Jak wymyślać harmonogram, aby przestać spędzać zmarnowany czas

Możesz mieć student z pełnym ładunkiem akademickim, który próbuje stać się lepszym w zarządzaniu jego czasem, czy jesteś pracodawcą, który próbuje znaleźć sposób, aby jego pracownicy przestali spędzać czas. Niezależnie od roli, prawdopodobnie skupiasz się na tym, jak stworzyć taką rutynę dnia, która pozwoli Ci zatrzymać czas i użyć dnia do maksimum. Strategie organizacyjne, takie jak listy i grafiki, a także środki, aby zmniejszyć rozpraszające czynniki, które jedzą cennego czasu mogą być przydatne.

Kroki

Metoda 1 z 3:

Użyj listy

jeden. Zrób listę budynków na cały dzień. Weź kawałek papieru i rącz. Pomyśl o zadaniach, które planujesz wykonać ten dzień lub o obowiązkach na ten dzień i napisz je wszystko na papierze. Lista może być podobna do jednej z następujących: "Zakupy, pranie, czyszczenie, praca domowa" lub "Raporty dla klientów, sprawdzanie poczty i wysyłanie listów, spotkania, pracy z dokumentami".

Dodaj tak wiele zadań do listy, jeśli chodzi o myśl, od małych do dużych. Konieczne jest zapamiętanie wszystkich zobowiązań i zadań w ciągu dnia, aby przyczyniły się do wykazu priorytetów.

Obraz zatytułowany Napisz dobrą odpowiedź na pytania egzaminu Pytania Krok 12

2. Ułóż zadania priorytetowe. Jednym z sposobów wydajnej pracy - przede wszystkim skoncentruje się na zadaniach o najwyższym priorytecie, a następnie przejdź do listy do zadań niskiej priorytetów. Nazywa się to zasada 80/20, gdzie zadania, które przynoszą najwięcej korzyści, muszą zajmować 80% czasu, a klasy, które przynoszą mniej korzyści - 20%.

Przyjdź na listę i przypisz każdy zadanie numer, który będzie odpowiadał jego znaczeniu. Następnie umieść je, aby lista zaczyna się od najwyższego priorytetu i przydatnych zadań, a zakończył najmniejszy priorytet i opłacalne.

Obraz zatytułowany Wykonaj listę do wykonania Krok 6

3. Grupa związana z każdym zadaniem razem. Podczas tworzenia i umieszczenia listę zadań należy połączyć małe zadania w grupie, aby utworzyli jeden proces. Na przykład można połączyć w jednej grupie takich zadań jako odpowiedzi na e-maile i rozmowy do klientów, trwają do nich godzinę i zadzwonić "Komunikacja z klientem". Następnie możesz łatwo i cicho pracować nad każdym zadaniem w dedykowanym okresie czasu.

Spróbuj grupować w ten sposób wszystkie zadania, aby nie musiał przełączać się na różne procesy i spędzać czas na określenie, jakie zadanie działa dalej. Grupowanie zadań powiązanych pomogą bardziej skutecznie rozprowadzić czas i zmniejszyć poziom stresu podczas pracy na zadaniach z listy.

Obraz zatytułowany radzić sobie z nastrojowym nastolatkiem krok 16

cztery. Daj sobie mniej czasu na każde zadanie. Zgodnie z prawem Parkinsona, jeśli masz mniej czasu na wykonanie zadania, zmniejsza czas, jaki musisz wykonać zadanie. Zamiast usunąć czas z marginesem, ogranicz ilość czasu, który podkreślasz każdemu zadaniu, abyś musiał go szybciej. Możesz to zrobić powoli, stopniowo zmniejszając ilość czasu, w którym podejmujesz do każdego zadania, aż dotrzesz do złotego środka, gdzie nie będziesz czuć silnej presji i zgiełku, ale nie będziesz miał czasu, aby spowolnić lub spędzić czas zmarnowany.

W pewnym etapie rozwijasz dobre poczucie zarządzania czasami, zwłaszcza jeśli jesteś zmuszony spędzać na każdym zadaniu tylko ograniczoną ilość czasu. Będzie bardzo przydatny, jeśli zwykle jesteś taki sam lub podobny do listy zadań każdego dnia.

Obraz zatytułowany transakcją z depresją w związku Krok 11

pięć. Nagradzaj się po wykonaniu wszystkich zadań z listy. Po wystrzelenie wszystkich zadań z listy, z reguły, pod koniec dnia, powinieneś chwalić trochę i rozpieścić siebie. Może to być pyszna kolacja, kieliszek wina lub czasu w czasie wolnym, kiedy możesz zrobić coś wesołego i przyjemnego. Niewielkie wynagrodzenie będzie służyć jako zachęta do ukończenia wszystkich zadań na dzień.

Możesz określić, co będzie nagroda, zanim rozpoczniesz dzień, aby można było użyć nagród jako motywacji do wykonywania zadań. Na przykład, powiedzmy, że musisz przygotować się do egzaminu, a masz plany na obiad z przyjaciółmi. Użyj swoich planów na wieczór jako powód, aby kontynuować się uczyć i spełniać zadania w ciągu dnia, abyś wtedy nie musisz przegapić obiadu.

Metoda 2 z 3:

Użyj wykresu

jeden. Zrób wykres na każdą godzinę dnia. Weź kartkę papieru lub użyj kalendarza na komputerze, aby utworzyć komórek na każdą godzinę dnia roboczego lub dla każdej pogodzenia. Może być czas od dziewięciu do pięciu lub dziesięciu do siedmiu. Chociaż nie musisz wypełniać każdego okresu do minuty, byłoby pomocne, aby upewnić się, że każda godzina dnia jest liczona w harmonogramie.

Zacznij wypełniać każdą godzinę niezbędną do wykonywania zadań. Może zacząć od najważniejszych zadań i przejść do mniej ważnych. Ponadto, jeśli uważasz się za lark, spróbuj więcej trudnych zadań, aby wziąć pierwszą połowę dnia. Ale jeśli wiesz, że drugi oddech otwiera się po przerwie na lunch, możesz wziąć ważne zadania na ten dzień dnia. Spróbuj dokonać harmonogramu, aby pasowała do Twoich potrzeb i nawyków. Spowoduje to skonfigurowanie Ciebie do sukcesu i bardziej wydajne wykorzystanie harmonogramu.
Możesz utworzyć wzór harmonogramu na tablicy lub w kalendarzu, abyś mógł go zaktualizować każdego dnia zgodnie z zadaniami na określony dzień.

Obraz zatytułowany jest optymistą, gdy życie jest nieuczciwe kroku 7

2. Uczynić dziesięciominutową przerwę co godzinę lub dwie. Skup się na zadaniu lub na grupie zadań przez ponad dwie godziny, może być trudne. Pamiętaj, aby zaplanować dziesięciominutową przerwę co godzinę lub dwie godziny, aby nie doświadczyć stresu ani przeciążenia. Podczas tej mini przerwy możesz wyjść z miejsca pracy i spacerować w biurze lub porozmawiać z pracownikiem w kuchni biurowej. Możesz zrobić kubek kawy lub przejść na krótki spacer na świeżym powietrzu. Spróbuj przyjechać 10 minut, aby nadążyć za harmonogramem.

Możesz także zrobić 10 długich, powolnych, głębokich oddechów co godzinę, aby odświeżyć umysł i zrobić małą pauzę. Może pomóc na świeżym spojrzeniu zadania, które wykonujesz lub zamierzasz wykonać i zapewnia, że nie zapomnisz o sobie, pomimo ruchliwego dnia roboczego.

Obraz zatytułowany baw się dobrze, gdy jesteś

3. Spróbuj poprawnie wykonać zadanie za pierwszym razem. Zamiast spieszyć się i spróbować radzić sobie ze wszystkimi zadaniami, przypisał wymagany czas, aby wykonać każde zadanie od pierwszego. Jeśli spieszysz się z pocztą, może opóźnić e-maile wymiany, zwłaszcza jeśli wysyłasz niezrozumiałe lub niejasne wiadomości do klienta. Wolniej i zapłać wystarczająco dużo czasu, aby zrozumieć e-maile lub starannie przeczytać swoje abstrakty treningowe. Właściwe spełnienie zadania pomoże Ci zaoszczędzić dużo czasu spędzonego na dłuższą metę.

Obraz zatytułowany nacisk na mocne, aby zmniejszyć lęk społeczny krok 1

cztery. Zapytaj przyjaciela lub pracownika od czasu do czasu, aby sprawdzić swoje postępy, aby nie zejść z drogi. Czasami potrzebujemy wsparcia, aby inni mogli zostać skoncentrowani na bieżącym zadaniu. Zapytaj bliskiego przyjaciela, rodzica, pracownika, brata lub siostrę, aby sprawdzić co kilka godzin, aby upewnić się, że trzymać harmonogram.

Twój towarzysz może przynieść ci filiżankę kawy lub rozweselić z przyjemnymi słowami, dzięki czemu możesz odwrócić uwagę, śmiać się lub uśmiechnąć, a znowu wróć do codziennych zadań. Chociaż możesz być zajęty, kilka minut z przyjacielem podniesie cię nastrój i przyczyni się do bardziej wydajnego zarządzania czasem.

Metoda 3 z 3:

Wyeliminuj rozpraszające czynniki

jeden. Nie musisz ciągle sprawdzać poczty. Może to tworzyć w pracy modelu pracy "Start Stop Start" i prowadzić do utraty czasu. Spróbuj nie otwierać poczty przez cały dzień, zwłaszcza jeśli musisz skupić się na innym zadaniu. Weź trzy przedziały czasowe w swoim harmonogramie, aby sprawdzić pocztę: wczesny poranek, natychmiast po lunchu i bliżej końca dnia roboczego. Pozwoli to nie być rozproszeni przez ciągły przepływ wiadomości e-mail w ciągu dnia i gwarantuje Ci specjalnie wyznaczony czas do pracy z e-mailem.

Te same zasady można zastosować do innych narzędzi komunikacyjnych - poczta głosowa, wiadomości tekstowe i połączenia telefoniczne. Staraj się nie wierzyć przez cały czas w telefonie, oczywiście, jeśli nie spodziewasz się ważnej wiadomości tekstowej lub rozmowy telefonicznej. Spowoduje to ograniczenie przerwy w przepływie pracy i pomoże przestrzeganiu harmonogramu.

Obraz zatytułowany Bądź skupiony na pisaniu Krok 3

2. Wyłącz dźwięk na telefon i wyłącz Internet. Jeśli to możliwe, wybierz co najmniej godzinę w dniu roboczym, gdy możesz wyłączyć dźwięk w telefonie i wyłączyć połączenie z Internetem. Pozwoli to skupić się na pracy, co wymaga pełnego koncentracji i braku rozpraszających czynników, takich jak telefon lub Internet.

Eliminacja tych czynników, które mogą łatwo rozpraszać, będziesz szczególnie przydatny, gdy pracujesz w projekcie szkolnym lub wielkim raporcie.Wyłącz telefon, nie będziesz miał powodu, aby sprawdzić to co pięć minut lub angażować się w oglądanie wiadomości w sieciach społecznościowych.

Obraz zatytułowany Napisz czek jako prezent ślubny Krok 9

3. Ostrzegaj innych, aby nie odwrócić uwagi. Staraj się nie zachęcać innych do odwrócenia ciebie i nie rozpraszają innych. Po prostu daj im znać, co pracujesz. Możesz zamknąć drzwi lub zawiesić znak "zajęty". Możesz także wysłać wiadomość e-mail do biura z przypomnieniem, że określony czas w biurze jest cichym czasem pracy.

Obraz zatytułowany nacisku na mocne strony, aby zmniejszyć lęk społeczny krok 4

cztery. Staraj się nie odbiegać od harmonogramu. Gdy jesteś listy roboczej lub harmonogramu i zabezpieczyć się przed rozpraszającymi czynnikami, użyj woli i zdolności do koncentracji do stosowania do harmonogramu. Większość ludzi rozumie różnicę między dobrym czasem i zmarnowanym, więc staraj się nie dostać się do pułapki bezużytecznego wydatki. Polecam swój harmonogram i pod koniec dnia możesz cieszyć się poczuciem osiągnięć i prawidłowy czas.

Kroki

Podobne artykuły