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 8

osiem. Traktuj klientów, którzy przychodzą do twojego biura, grzecznie. Po przedstawieniu gościa i mówi, kim przyszedł, skontaktuj się z kim przyszedł odwiedzający i daj mi znać, że przyszli do niego. Standardowa fraza dla takiej sprawy: "Tatyana Ivanovna, pan Petrov przyszedł do Ciebie z Corporation XXX. Masz spotkanie o godzinie 14 ".Zawsze rozpoznaje nazwę i nazwisko gościa, a także firma reprezentuje. Przydatne jest również, aby dowiedzieć się, czy ma spotkanie. Pracownik, który przyszedł do odwiedzający, powinien powiedzieć, gdzie dostać się do gościa i ile czekać na spotkanie.Możesz powiedzieć odwiedzającym: "Tatyana Ivanovna będzie pasowała do 5 minut. Usiądź proszę".

Metoda 2 z 2:

Właściwe zachowanie

jeden

Bądź pozytywnie nastawiony. Sekretarz - osoba firmy. Jego klient widzi pierwszy, a on jest pierwszym, który odbiera połączenie. Nikt nie chce być przywitany z kwaśnym wyrazem lub podrażnionym tonem. Ustalono, że zawsze powinieneś się uśmiechać i być zabawną i optymistyczną osobą. Nie zapomnij być cierpliwym ze złożonymi klientami, nawet jeśli twoja cierpliwość jest już na limicie.

Nawet jeśli napotkasz złożony klient, przypomnij sobie, że jesteś silny, szczęśliwy człowiek. Powiedz sobie, co robisz wszystko, aby im pomóc. Lepiej być spokojnym i zrównoważonym niż eksplodować i wyglądać zły i nieprzyjemny.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 10

2. Być zawsze gotowym, aby uprzejmie powiedzieć cześć klientowi. Zawsze ważne jest - witaj klienci przyjazne. Nawet jeśli musisz zakończyć swoją firmę, zanim będziesz mógł pomóc osobie, ważne jest, aby go pozdrowić, aby czuć się zauważalny i wiedział, że wkrótce mu pomogę.

Najlepiej jest użyć takich fraz jako "cześć! Witamy w [Nazwa firmy] lub "Dzień dobry! Usiądź. Pomogę ci za minutę ".

Obraz zatytułowany jest dobrym recepcjonistą krokiem 11

3. Być uprzejmy. Pokaż szacunek dla ludzi. Traktuj wszystko jako najważniejszą osobę, która wszedł do twojego biura w tym dniu. To twoja praca. Nikt nie powoduje, że utknąłeś rano w ruchu, masz nową torebkę zagrożoną lub straciłeś swój ulubiony dysk. Wszystkie osobiste sprawy zostawiają w domu. Nawet jeśli nie lubisz klienta lub jego sposobu zachowania - udawaj, że jesteś szczęśliwy widząc go. Upewnij się, że osoba jest całkowicie zrelaksowana i przyjemna komunikować się z tobą.

Obraz zatytułowany jest dobrą recepcjonistą krok 12

cztery. Ubierz się odpowiednio. Przedstawiasz swoją firmę, więc musisz się odpowiednio ubierać. Kup ubrania odpowiednie do biura. Jeśli jesteś sekretarką w pewnym rodzaju firmy (takich jak sklep odzieżowy), możesz kupić coś poza rzeczami, które oferuje sklep. Spróbuj się ubierać konserwatywnie, chyba że pracujesz w takim miejscu, w którym moda, styl lub inne czynniki są nominowane na przednie.

Sprawdź, czy istnieje określony kod ubioru, w którym ty. Być może wystarczy style swobodnego, ale nie zginaj kij, ubrany nieformalnie (garnitur sportowy nie może być w żaden sposób w żaden sposób).

Rada

Nie mieszaj osobistych pracownikami. Ta reguła dotyczy również korzystania z telefonów komórkowych i e-maili. Dział technologii informacyjnych może śledzić działalność komputerową.
Pamiętaj, kto płaci ci pensję i zawsze ich odpowiada.
Bądź uprzejmy z liderami, wyjaśnić, czy możesz pomóc w dodatkowych zadaniach w wolnym czasie.
Napisz notebooki na papierze Kopiuj i druga kopia do osoby, którą jest przeznaczona. Lub użyj notatnika, do którego łatwo jest dostęp do zapamiętania nazwy lub telefonu.
Sortowanie poczty zwykle częścią pracy sekretarza. Dowiedz się w pierwszym dniu, jak przychodzi poczta, która go przynosi i kiedy.
Znajdź kogoś, kto może cię zastąpić, kiedy idziesz do toalety, spotkać się, lunch, na wakacjach. Więc unikniesz pojawienia się wściekłych ludzi czekających na zwrot.
Poproś kolegów, czy potrzebują pomocy w czymś. Lepiej zaprzyjaźnić się, pomagając ludziom niż wrogowie, którzy narzekają na ciebie.
Zawsze pokazuj pragnienie wprowadzenia nowych zadań, a także rutynowych zadań.Wiedza pochodzą z doświadczeniem.

Ostrzeżenie

Nigdy nie mów: "Nie robię tego, to jest". Będziesz zapinany szybciej niż mówisz trzecią "to".
Nie udajaj dobrze. Ludzie to zobaczą. Zamiast tego szczerze zastanawiasz się, że osoba jest uprzejmy, pełen szacunku. Jeśli nie możesz tego zrobić, nie pracuj w recepcji.Gorujesz reputację swojej firmy. Znajdź pracę biurową, na której możesz trzymać się z dala od publicznego oka.
Nigdy nie dołączaj do argumentu z dzwoniącego lub gościem. Przetłumacz je na głowie.